Организация делопроизводства в Совете

↑

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 11Следующая ⇒

4. Полномочия Совета

4.1. Совет:

4.1.1. Обеспечивает выполнение решений общего собрания собственников, а также соблюдение всех предусмотренных законодательством Российской Федерации процедур и формальностей, связанных с проведением и принятием решения общего собрания собственников, инициированного Советом.

4.1.2. Выносит на общее собрание собственников в качестве вопросов для обсуждения предложения:

- о порядке пользования общим имуществом в МКД, в том числе земельным участком, на котором он расположен;

- о порядке планирования и организации работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД;

- о порядке обсуждения проектов договоров, заключаемых собственниками в отношении общего имущества в МКД и предоставления коммунальных услуг;

- по вопросам компетенции Совета;

- по вопросам компетенции избираемых комиссий;

- по другим вопросам, касающимся МКД, принятие решений по которым не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.

4.1.3. Представляет собственникам предложения по вопросам планирования управления МКД, организации такого управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД.

4.1.4. Представляет собственникам до рассмотрения на общем собрании собственников свое заключение по условиям проектов договоров, предлагаемых для рассмотрения на этом собрании. В случае избрания в МКД комиссии по оценке проектов договоров указанное заключение представляется Советом совместно с такой комиссией.

4.1.5. Осуществляет контроль за оказанием услуг и (или) выполнением работ по управлению МКД, содержанию и ремонту общего имущества в МКД и за качеством предоставляемых коммунальных и иных (дополнительных) услуг собственникам и пользователям помещений в МКД, в том числе помещений, входящих в состав общего имущества в МКД, для чего:

1) совместно с Управляющей организацией ежемесячно проверяет показания общедомовых приборов учета коммунальных ресурсов и проводит анализ соответствия начисляемых платежей снятым показаниям с последующим информированием собственников;

2) контролирует принятие Управляющей организацией мер по обеспечению сохранности общего имущества в МКД, его целевому использованию, техническому обслуживанию и эксплуатации;

3) контролирует обеспечение Управляющей организацией полноты и сохранности технической документации на МКД.

4) согласовывает условия использования иными лицами общего имущества в МКД для последующего утверждения этих условий общим собранием собственников;

5) вправе запросить у Управляющей организации:

- информацию об основных показателях финансово-хозяйственной деятельности, включая сведения о годовой бухгалтерской отчетности, бухгалтерский баланс и приложения к нему, сведения о доходах, полученных за оказание услуг по управлению МКД, и расходах, понесенных в связи с оказанием услуг по управлению МКД (по данным раздельного учета доходов и расходов);

- общую информацию о МКД, в том числе характеристику МКД (включая адрес МКД, год постройки, этажность, количество квартир, площадь жилых и нежилых помещений и помещений, входящих в состав общего имущества в МКД, уровень благоустройства, серию и тип постройки, кадастровый номер (при его наличии), площадь земельного участка, входящего в состав общего имущества в МКД, конструктивные и технические параметры МКД), информацию о системах инженерно-технического обеспечения, входящих в состав общего имущества в МКД;

- информацию о выполняемых работах (оказываемых услугах) по содержанию и ремонту общего имущества в МКД и иных (дополнительных) услугах, связанных с достижением целей управления МКД, в том числе сведения о стоимости указанных работ (услуг) и иных услуг, отчеты, акты технического освидетельствования, ремонта и реконструкции общедомовых инженерных сетей;

- информацию о предоставляемых коммунальных услугах, в том числе сведения о поставщиках коммунальных ресурсов, установленных ценах (тарифах) на коммунальные ресурсы, нормативах потребления коммунальных услуг (нормативах накопления твердых коммунальных отходов);

- информацию об использовании общего имущества в МКД;

- информацию о капитальном ремонте общего имущества в МКД. Информация запрашивается по решению общего собрания собственников на основании договора управления в том случае, когда Управляющей организации поручена организация проведения капитального ремонта МКД, за исключением случая формирования собственниками фонда капитального ремонта на счете специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в МКД (регионального оператора);

- информацию о проведенных общих собраниях собственников, результатах (решениях) таких собраний;

- отчет о выполнении Управляющей организацией договора управления;

- информацию о случаях привлечения Управляющей организации и (или) ее должностных лиц к административной ответственности за нарушения в сфере управления МКД с приложением копий документов о применении мер административного воздействия, а также сведения о ме­рах, принятых для устранения нарушений, повлекших применение мер администра­тивной ответственности.

