Понятие, принципы и характеристика документооборота

↑

⇐ ПредыдущаяСтр 45 из 66Следующая ⇒

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 5I 141 —98 [3]). Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положите влияние на управленческий процесс в целом.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

· прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

· каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

· порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря).

Учёт объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки разделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов - оперограммы (рис. 6.6). Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать - движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организаций.

Маршрутные схемы разрабатываются для различных категории;и видов документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности, и личному составу, писем и обращений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения (см. п. 6.4).

Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже (п. 6.6.2). Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций (рис. 6.4, 6.5).

Исполнители (структурные подразделения)

Руководитель организации

Секретарь -референт

вход. док.

исход. док.

Рис.6.4. Принципиальная схема документооборота малого предприятия

Руководитель организации

Секретарь -референт

Руководители структурных подразделений

Секретари структурных подразделений

Исполнители

Канцелярия

вход. док.

исход. док. Консультации,согласования,

визирование

Рис.6.4. Принципиальная схема документооборота среднего и крупного предприятия

Приведенные схемы отражают характерную для отечественной трехуровневом («вертикальной») структуры работу с документами: руководитель-служба ДОУ- структурные подразделения. Западная практика ориентирована на «горизонтальный» вариант прохождения документов, минуя руководство, когда решение многих вопросов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях базируясь на работе с электронными документами.

⇐ Предыдущая 40 41 42 43 444546 47 48 49 Следующая ⇒

Познавательные статьи:

Техника нижней прямой подачи мяча

Комплекс физических упражнений для развития мышц плечевого пояса

Стандарт Порядок надевания противочумного костюма

Общеразвивающие упражнения без предметов

Последнее изменение этой страницы: 2016-12-30; просмотров: 1361; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 216.73.216.196 (0.01 с.)