Виды и назначения кадровой документации.

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 24 из 66Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируют Трудовым кодексов РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией поличному составу (кадрам, персоналу).

К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- заявления по личному составу;

- приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела (документы, входящие в состав личного дела);

- лицевые счета по заработной плате.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работника на предприятие. Она выделена в специальную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования. Работа с этими документами требует особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работке с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан закон относит к категории конфиденциальной информации.

Особенности составления приказов по личному составу.

Первичные документы трудоустройства.

Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение первичных документов трудоустройства целесообразно начать с заявления соискателя о приеме на работу.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьба, содержащую:

а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия);

б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства);

в) наименование вида документа (заявление);

г) тест документа (начинается со слов «Прошу принять на работу…», с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);

д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровка).

К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т.п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме.

В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме - документ, постоянно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и у несколько иной форме. Справедливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и простую автобиографию, и объемистую анкету.

Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучить- что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке «идеального»

резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В соответствии с рекомендациями, резюме - это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и знания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знания иностранных языков, иные навыки, имеющие отношения к перспективной профессиональной деятельности,опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т.п.).

Рекомендуемыми реквизитами резюме является:

а) сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме), например «К сведению руководства компании «Вега» при рассмотрении соискателей на вакансию «Менеджер по продажам», располагаются в левом верхнем углу листа на одни- два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом);

б) наименование документа (слово «резюме», напечатанное прописными буквами, располагается двумя- тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Сведения об адресате», с выравниванием по центру, без абзацного отступа);

в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, например Иванова Ивана Ивановича, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

г) текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точной, располагается на один- два межстрочных интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10- 12 кегля);

д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким- такой документ проще и быстрее изучить, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование.

Добавим в заключение, что работа с резюме существенно упрощается для пользователей работы подвижного состава, если соискателю заранее сообщаются требования к оформлению этого документа. Вот почему образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под руками (в бумажном или электронном виде).

РЕЗЮМЕ

Фамилия, имя, отчество: Степанова Юлия Андреевна

Дата рождения: 18 февраля 1982 года

Место рождения: Москва

Адрес места жительства: 123456, Москва,пр-т Маршала Жукова,

д. 45, кв. 78.

Телефон: 345-78-90

Личные качества: коммуникабельна, доброжелательна,

отзывчива, аккуратна,ответственна,

легко обучаема

Обучение:

С сентября 2004 по июль 2006 года учащаяся Профессионального лицея административного сервиса и менеджмента № 301 (диплом по профессии секретарь- референт);

с июня 2003 года по июнь 2005 года курсы английского языка при колледже МИД России.

Трудовая деятельность:

С августа 2005 года секретарь0- референт в телекоммуникационной компании «Арктел»;

в июне- августе 2003 года офис- менеджер по трудовому соглашению в АО «Очаг».

Специальные знания:

ПК на уровне пользователя: Word, Excel, MS, Dos;

умение работать на оргтехнике;

английский язык (разговорный);

машинопись на ПК: скорость ввода- 280-300 ударов в минуту (русский и латинский шрифты);

стенографирование (скорость ввода- 75 слов в минуту);

общее делопроизводство, закрытое делопроизводство, кадровое делопроизводство.

Возможные особенности организации работы:

командировки по городу, ненормированные рабочие дни

Желаемые вакансии:

Секретарь- референт, помощник руководителя,офис- менеджер

Желаемая заработная плата: от 20 тысяч рублей

20 августа 2007 года

РЕЗЮМЕ

Дата: 00.00.0000

Фамилия, имя, отчество ________________________________________________________________

Адрес: улица, дом, город, индекс ________________________________________________________

Телефон: 000-00-00

Дата и место рождения: день месяца,месяц, год; город, село

Гражданство: РФ (Украина и т.д.)

Семейное положение: холост, женат, состав семьи

Образование: годы учебы, учебное заведение, специальность

Опыт работы: годы работы, занимаемая должность (сведения излагаются в

обратном хронологическом порядке)

Дополнительные сведения: владение иностранным языком, владение техникой по

специальности, наличие публикаций, ученая степень и т.п.

Черты характера: указываются при важнейших, по мнению претендента на

должность, положительных свойства характера

Подпись И.О. Фамилия

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весть персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т.п.).

Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет карточку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т.п.) и хранится на предприятии. Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесении их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т.д.).

Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слов самого работника запрещается.

Все последующие изменения в анкетно - биографических и учетных данных работников должны современного отражаться в личной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), начальная буква фамилии работника.

В графе «образование» указываются: уровень образования, профессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основании документа об образовании без каких- либо тарифно- квалификационном справочнике работ и профессий. Граф «стаж работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семейном положении,указываются паспортные данные и адрес места жительства.

Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воинском учете», который заполняется на основании военного билета.

Также имеются разделы: о приеме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника; эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях должна стоять подпись сотрудника- владельца карточки. Это предусмотрено соответствующей статьей Трудового кодекса РФ.

В конце карточки обязательно проставляется дата ее заполнения и личная подпись работника, ее заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).

Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранят в течении года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранении в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек- 75 лет минут В (возраст сотрудникасогласно Перечню типовых управленческих документов).

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Форма по ОКУД

_____________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор

1.Фамилия _________________Имя ________________Отчество ______________

2.Дата рождения ______________________________________________

день, месяц, год

3.Место рождения_____________________________________________по ОКАТО

4.Гражданство ________________________________________________по ОКИН

5.Знание иностранного языка ______________ ___________________ по ОКИН

наименование степень знания

_____________ __________________ по ОКИН

наименование степень знания

6.Образование________________________________________________ по ОКИН среднее (полное) общее, начальное профессиональное,

среднее профессиональное, высшее профессиональное

Послевузовское профессиональное обучение __________________________________Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

7.Профессия ________________________________________________________________ по ОКПДТР

основная

________________________________________________________________ по ОКПДТР

другая

8.Стаж работы (по состоянию на «___» __________________ 200___ года):

Общий ____________ дней _________ месяцев ___________ лет Непрерывный ____________ дней _________ месяцев ___________ лет

Дающий право на надбавку за выслугу лет ____________ дней _________ месяцев ___________лет

____________ дней _________ месяцев ___________лет

9.Состояние в браке ___________________________________________Код по ОКИН

10. Состав семьи

11. Паспорт _____________ № _____________ Дата выдачи «____» _______________ года

Выдан ___________________________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

12. Адрес места жительства:

По паспорту

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Фактический

________________________________________________

Дата регистрации по указанному месту жительства «_____» ________________ года

Номер телефона ________________________

Познавательные статьи:



Как правильно слушать собеседника

Типичные ошибки при выполнении бросков в баскетболе

Принятие христианства на Руси и его значение

Средства массовой информации США