4.1.6. Представляет на утверждение годового общего собрания собственников отчет о проделанной работе в соответствии с приложением № 1 к настоящему Положению.

4.1.7. Осуществляет принятие решений о текущем ремонте общего имущества в МКД в случае принятия соответствующего решения общим собранием собственников в соответствии с пунктом 4.2 части 2 статьи 44 ЖК РФ.

4.1.8. Информирует собственников по вопросам, касающимся управления МКД.

4.1.9. Проводит опросы собственников анкетным или другим методом с целью оценки качества работы Управляющей организации, подготовки плана работы Совета, учета замечаний, предложений собственников и выявления проблемных вопросов по управлению МКД.

4.1.10. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может являться субъектом общественного жилищного контроля, организатором общественного жилищного контроля.

4.1.11. Выполняет в интересах собственников иные функции, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации, решениям общего собрания собственников и настоящему Положению.

4.2. Совет вправе:

4.2.1 Инициировать проведение общего собрания собственников с вынесением на него любых вопросов, решение которых находится в компетенции общего собрания собственников.

4.2.2. Вступать в различные ассоциации, некоммерческие партнерства и иные добровольные объединения, имеющие отношение к сфере деятельности Совета.

4.2.3. Организовывать и проводить обучающие семинары, круглые столы, конференции, презентации и иные тематические мероприятия, соответствующие профилю деятельности Совета, в интересах собственников, членов Совета, а также иных заинтересованных лиц. Совет вправе принимать участие в аналогичных мероприятиях, проводимых различными организациями, профессиональными сообществами, образовательными учреждениями, органами государственной власти, местного самоуправления и иными лицами.

4.2.4. Участвовать в разработке и реализации мер по повышению уровня безопасности и комфортности проживания в МКД, в том числе в части обеспечения соблюдения санитарно-гигиенических, противопожарных, экологических и иных нормативов всеми причастными лицами.

4.2.5. Самостоятельно или с участием Управляющей организации принимать меры к предотвращению фактов самовольного строительства и (или) установки гаражей на земельном участке, входящем в состав общего имущества в МКД, самовольной перепла­нировки квартир и мест общего пользования, ущемляющих права собственников или наносящих вред общему имуществу в МКД, фактов вырубки (повреждения) зеленых насаждений, парковки транспортных средств на газонах.

4.2.6. Инициировать и принимать участие в организации мероприятий, направ­ленных на поддержание порядка и благоустройство МКД и земельного участка, входящего в состав общего имущества в МКД.

4.3. Члены Совета обязаны:

- добросовестно осуществлять свои полномочия, выполнять и обеспечивать выполнение требований, установленных законодательством Российской Федерации и настоящим Положением;

- принимать от собственников обращения по вопросам, относящимся к компетенции Совета, внимательно и ответственно к ним относиться, незамедлительно передавать их Председателю Совета для организации их рассмотрения;

- соблюдать общепринятые нормы поведения, взаимоуважения, этики, морали и нравственности на собраниях Совета, в общении с другими членами Совета, собственниками и пользователями помещений в МКД;

- не допускать высказываний и действий, способных нанести моральный или физический вред либо материальный ущерб гражданам и (или) общему имуществу в МКД;

- не разглашать конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные собственников и пользователей помещений в МКД, ставшую им известной в связи с деятельностью в Совете;

- участвовать в собраниях Совета, обсуждении вопросов повестки дня и принятии по ним решений путем открытого очного голосования;

- не совершать действий, заведомо направленных на причинение вреда Совету, собственникам и пользователям помещений в МКД, общему имуществу в МКД;

- не совершать действий (не допускать бездействия), препятствующих или исключающих достижение целей создания Совета;

- выполнять (соблюдать) законные требования Председателя Совета, предъявляемые в пределах его компетенции, и решения Совета, принятые в пределах его компетенции и оформленные в установленном порядке протоколами;

- незамедлительно информировать Председателя и других членов Совета, а при необходимости и правоохранительные органы, о всех случаях незаконного вмешательства, в том числе попыток вмешательства, в деятельность Совета или его членов.

