Проверка входящей корреспонденции
Checking Outgoing Mail
Прежде чем отправить письмо, задайте себе следующие вопросы:
• Совпадает ли адрес получателя, указанный в письме, с адресом на конверте?
• Проверили ли Вы все орфографические ошибки?
• Поставили ли Вы правильную дату?
• Подписано ли письмо его отправителем или на нем стоит пометка рр (per procurationem)?
• Если письмо является личным (private) или конфиденциальным
(in confidence), сделана ли соответствующая пометка на конверте?
• Вложили ли Вы все страницы? Разложены ли они в порядке, соответствующем их нумерации?
• Вложены ли приложения?
• Сделаны ли все необходимые копии письма?
2. Проверка входящей корреспонденции
Checking Incoming Mail
Если вам необходимо заняться сортировкой почты, то это лучше сделать следующим образом:
• Распечатайте конверт. Письма с пометками
Personal, Private или In confidence должны быть вручены лично в руки адресатам данных писем.
• Проверьте наличие всех приложений; если какое-либо из них отсутствует, то немедленно сообщите об этом отправителю письма.
• Проверьте, сходится ли адрес отправителя, указанный на конверте, с адресом в самом тексте письма.
• Рассортируйте почту в следующем порядке:
1) Конфиденциальные и личные письма сверху.
2) Письма с пометкой Urgent, т. е. срочно.
3) Обычная ежедневная почта.
4) Циркулярные письма, журналы и газеты снизу.
3. Подтверждение получения корреспонденции
Acknowledgements
Некоторые компании получают огромное количество писем, требующих незамедлительного ответа (например, письма, присланные в ответ на объявление в газете об открывшейся в компании вакансии). На каждое письмо следует ответить в течение нескольких дней, иначе это будет считаться проявлением плохих манер и создаст пашей компании дурную репутацию.
|
