Глава 3. От теории фирмы к теории информационных систем

↑

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 15Следующая ⇒

Глава 3. От теории фирмы к теории информационных систем

3.1. Организационная структура фирмы

1. Функциональные и процессные организационные структуры

Для фирмы, представляемой в виде набора её рабочих элементов, согласование действий между ними является ключевым фактором эффективности управления как максимизации пропускной способности каналов обмена сообщениями. Наибольший эффект был бы достигнут, если бы каждый элемент был согласован с каждым, однако это невозможно в силу принципа ограниченной валентности. Из этого следует, что максимум эффекта (простота управления) достигается у фирмы с количеством элементов, сопоставимым с валентностью (малая фирма). Для фирмы с большим количеством элементов максимум эффекта тогда будет достигаться на блочной структуре с размером блока, опять-таки, сопоставимым с валентностью.

Каждый блок в такой структуре обычно «специализируется» на выполнении определённой функции. Тогда можно сказать, что функционально ориентированная оргструктура вытекает как следствие рассмотренной модели фирмы, в которой она выступает как структура с максимальной пропускной способностью обмена между элементами при не высоком уровне информационных затрат.

Пропускную способность можно ещё больше повысить, но это потребует увеличения информационных издержек. Оно может выражаться в улучшении средств коммуникации и программного обеспечения (вложения в синтаксическую пропускную способность), реинжениринге и регламентации бизнес-процессов (семантическая составляющая), развитии технологий принятия решений (прагматическая составляющая).

Рис. 4. Функциональная (слева) и процессная (справа) структура фирмы.

Функциональная организационная структура имеет более высокую пропускную способность, чем не структурированная организация. В ней хорошо налажены вертикальные связи, но это же свойство порождает информационные разрывы между блоками нижних уровней иерархии. Если же структура фирмы будет ориентирована на поддержку процессов, а не функций, то мы получим «транспонированную» ситуацию (см. рис. 4) с информационными разрывами по вертикали. Переход от «чисто» функциональной структуры к «чисто» процессной в общем случае не даёт никакого выигрыша.

Несмотря на абстрактную симметричность, рассматриваемые структуры не являются равноценными. Логично полагать, что функциональная структура будет легче «переносить» трансформацию процессов и «тяжелее» реорганизацию функций, а процессная – наоборот. Если считать, что изменение процессов фирмы более вероятно и, соответственно, происходит чаще, чем трансформация функций, то это обуславливает, что функциональная структура при прочих равных условиях будет более «дешёвой». Поэтому специалисты-практики при конструировании процессных организационных структур рекомендуют опираться при этом на функциональный костяк [24].

С другой стороны, поток производственной информации в фирме, прежде всего, ассоциируется с процессами, а не с функциями. В функционально ориентированной структуре в нём будут возникать разрывы. Кроме того, независимо от типа структуры фирмы, разрывы будут наблюдаться между процессами. Они проистекают из того, что разные процессы оперируют одинаковыми наборами данных, которые необходимо синхронизировать, поскольку без этого не возможна консолидация результатов.

Рис. 5. Централизованное управление данными. События в любом из процессов приводит к обновлению информации в единой базе данных, откуда они распространяются на остальные процессы.

В современных КИС задача синхронизации процессов решается посредством централизации. Под этим понимается передача одинаковых структур данных в управление некоторому главному процессу, что создаёт эффект слияния их всех в один. Такое решение неизбежно требует одновременной унификации схожих структур данных принадлежащих разным процессам, следствием чего является конфликт процессов, который усиливается по мере роста их числа в составе централизованной КИС. Его проявление выглядит как постоянная борьба за целостность данных ERP систем, которая обычно списывается на некомпетентность персонала и незрелость процессов. Разумеется, указанные факторы вносят свою лепту в управленческий хаос, но даже если каким-либо чудесным образом элиминировать их влияние, то всё равно будут существовать процессы, информационные запросы которых не могут быть полностью удовлетворены в рамках централизованной системы, поскольку это повлечёт «неудовлетворённость» других процессов. Таким образом, информационная централизация процессов в рамках КИС, будучи на первый взгляд идеальным средством их синхронизации, таковым не является.

Рис. 6. Процессы «сшивают» информационные разрывы между элементами организационной структуры. Некоторые элементы оргструктуры (здесь это блок, соответствующий функции 4) осуществляют синхронизацию процессов.