4.4. Члены Совета вправе:

- получать информацию, консультации, разъяснения по вопросам своей деятельности в составе Совета и деятельности Совета в целом, знакомиться с документацией Совета;

- свободно выражать свое мнение на собрании Совета и требовать внесения его в протокол собрания Совета;

- обжаловать решения Совета, влекущие гражданско-правовые последствия, в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- отказаться от участия в собрании Совета либо в обсуждении вопросов повестки дня и принятии по ним решений в случае личной заинтересованности (в том числе материальной, моральной, этической) в результатах принятия указанных решений;

- требовать, действуя от имени Совета, возмещения причиненных Совету или общему имуществу в МКД убытков;

- вносить свои предложения по совершенствованию деятельности Совета;

- требовать от Председателя и других членов Совета, а также от иных лиц содействия и помощи, а также обеспечения необходимых условий для надлежащего осуществления своих полномочий, определенных настоящим Положением;

- подавать на имя Председателя Совета, а Председатель Совета - в адрес Совета или общего собрания собственников, любые обращения, в том числе на возмещение расходов, связанных с осуществлением своих полномочий, определенных настоящим Положением;

- по собственному желанию в любое время выйти из состава Совета.

5. Председатель Совета

5.1. Председатель Совета избирается из числа членов Совета на общем собрании собственников.

5.2. Председатель Совета осуществляет руководство текущей деятельностью Совета и подотчетен общему собранию собственников.

5.3. В рамках осуществления своих полномочий Председатель Совета:

5.3.1. До принятия общим собранием собственников решения о заключении договора управления МКД от имени собственников и в их интересах вправе вступить переговоры с Управляющей организацией относительно условий указанного договора.

5.3.2. Доводит до сведения общего собрания собственников результаты переговоров с Управляющей организацией относительно условий договора управления МКД.

5.3.3. На основании доверенностей, выданных собственниками, или, действуя без доверенности, в случае наделения его таким полномочием по решению общего собрания собственников заключает на условиях, указанных в решении общего собрания собственников, договор управления МКД. По договору управления МКД, заключенному Председателем Совета в случае наделения его собственниками таким полномочием, удостоверенным доверенностями, приобретают права и становятся обязанными все собственники, предоставившие Председателю Совета такие доверенности. По договору управления МКД, заключенному Председателем Совета в случае наделения его таким полномочием решением общего собрания собственников, приобретают права и становятся обязанными все собственники помещений в МКД. Собственники вправе потребовать от Управляющей организации копии этого договора.

5.3.4. Осуществляет контроль за выполнением Управляющей организацией обязательств по заключенным договорам оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД на основании доверенностей, выданных собственниками, или, действуя без доверенности, в случае наделения таким полномочием по решению общего собрания собственников, подписывает акты приемки оказанных услуг и (или) выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД, акты о нарушении нормативов качества или периодичности оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД или оказания иных (дополнительных) услуг, акты о непредоставлении коммунальных услуг или предоставлении коммунальных услуг ненадлежащего качества, а также направляет в органы местного самоуправления обращения о невыполнении Управляющей организацией обязательств, предусмотренных частью 2 статьи 162 ЖК РФ.

5.3.5. На основании доверенностей, выданных собственниками, выступает в суде в качестве представителя собственников по делам, связанным с управлением МКД и предоставлением коммунальных услуг.

5.3.6. Осуществляет принятие решений по вопросам, которые переданы для решения Председателю Совета в соответствии с решением общего собрания собственников, принятым в соответствии с пунктом 4.3 части 2 статьи 44 ЖК РФ, в том числе по решению Совета согласовывает:

- план работ по текущему ремонту общего имущества МКД и благоустройству земельного участка, на котором расположен МКД;

- корректировки такого плана;

- лимиты расходования денежных средств на указанные работы;

- договоры на установку и эксплуатацию рекламных конструкций и другого оборудования в элементах общего имущества в МКД, на передачу в пользование (аренду) общего имущества в МКД;

- размер платы за пользование общим имуществом в МКД (размер арендной платы);

- дефектные ведомости, перечни и сметы на выполнение ремонтных и других работ, связанных с содержанием МКД.

5.3.7. Участвует в комиссиях по осмотру общего имущества в МКД, в том числе земельного участка, на котором расположен МКД, с целью оценки их состояния и определения потребности в текущем и капитальном ремонте, либо делегирует эти полномочия другому члену Совета, участвует в составлении и подписании акта технического состояния МКД.

5.3.8. Участвует в приемке выполненных работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД и подписывает акты выполненных работ.

