Отчеты: назначение, особенности, средства создания Отчетов. Макет отчета. Просмотр и печать Отчетов.

↑

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 11

Создание отчета является эффективным способом представления данных в виде печатного документа. Несмотря на то, что формы и таблицы также можно печатать, отчеты предоставляют большие воз-можности в изображении и большую гибкость в группировании дан-ных.                       Кроме того, отчеты являются эффективным способом печати ре-гулярно используемой информации. Можно разработать и сохранить один макет отчета, а затем использовать его постоянно. После сохра-нения макета отчета он не меняется, но при печати отчета использу-ются самые последние данные. Если в отчет потребуется внести изменения, можно перейти в режим конструктора и изменить макет этого отчета или создать новый отчет, используя макет этого отчета. MS Access позволяет создавать отчеты, которые:

• группируют данные.

• выполняют различные групповые вычисления.

• содержат подчиненные формы, подчиненные отчеты и диаграммы.

• представляют данные в удобном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.

Большая часть данных представленных в отчете, берется из базовой таблицы или запроса, которые являются источниками данных. Сведения о постоянных элементах отчета хранятся в макете отчета.                         Кроме того можно создавать отчеты, не связанные ни с таблицами, ни с запросами. Примерами таких отчетов могут служить сопроводительное письмо и отчет, объединяющий два или большее число несвязанных подчиненных отчетов.                                                                                                                   Можно создавать отчет с помощью или без помощи мастера по разработке отчетов. Мастер по разработке отчетов ускоряет процесс создания отчета, выполняя большую часть работы.                                                                                     Для создания отчета .можно использовать следующие средства:

• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно раз-рабатывать отчеты требуемой формы.

• Мастер отчетов, позволяющий достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей.

• Автоотчет: в столбец, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столб-цов.

• Автоотчет: ленточный, позволяющий автоматически создать ленточный отчет.

• Мастер диаграмм, создание отчета, содержащего отображе-ние данных в виде диаграммы.

• Почтовые наклейки, создание отчета для почтовых наклеек.

Чтобы создать один из типов отчетов предлагаемых MS Access, необходимо:

1. В окне базы данных перейти на вкладку “Отчет”

2. Нажать кн. Создать

3. В появившемся диалоговом окне выбрать тип создаваемого отчета

4. нажать ОК

Можно воспользоваться кн. Мастер, для выбора стандартных форм отчетов или пустого отчета. В этом случае окно отчета в режиме конструктора содержит макет отчета в его текущем состоянии и средства, предназначенные для изменения этого макета: панель инструментов, линейка, строка состояния и т.д.                         Макет отчета содержит 7 разделов, размер и расположение которых можно произвольно изменить. Типы разделов отчета.                                                       - Заголовок отчета - при формировании отчета для печати или предварительного просмотра, печать начинается с заголовка отчета.                                                       - Верхний колонтитул - отображается в начале каждой стра-ницы и под заголовком отчета. Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы отчета.                                                                                     - Область заголовка группы - отображается перед первой за-писью каждой группы.                                                                                                                   - Область данных - содержит все данные таблиц (запросов), входящие в отчет.                                                                                                                       - Область примечания группы - содержит информации, под-водящую итоги по данной группе.                                                                                                 - Нижний колонтитул - информация, отображаемая в конце каждой страницы отчета.                                                                                                                   - Область примечаний - данные последней страницы отчета.                         Первоначально окно конструктора отчетов содержит только область данных, а также верхнего и нижнего колонтитулов.                                                       Для того, чтобы добавить в отчет области заголовка(колонтитула) и примечания отчета, необходимо:                                                                                     • использовать команду Вид/Зги оливок(колонтитулы)/примечание отчета.  Ширина и высота областей отчета меняется с помощью мыши. Наиболее часто встречающимися вычисляемыми полями в отчете, являются: Текущая дата и номера страниц.                                                                                     Работа в окне отчета аналогична работе в окне формы, поля из таблицы помещаются в разделы окна отчета из списка полей, который вызывается на экран пиктограммой “Список полей”. Панель инструментов аналогична используемой в форме.                                                                                     Для вывода на экран меню свойства раздела активизируется заголовок раздела. Для отчета – 2 щелчка в области отчета вне разделов отчета.

Предварительный просмотр объекта

a. в режиме конструктора: файл – образец (возврат в режим конструктора из режима просмотра - закрыть )

b. из окна базы данных: файл – предварительный просмотр

Сохранение отчета

Файл – сохранить

Сохранение в формате других приложений

Файл – вывести в формате

Познавательные статьи:



Как правильно слушать собеседника

Типичные ошибки при выполнении бросков в баскетболе

Принятие христианства на Руси и его значение

Средства массовой информации США