Для синхронизации процессов не обязательно прибегать к «услугам» КИС. Расписывая схему практически любого процесса можно обратить внимание, что его блоки будут, так или иначе, соответствовать блокам организационной структуры (см. рис. 7). Это свойство широко используется для построения матрицы ответственности [50], в которой элементы оргструктуры определяются как участники и владельцы определённых процессов. Владелец осуществляет синхронизацию своего процесса с теми, в которых он является участником. Таким образом, информационные разрывы, возникающие между вертикальными элементами организационной структуры, «сшиваются» горизонтальными связями, порождаемыми бизнес процессами. В свою очередь, рассогласование процессов понижается посредством синхронизации, осуществляемой блоками вертикальной оргструктуры. (см. рис. 6).

В основе принципа конструирования процессной ИС лежит разбиение на подсистемы, автоматизирующие отдельные бизнес-процессы или отдельные группы тесно связанных процессов. Для них, в отличие от централизованных КИС, имеющих единую структуру данных, каждая подсистема обладает собственной структурой.

Тогда обозначенный ранее механизм синхронизации процессов реализуется через их разделение на владельцев и получателей данных. Более детально это проиллюстрировано на рис. 7. Владелец информации единолично определяет структуру соответствующего информационного потока и имеет право на его пополнение. У каждого информационного потока существует единственный владелец, что обеспечивает такое фундаментальное свойство КИС как однократность ввода.

Рис. 7. Наиболее обобщённая типовая схема бизнес процессов с разделением их на основные и вспомогательные. Для упрощения за рамки схемы выведено техническое обеспечение как вспомогательный процесс, имеющий такое же строение и связи, как и основные (снабжение техническими материалами, производство технических услуг и т.п.). Его функции можно рассматривать как выполняемые на аутсорсинге.

Получатель информации обладает только правом чтения информации из потока и преобразования её собственную в структуру, требуемую для решения своих задач. Такое преобразование предполагает, как правило, частичное дублирование на стороне получателя, что делает принципиально важным его указание в структуре информационной системы. В централизованных КИС получателем может быть любая подсистема, поскольку она будет обладать только правом чтения информации. Следовательно, владелец должен обеспечивать максимально универсальную исходную структуру, из которой должно быть возможно вычленение любой подструктуры, потребной получателю. Пока таковых немного, конструирование непротиворечивой исходной структуры ещё представляется реальным, но по мере их роста эта задача приближается к неразрешимой.

В качестве иллюстрации механизма возникновения конфликта структур можно привести немалое количество примеров. Так рассмотрим склад в подсистеме сбыта, с которого производится реализация продукции. Для контроля остатков в подсистеме бухгалтерского учёта достаточно иметь информацию только о приходе и расходе в разрезе складов. Если взглянуть более детально, то приход на этот склад может осуществляться из производства (собственная продукция), от внешних поставщиков (покупной товар), с других складов фирмы (внутреннее перемещение) и от покупателей (возврат товара). Расход последует в той же корреспонденции, но в обратном направлении. Именно так всё и будет отражаться в подсистеме бухгалтерского учёта. Однако, допустим, для подсистемы планирования закупок на стороне прихода требуется отражение только производства и поставщиков при том, что стоимостные складские остатки должны совпадать с бухгалтерскими. Для этого приходы по внутреннему перемещению и возвраты от покупателей необходимо отразить на стороне расхода с обратным знаком.

Выполнение такого запроса потребует не только исходных данных о приходах и расходах, но и о корреспондирующих источниках, что станет для системы избыточно громоздким. Во избежание этого информация о корреспонденции должна частично дублироваться в таблице движения по складам. Для большинства централизованных систем это является типовым решением. Однако если подсистема планирования закупок запросит одновременно информацию о предварительных заявках покупателей, исполняемых заказах производства, отгрузке товара у поставщиков, резервировании на складах – регулярное предоставление такого массива данных на базе централизованных источников способно перегрузить самую производительную систему. Проблема в значительной степени снимается, если подсистему планирования закупок снабдить собственной дублирующей структурой информации, адаптированной под её задачи, синхронизируемой с основным источником с некоторой периодичностью.

Другим источником конфликта процессов в централизованных системах является сопровождение первичных документов огромным количеством аналитических признаков, которые требуются подсистемам, обеспечивающим вспомогательные процессы. Принципы заполнения этих признаков далеко не всегда очевидны владельцам этих документов, поскольку они с этими процессами зачастую не связаны. В результате система провоцирует пользователя на неквалифицированные действия. В процессной системе все эти признаки будут переданы в ведение подсистем, непосредственно их «потребляющих».

Познавательные статьи:



Психологические особенности спортивного соревнования

Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации

Занятость населения и рынок труда

Социальный статус семьи и её типология