5.3.9. При выявлении факта проведения в МКД или на земельном участке, на котором расположен МКД, несанкционированных работ информирует Управляющую организацию и принимает меры по выяснению всех обстоятельств произошедшего, а при выявлении возможности нанесения ущерба имуществу собственников принимает меры для прекращения таких работ.

5.3.10. В интересах собственников обращается в органы государственной власти, органы местного самоуправления, Управляющую организацию и иные органы и организации по вопросам, относящимся к компетенции Совета.

5.3.11. Является председательствующим на собраниях Совета, подписывает протоколы собраний Совета, принятые Советом решения, отчеты Совета о работе за отчетный период, все исходящие документы Совета.

5.3.12. Размещает в установленные сроки необходимую информацию в ГИС ЖКХ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.3.13. Организовывает и ведет делопроизводство Совета, осуществляет хранение всех документов Совета.

5.3.14. Осуществляет обработку и хранение персональных данных собственников и пользователей помещений в МКД в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4. Председатель Совета обязан:

- исполнять обязанности, указанные в пункте 4.3 настоящего Положения;

- обеспечивать и контролировать надлежащее исполнение членами Совета требований, установленных настоящим Положением;

- принимать меры по предотвращению и пресечению незаконных или необоснованных действий членов Совета, недопущению принятия Советом решений, противоречащих законодательству Российской Федерации и настоящему Положению;

- при снижении количества членов Совета менее указанного в пункте 3.1 настоящего Положения инициировать принятие Советом решения о прекращении деятельности Совета, и переизбрание Совета;

- при избрании правления ТСЖ (в случае принятия общим собранием собственников решения о создании ТСЖ) инициировать принятие Советом решения о прекращении деятельности Совета в соответствии с частью 9 статьи 161.1 ЖК РФ;

- передать все документы Совета по акту приема-передачи вновь избранному Председателю Совета в течение 3 (трех) дней со дня его избрания либо члену Совета, определенному решением Совета, в течение 3 (трех) дней со дня досрочного прекращения полномочий Председателя Совета в соответствии с пунктом 3.9 настоящего Положения.

5.5. Председатель Совета вправе:

- реализовывать права, указанные в пункте 4.4 настоящего Положения;

- распределять полномочия и обязанности между членами Совета в соответствии с настоящим Положением и решениями Совета, требовать их исполнения.

6. Комиссии собственников

6.1. Для подготовки предложений по отдельным вопросам, связанным с деятельностью по управлению МКД, могут избираться комиссии собственников (далее - комиссии), которые являются коллегиальными совещательными органами управления МКД.

6.2. Комиссии избираются по решению общего собрания собственников или по решению Совета.

6.3. Совет имеет право, но не обязан организовывать и проводить общее собрание собственников по избранию комиссий по требованию собственников, Управляющей организации, органов местного самоуправления и (или) иных органов и организаций.

6.4. Комиссии выносят результаты своей работы на рассмотрение Совета или общего собрания собственников независимо от того, по решению которого из указанных органов они избраны. Заключения комиссий носят рекомендательный характер.

7. Порядок работы Совета

7.1 Собрания Совета могут проводиться по предложению любого из членов Совета.

7.2. По предложению любого из членов Совета, утвержденному решением Совета, может осуществляться аудио- и (или) видеозапись собрания Совета.

7.3. Собрания Совета проводятся не реже 1 (одного) раза в 3 (три) месяца.

7.4. Место и время собрания Совета, перечень рассматриваемых вопросов сообщается Председателем Совета членам Совета любым способом, позволяющим достоверно установить факт получения членами Совета такого сообщения, не менее чем за 5 (пять) дней до назначенной даты. В исключительных случаях, требующих принятия решения Советом в минимальные сроки, собрания Совета могут проводиться с оповещением членов Совета за 1 (один) день до даты заседания.

7.5. Первое собрание Совета проводится не позднее 3 (трех) дней со дня проведения общего собрания собственников и принятия им решения об избрании членов Совета. На первом собрании Совета принимается решение о распределении полномочий и обязанностей между членами Совета. При необходимости Советом принимается решение по перераспределению полномочий и обязанностей между членами Совета.

7.6. Совет вправе принимать решения по любым вопросам в пределах своей компетенции, если в собрании Совета приняли участие члены Совета, обладающие не менее чем 50% голосов от общего числа голосов членов Совета на дату проведения собрания Совета.

Решения принимаются Советом с учетом требований статей 181.1 - 181.5 ГК РФ.

Решения принимаются Советом путем открытого очного голосования большинством голосов от общего числа голосов присутствующих на собрании членов Совета, за исключением принятия решения по абзацу третьему пункта 3.9 настоящего Положения, решение по которому принимается не менее 2/3 голосов от общего числа голосов членов Совета на дату проведения собрания Совета. В случае, если по вопросу, поставленному на голосование, «за» и «против» подано равное число голосов, голос Председателя Совета является решающим.

Число голосов каждого члена Совета, в том числе Председателя Совета, определяется по формуле: «1 член Совета = 1 голос».

7.7. Решения Совета оформляются протоколом по установленной форме (приложение № 2 к настоящему Положению), который ведется секретарем собрания Совета и подписывается Председателем Совета и секретарем собрания Совета.

7.8. Решения Совета, принятые в пределах его компетенции, установленной частью 5 статьи 161.1 ЖК РФ и разделом 4 настоящего Положения, обязательны для исполнения всеми членами Совета, в том числе Председателем Совета, и могут быть отменены только другим решением Совета, общим собранием собственников, решением государственных контрольных или надзорных органов, решением суда. В случае несогласия с решением Совета любой из членов Совета вправе потребовать внесения в протокол собрания Совета особого мнения.

7.9. Решения Совета размещаются в сети Интернет и на информационных стендах (досках), расположенных в подъездах МКД.

7.10. На собраниях Совета с правом совещательного голоса и при наличии технической возможности могут принимать участие:

1) собственники помещений в МКД;

2) представители органов государственной власти, органов местного самоуправления;

3) представители управляющих, эксплуатирующих, ресурсоснабжающих, подрядных и иных организаций, выполняющих работы и (или) оказывающих услуги по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД в соответствии с заключенными договорам, либо имеющих намерение выполнять такие работы и (или) оказывать такие услуги;

4) представители органов управления другими многоквартирными домами на территории Российской Федерации, а также различных ассоциаций, союзов и иных добровольных объединений, имеющих отношение к сфере жилищно-коммунального хозяйства и управления многоквартирными домами;

5) эксперты, специалисты, консультанты, обладающие знаниями и (или) опытом работы по вопросам повестки дня;

6) иные лица, которые могут быть заинтересованы в принятии Советом решения по какому-либо вопросу либо обладать информацией, необходимой для принятия Советом решений.

7.11. Возможность и целесообразность участия в собрании Совета лиц, указанных в пункте 7.10 настоящего Положения, определяется Председателем Совета и согласовывается с Советом до начала собрания.

7.12. Расходы, понесенные Советом при организации и проведении общих собраний собственников и иных мероприятий, проведенных в пределах компетенции Совета и направленных на организацию управления МКД и содержания общего имущества в МКД в надлежащем состоянии, по решению общего собрания собственников могут быть возмещены из средств, внесенных собственниками на оплату за содержание помещений в МКД.

Совет обязан отчитаться о расходовании этих средств в своем ежегодном отчёте перед собственниками.

7.13. Совет осуществляет свои полномочия на безвозмездной основе. Осуществление полномочий, установленных настоящим Положением, не является для членов Совета трудовой или коммер­ческой деятельностью.

7.14. Общее собрание собственников вправе принять решение о выплате вознаграждения членам Совета, в том числе Председателю Совета. Такое решение должно содержать условия и порядок выплаты указанного вознаграждения, а также порядок определения его размера.

7.15. Текущие расходы, связанные с деятельностью Совета, члены Совета несут самостоятельно. Все члены Совета должны стремиться к минимизации материальных и финансовых расходов на обеспечение своей деятельности.

7.16. При наличии неизбежных существенных расходов, связанных со своей деятельностью, Совет вправе вынести на рассмотрение общего собрания собственников вопрос о полном или частичном возложении указанных расходов на собственников с приведе­нием соответствующих обоснований.

7.17. При осуществлении полномочий Советом по инициативе третьих лиц (сторонних организаций, частных инвесторов и т.д.) все расходы Совета могут быть полностью или частично возложены на указанных лиц.

7.18. При представлении Советом интересов собственников в органах государственной власти, органах местного самоуправления или в суде оплата государственных пошлин, судебных издержек, услуг третьих лиц, а также всех накладных расходов осуществляется за счет указанных собственников (третьих лиц).

7.19. Расходы Совета, возникшие вследствие неисполнения (ненадлежащего исполнения) законных решений Совета, в том числе в связи с обращением в суд, органы государственной власти или органы местного самоуправления, могут быть возложены на виновных лиц в полном объеме.

7.20. Общим собранием собственников может быть принято решение об использовании в деятельности Совета, Председателя Совета и комиссий собственников ГИС ЖКХ или иной информационной системы с учетом функций указанных систем.

8.1. Делопроизводство в Совете организуется и осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации и защиты персональных данных, национальными стандартами в сфере управления документами.

8.2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на Председателя Совета.

8.3. Порядок приема, регистрации и работы с входящими документами:

8.3.1. Все документы поступают непосредственно на имя Председателя Совета.

8.3.2. Документы, поступающие в Совет, проходят следующие этапы обработки:

- первичная обработка документов (прием и регистрация);

- рассмотрение и подготовка ответа (при необходимости);

- исполнение (оформление, регистрация и направление ответа заявителю).

8.3.3. Первичная обработка документов (прием и регистрация) включает:

- проверку правильности доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с отметками «Лично», «Конфиденциально», адресованных другому члену Совета);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- внесение сведений о поступившем документе в журнал учета входящих документов и проставление на документе отметки о поступлении в Совет (входящего регистрационного номера).

8.3.4. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

8.3.5. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в 2 (двух) экземплярах на бумажном носителе, подписываемый Председателем Совета и членом Совета, уполномоченным решением Совета на исполнение обязанностей секретаря. Один экземпляр акта вместе с упаковкой, входящим документом и его приложениями передается на рассмотрение Председателю Совета и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

8.3.6. Упаковка (конверты, пакеты) от поступивших документов обязательно сохраняются и прилагаются к документам.

8.3.7. Конверты, пакеты с отметками «Лично», «Конфиденциально», адресованные другому члену Совета, передаются в нераспечатанном виде лично адресату.

8.3.8. Документы, поступившие в Совет в электронном виде (по электронной почте, путем размещения на соответствующих информационных ресурсах в сети Интернет и т. п.), распечатываются и обрабатываются аналогично документам на бумажном носителе.

8.3.9. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

8.3.10. Все поступившие документы регистрируется в день поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

8.3.11. Сведения о поступившем документе вносятся в журнал учета входящих документов (приложение № 3 к настоящему Положению), а поступившему документу присваивается регистрационный номер - порядковый номер документа в пределах календарного года.

8.3.12. На зарегистрированном документе проставляется отметка о поступлении документа в Совет, содержащая дату поступления документа (при необходимости - время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов.

Например:

Вх. № 121 от 04.12.2019,

где:

- Вх. № 121 - входящий регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов,

- 04.12.2019 - дата поступления документа по журналу учета входящих документов.

Отметка о поступлении документа в Совет проставляется в верхнем правом углу поступившего документа на свободном поле.

8.3.13. Все документы, поступившие в Совет, подлежат обязательному рассмотрению Председателем Совета. Рассмотрение документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если документы поступили в конце рабочего дня или в нерабочее время. При рассмотрении поступившего документа определяется степень его важности и предполагаемый срок ответа, если он не указан непосредственно в самом документе. Документы, требующие срочного рассмотрения, рассматриваются незамедлительно.

Результаты рассмотрения документа оформляются Председателем Совета в виде резолюции.

Например:

Иванову И.И.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2022.

_____________________ ___________________

             (подпись)                                            (дата)

8.3.14. Срок рассмотрения обращений Управляющей организации по возникающим в процессе управления и обслуживания МКД вопросам устанавливается в соответствии с разделом 9 настоящего Положения.

Срок рассмотрения обращений собственников по вопросам, относящимся к компетенции Совета, устанавливается в соответствии с разделом 10 настоящего Положения.

Другие документы рассматриваются в течение 30 (тридцати) дней со дня их регистрации. В исключительных случаях Председатель Совета вправе продлить срок рассмотрения документа не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о таком продлении лицо, направившее указанный документ.

8.3.15. Если на вопросы, изложенные в документе, ранее были даны ответы по существу и при этом в поступившем документе не приводятся новые доводы или обстоятельства, Председатель Совета сообщает адресату о ранее предоставленном ответе.

8.4. Порядок оформления и отправки исходящих документов:

8.4.1. При оформлении (составлении) исходящего документа необходимо руководствоваться следующими принципами:

- текст документа должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований;

- в документе не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения;

- содержание документа не должно противоречить действующему законодательству;

- ответ на поступивший документ следует подготавливать и оформлять в том виде, в каком был получен указанный документ. Если вопросы, поставленные в поступившем документе, требуют обязательного документального оформления, ответ подготавливается и оформляется в письменном виде.

8.4.2. Оформление (составление) исходящего документа (письма) осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

8.4.3. Для изготовления исходящего документа используется бумага формата A4 (210x297мм).

Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

- 20мм - левое;

- 15мм - правое;

- 20мм - верхнее;

- 20мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30мм.

8.4.4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

8.4.5. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

8.4.6. Абзацный отступ текста документа - 1,25см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

8.4.7. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Пример оформления исходящего документа (письма) приведен в приложении № 4 к настоящему Положению.

8.4.8. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением № 5 к настоящему Положению.

8.4.9. Подготовка и направление исходящего документа, являющегося ответом на входящий документ, осуществляется в сроки, указанные в пункте 8.3.14 настоящего Положения.

8.4.10. Все исходящие документы Совета подписываются Председателем Совета. Исходящие документы, подготовленные и направляемые в электронном виде, подписываются Председателем Совета с помощью электронно-цифровой подписи.

8.4.11. После подписания исходящего документа сведения о нем вносятся в журнал учета исходящих документов (приложение № 6 к настоящему Положению), а подписанному документу присваивается регистрационный номер - порядковый номер документа в пределах календарного года.

8.4.12. На зарегистрированном документе в левом верхнем углу проставляется отметка о регистрации документа, содержащая дату документа и исходящий регистрационный номер документа по журналу учета исходящих документов.

Например:

04.12.2019 № 121,

где:

- 04.12.2019 - дата документа по журналу учета исходящих документов,

- № 121 - исходящий регистрационный номер документа по журналу учета исходящих документов.

Датой исходящего документа является дата его подписания или утверждения, датой протокола - дата собрания, датой акта - дата события.

8.4.13. Исходящий документ в письменном виде оформляется в двух экземплярах, первый из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело с исходящими документами.

8.4.14. Исходящие документы Совета, оформленные в письменном виде, сдаются на отправку в отделение почтовой связи или доставляются адресату лично в руки под роспись в получении.

8.4.15. Исходящий документ, являющийся ответом на входящий документ, направляемый в электронном виде (по электронной почте, путем размещения на соответствующих информационных ресурсах в сети Интернет и т. п.), распечатывается и обрабатывается аналогично документу на бумажном носителе.

8.4.16. К исходящим документам, направляемым по электронной почте, прикладывается распечатка сообщения почтового сервиса об отправке (доставке) документа адресату или скриншот экрана компьютера с подтверждением даты и времени отправки (доставки) документа адресату. К исходящим документам, размещаемым в электронном виде на соответствующих информационных ресурсах в сети Интернет (в ГИС ЖКХ, на портале государственных услуг Российской Федерации, в интернет-приемной Пермского края и т.п.), прикладывается скриншот экрана компьютера с подтверждением даты и времени размещения документа на соответствующем информационном ресурсе.

8.5. Составление номенклатуры дел, формирование и хранение дел:

8.5.1. В целях обеспечения сохранности, учета и быстрого поиска документов, правильного формирования их в дела, составляется номенклатура дел Совета на календарный год (приложение № 7 к настоящему Положению).

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Совета, с указанием сроков их хранения. Все дела должны иметь индекс - порядковый номер дела по номенклатуре. Заголовок дела должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным. Срок хранения дела определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации. В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.д.

Номенклатура дел на текущий календарный год регистрируется в журнале учета входящих документов за вх. № 1 от 1 января текущего года. Если в течении текущего года уточняются заголовки дел, сроки их хранения, заводятся новые дела, то номенклатура дел заменяется новой с тем же входящим номером.

8.5.2. По окончании года в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

8.5.3. В конце каждого года составляется номенклатура дел на следующий календарный год, которая вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Ее регистрация осуществляется в соответствии с пунктом 8.5.1 настоящего Положения.

8.5.4. Исполненные документы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

Документы, подшиваемые в дело, должны быть:

- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок;

- сгруппированы внутри дела в хронологическом порядке (входящие - по входящим регистрационным номерам и датам регистрации, исходящие - по исходящим регистрационным номерам и датам регистрации).

8.5.5. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано, иметь сквозную нумерацию всех листов и внутреннюю опись документов (приложение № 8 к настоящему Положению). Внутренняя опись документов подшивается в начале дела. Последним листом дела является лист с заверительной надписью следующего содержания:

«В настоящем деле прошито и пронумеровано ____ листов.

Председатель Совета

многоквартирного дома ____________ (фамилия, инициалы)»

                                                                   (подпись)

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 9 к настоящему Положению).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если документов больше, то заводятся второй, третий и последующие тома дела.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

8.5.6. Оформление протоколов общих собраний собственников осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Протоколы общих собраний собственников и все приложения к ним должны быть пронумерованы и сшиты секретарем общего собрания собственников, последняя страница протокола должна быть подписана лицом, председательствующим на общем собрании собственников.

8.5.7. Документы в электронном виде, созданные с помощью специальных программных средств, хранятся на информационных носителях в виде баз данных с возможностью беспрепятственного восстановления вне зависимости от места нахождения компьютерного оборудования не менее 5 (пяти) лет.

8.5.8. Совет осуществляет хранение следующих документов:

8.5.8.1. Документов, связанных с деятельностью Совета:

- номенклатуры дел на год;

- контрольного экземпляра настоящего Положения, заверенного председателем, секретарем и членами счетной комиссии общего собрания собственников, принявшего Положение;

- протоколов собраний Совета;

- аудио- и (или) видеозаписей собраний Совета (при их наличии);

- протоколов совместных совещаний (рабочих встреч) Совета и Управляющей организации (при их наличии);

- доверенностей, выданных Председателю Совета собственниками;

- договоров управления МКД и договоров, указанных в частях 1 и 2 статьи 164 ЖК РФ, заключённых Председателем Совета на основании доверенностей, выданных собственниками;

- актов, подписанных Председателем Совета в пределах своей компетенции;

- переписки по вопросам деятельности Совета и управления МКД;

- журнала учета протоколов собраний Совета;

- журнала учета аудио- и (или) видеозаписей собраний Совета (при наличии таких записей);

- журнала учета протоколов совместных совещаний (рабочих встреч) Совета и Управляющей организации (при наличии таких совещаний (рабочих встреч));

- журнала учета доверенностей, выданных Председателю Совета

- журнала учёта обращений в Совет собственников и пользователей помещений в МКД;

- журнала учета входящих документов;

- журнала учета исходящих документов;

- номенклатуры дел на год;

- законодательных и нормативных правовых актов по вопросам компетенции Совета;

-технической документации на МКД (при необходимости).

8.5.8.2. Документов, связанных с проведением общих собраний собственников, инициированных собственниками или Советом:

- сообщений (копий сообщений) о проведении общих собраний собственников;

- документов (копий документов), подтверждающих направление, вручение указанных сообщений собственникам либо их размещение в помещении МКД, определенном решением общего собрания собственников и доступном для всех собственников, или в ГИС ЖКХ в соответствии с частью 4 статьи 45, частью 2 и 3 статьи 47.1 ЖК РФ;

- реестров собственников на даты проведения общих собраний собственников;

- списков собственников, принявших участие в общих собраниях собственников;

- списков лиц, приглашенных для участия в общих собраниях собственников;

- листов регистрации вручения собственникам бланков решений собственников для голосования;

- заполненных собственниками бланков решений собственников;

- доверенностей представителей собственников на право голосования на общем собрании собственников;

- копий протоколов общих собраний собственников со всеми приложениями к ним;

- документов, рассмотренных общими собраниями собственников в соответствии с повесткой дня общих собраний собственников;

- журнала учета протоколов общих собраний собственников.

8.5.9. Все указанные документы хранятся у действующего Председателя Совета подшитыми в дела в соответствии с номенклатурой дел. Председатель и члены Совета не имеют права передавать кому бы то ни было имеющиеся в распоряжении Совета персональные данные собственников и пользователей помещений в МКД либо документы, содержащие такие сведения, а также разглашать персональные данные собственников и пользователей помещений в МКД любым другим образом, без их письменного согласия.

8.5.10. При избрании нового Председателя Совета все документы Совета передаются ему по акту приема-передачи в течение 3 (трех) дней со дня его избрания.

8.5.11. При досрочном прекращении полномочий Председателя Совета в соответствии с п. 3.9 настоящего Положения все документы в течение 3 (трех) дней со дня досрочного прекращения полномочий Председателя Совета передаются члену Совета, определенному решением Совета.

8.6. Образцы журналов учета, заводимых в делопроизводстве Совета, указаны в приложениях №№ 10 - 13 к настоящему Положению.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии