Макет оформления внешней докладной записки

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 5Следующая ⇒

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3

Тема:Оформление приказов по личному составу

Цель занятия: заложить знания, навыки и правила оформ­ления документов по личному составу.

Задание:

1. Разработать собственное резюме.

2. Оформить заявления о приеме на работу, переводе на дру­гую должность, об отпуске без сохранения заработной платы, пе­реводе в другую организацию и об увольнении.

3. Написать собственную автобиографию и характеристику на партнера.

4. Составить приказ по личному составу.

5. Оформить все документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р6-30-2003.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опор­ные знания, а именно:

• роль и значение информационно-справочной документа­ции в управленческой деятельности, их состав;

• классификация документов по личному составу;

• оформление документов, используемых при приеме на работу.

Методические указания

В начале работы следует ознакомиться с па­кетом документов (прил. 4.1-4.4) и приступить к разработке и оформлению документов по личному составу.

В общем документообороте организации информационно­справочные документы предназначены либо для передачи ин­формации от одного адресата к другому, либо для фиксации ка­ких-то информационных сведений. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть принята к сведению. Они делятся на:

• оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы);

справочно-информационную (акты, протоколы, доклад­ные,

• служебные записки);

• документы по личному составу.

Документацией по личному составу называется совокуп­ность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инвалидности, именно она опреде­ляет трудовой стаж при начислении пенсии.

Поэтому при работе с документами по личному составу не­обходимы:

• аккуратность оформления;

• обеспечение сохранности на протяжении длительного срока;

• соблюдение конфиденциальности.

Документы по личному составу можно отнести и к органи­зационно-правовой группе и к распорядительной.

Организационные документы (штатное расписание, долж­ностные инструкции, правила внутреннего распорядка) регла­ментируют управление персоналом.

Распорядительные документы (приказы по личному соста­ву, распоряжения) оформляется решение вопросов подбора и рас­становки кадров.

Информационно-справочные (справки, докладные записки, акты).

Квалификация документов по личному составу в логиче­ском порядке - по этапам трудового цикла работника:

1) документация, связанная с комплектованием персонала организации;

2) документация, связанная с процессом движения персо­нала в период работы в организации;

3) документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу

документация, связанная с прекращением трудовых от­ношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Резюме - сжатая, краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантную должность.

В резюме должно входить:

1. Сведения о себе: Ф.И.О., адрес, номер телефона (включая код города).

2. Цель: краткое описание должности, на которую претенду­ет кандидат (не более шести строк, а лучше 2-3 строки). Ведь ре­зюме без цели затрудняет задачу работодателю по определению работы для вас.

3. Образование: хронологическая последовательность. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть изученные дисципли­ны, которые соответствуют цели.

4. Трудовой опыт - сначала указывается последнее место работы. Эта основная часть. Нет опыта работы - подробно пере­числите ваши достижения во время учебы: коэффициент успе­ваемости, направленность, продолжительность практик, стажи­ровок, факультативные дополнительные занятия для приобрете­ния прочных знаний и навыков по смежным специальностям, участие в исследовательских программах и т.д. (по окончанию 3 курса был направлен на стажировку в Англию).

Указывается дата начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может несколько), краткое описание должностных обязанностей и производственных дос­тижений. При.описании достижений используются глаголы дей­ствия «развивал», «сэкономил», «увеличил».

5. Дополнительная информация - обзорные сведения о ва­шей внештатной работе, ведения общественной деятельности, сведения, имеющие непосредственное отношение к вашей трудо­вой (учебной)биографии.

5.1. Прочая информация - владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профсо­юзных организациях, занятие спортом. Например,

«Владею компьютером на уровне опытного пользователя, свободно работаю с программами....Имею навыки программиро­вания на языке C++».

5.2. Иная вспомогательная информация — зависит в первую очередь от характера и некоторых специфических условий рабо­ты: ненормируемый рабочий день, командировки (не имеете де­тей дошкольного возраста, ...).

6. Рекомендации - приложить письменные рекомендации,

другой вариант можно написать: «рекомендации имеются и,при

необходимости могут быть представлены».

Автобиография- пишется от руки в произвольной форме.

Характеристика- официальный документ, который выда­ет организация по прежнему месту работы претендента на ва­кантную должность при оформлении на новую работу. Подписы­вается руководителем и заверяется гербовой печатью.

Заявление- это письменное обращение к должностному лицу с просьбой о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении и т.д.

Заявление о приеме на работу: указывается И.О.Ф., индекс, полный домашний адрес, номер телефона.

Заявления о переводе на другую должность: указывается структурное подразделение, занимаемая должность, причина пе­ревода.

Заявление о предоставлении отпуска. В первом случае со­трудник лично пишет заявление на имя руководителя организа­ции. В тексте заявления должно быть указано, какой отпуск ему необходим (ежегодный), за какой период, сколько календарных дней, с какого по какой день включительно.

Во втором случае - заявление по графику не пишется.

Заявление о предоставлении отпуска без содержания (учебный, досрочной сдачи сессии, по уходу за членами семьи) обязательно указывается причина, т.е. на основании каких доку­ментов вы обрались с просьбой (справка с места работы, из поли­клиники), без чего решение вашего вопроса невозможно. Доку­менты предоставляются вместе с заявлением.

Приказ по личному составу- правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода ра­ботников.

Приказ по л/с - обязательный документ трудовых правоот­ношений.

Приказы по личному составу группируются в отдельное де­ло и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь с добавлением индекса л/с.

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ,НЕ ГОСТИРОВАН по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции по работе с документами).

2. Заголовок — «По личному составу».

3. Регистрационный номер пишется с добавлением «л/с» или«к».

4. Констатирующей части может не быть.

5. Распорядительная часть оформляется в такой последова­тельности: прием, перевод или перемещение, установление раз­рядов, категорий, изменение фамилий, увольнение, прекращение работы в связи со смертью.

6. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный приказ. В этом случае заголовок оформляется так: «О приеме на работу».

7. К каждому пункту дается основание (заявление, доклад­ная, распоряжение).

8. В пункте к приказу о приеме на работу следует указывать должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа. В основании — заявление, трудовой договор.

9. При переводе - указывается вид и причина, дата перевода, устанавливаемый оклад. Основание - ссылка на заявление, пред­ставление руководителя.

10. При увольнении - причина со ссылкой на ст. ТК и дата увольнения, в основании — заявление работника (по собственно­му желанию), по инициативе администрации - ссылка на доклад­ную записку.

11. Распорядительная часть печатается с указанием фамилии (ПРОПИСНЫМИ), имени, отчества полностью строчными бук­вами.

12. Приказ вступает в силу с момента даты их подписания.

13. В приказ после каждого пункта обязательна подпись со­трудника.

Приложение 3.1

Сведения о себе:

Дата рождения: 00.00.0000г., русская

Советская ул. Д.34, кв. 35

г. Шахты, Ростовской обл., 346500

тел. 8-000-000-00-00

Цель:

Специалист по маркетингу, экономист по труду

Образование:

2009г. IV курс Шахтинский институт (Ф) ГОУ ВПО

«Южно-Российский государственный технический университет (НПИ)», квалификация «экономист-менеджер»;

2007 г. Курсы – 1С-Предприятие;

2006 г. Художественная школа;

2005 г. – средняя школа №00 – золотая медаль.

Опыт работы:

Участвовала в научных конференциях. Тематика - кадры, производительность труда. С удовольствием приобрету опыт работы в вашей фирме.

Дополнительная

информация:

Опытный пользователь программ-Word, Explorer, Internet), знание оргтехники-факс, ксерокс, принтер, сканер.

Английский язык (со словарем), занимаюсь програм­мой «Ешко».

Чтение книг - фантастика, рисую природу, фитнес.

Личные качества:

Способна самостоятельно выдвигать идеи и осущест­влять их, быстро приспосабливаюсь к меняющимся условиям, неудачи в работе воспринимаю как личные. Веду организованный образ жизни.

Не замужем. Детей нет.

Наличие автомобиля.

Рекомендации:

Куратор группы, декан ГЭФ.

                                                                      личная подпись

                                          Контактный телефон 0-000-000-00-00

Электронная почта

Приложение 3.2

ЗАЯВЛЕНИЕ.

00.00.0000 г.

Прошу принять меня на работу на должность_________________________

В (отдел, цех)_________________________________                                                          Личная подпись           

Приложение 3.3

АОЗТ «ПРИБОЙ»

П Р И К А З

00.00.0000 г. №123-К или (л/с)

г. Шахты

По личному составу

1.ПРИНЯТЬ:

        1.1ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу с 10.09.2007 г. с месяч­ным испытательным сроком в финансовый отдел экономистом, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Иванова И.И., трудовой договор от 00.00.0000 г.

№00.

С приказом ознакомлен_______________________

подпись работника      дата

1.2. СЕМКИНА Ивана Ивановича референтом с    

2.ПЕРЕВЕСТИ:

2.1КАРГИНА Семена Ивановича, ведущего специалиста отдела

стандартизации, с ее согласия на должность начальника отдела стандарти­зации с 00.00.0000 г., с окладом___________________________ руб.

Основание: заявление Каргина С.И. с визой руководителя С приказом ознакомлен         

подпись работника        дата

(С ее согласия, по договоренности, в связи с производственной необходи­мостью, временно).

3.ПРЕДОСТАВИТЬ:

        3.1.МИРНОМУ Сергею Сергеевичу, экономисту финансового отдела учебный отпуск на 20 календарных дней с ...по... для сдачи экзаменов в университете.

Основание: заявление Мирного С.С., справка-вызов университета.

С приказом ознакомлен_______________________

подпись работника     дата

4.УВОЛИТЬ:

4.1. ИВАНОВА Ивана Ивановича, доцента кафедры «Экономика и пра­во», с 00.00.0000 г. в связи с расторжением трудового договора по инициа­тиве работника, ст.80 ТК РФ.

Основание: заявление Иванова И.И.

С приказом ознакомлен_______________________

подпись работника     дата

Директор                          подпись                            И.О. Фамилия

Визы

АОЗТ«ПРИБОЙ»

ПРИКАЗ

00.0000 г. № 125-л/с г.Шахты

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу с 10.09.2007 г. с месячным испытательным сроком в финансовый отдел экономистом, с окладом со­гласно штатному расписанию.

Основание: заявление Иванова И.И., трудовой договор от 00.00.0000 г. №00.

С приказом ознакомлена_____

                                       подпись работника дата

Директор                       подпись                   И.О.Фамилия

Визы

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4

Тема: Оформление справок, докладной и служебной записки, акта 

Цель занятия: закрепить навыки составления и оформления документов оперативной информации на примере акта и справки.

Задание:

1. Составить и оформить акт согласно полученным задани­ям.

2. Оформить справку на разную тематику.

3. Оформить доверенность.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опор­ные знания, а именно:

1) краткая характеристика документов;

2) особенности составления и оформления актов, справок

Методические указания

Все информационно-справочные документы предназначены для передачи информации либо для фиксации информационных сведений. Их особенность — могут не требовать исполнения. Ос­новная функция - реализация внутренних коммуникативных свя-зей организации.

АКТ — это документ, составленный комиссией (несколькими шцами), подтверждающий конкретные факты, события или дей-С I кия.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, на- рушения, но содержать предложения по устранению недостатков о нарушении правил пожарной безопасности, техники безо­пасности), т.е. во всех случаях в акте отражаются только те фак- | ы которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

О фактах повреждения, недостачи, порчи груза и т.д. состав­ляются коммерческие акты, которые составляются на типограф­ском бланке установленного образца, заполняются без всяких помарок (подчисток, зачеркиваний). Все дополнения и изменения в таком акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и грузоотправителя).

Акты бывают внутренними и внешними документами орга­низации.

Внутренний акт составляется на общем бланке организа­ции.

Внешний акт должен содержать справочные данные об ор­ганизации.

Акт состоит из вводной части и констатирующей. В основ­ной части указывается основание, мотив его составления: устное распоряжение руководства, факты.

В констатирующей (основной) части излагаются цели, зада­чи, существо вопроса и сроки проведения комиссией работы, ее результаты: выводы, заключения и т.д.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При необходимости он утверждается руководи­телем и заверяется гербовой печатью.

Справка- это документ, содержащий описание или под­тверждение фактов и событий.

Существует два вида справок: служебного и личного харак­тера. Оформляются они на бланке предприятия. Типовой состав информации позволяет использовать при их оформлении трафа­ретный тексты: основная часть печатается, а переменные данные вписывается от руки. Справки обязательно заверяются печатью.

Текст справки личного характера обязательно начинается в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) человека, о котором даются сведения. Обязательно должна быть дата ее подписания, подпись руководителя и печать. Регистраци­онный номер ставится, если ведется учет выдачи справок. Справ­ки составляются в одном экземпляре.

Справки служебного характера содержа: информацию но производственной тематике и могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки составляются по запросу руководства, подписываются руководителем, а при наличии финансовых во­просов еще и гл. бухгалтером и заверяются печатью. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание, дату или период времени, к которому относятся сведения. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы или делиться на разделы в зависимости от освещаемых вопросов. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах: один направляется адресату, второй подшивается в дело.

Внутренние справки— это документы, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель.

Докладная записка - это документ, адресованный выше­стоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы, постановкой вопроса, содержащий ответы и предложения.

Докладные записки делятся:

• на информационные и отчетные;

• на внешние и внутренние, в зависимости от адресата.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке

предприятия, внутренние - на обычном листе бумаге.

Разновидностями докладной записки являются:

• представления - для поощрения и взыскания работников, проведения аттестаций;

• служебная записка - та же цель, что и докладные запис­ки, широко используется в практике делопроизводства, но она не имеет официального статуса.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий со­держание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий вышестоящему руководителю причины невы­полнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или тех­нологической дисциплин, нештатных ситуаций.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы:

1 группа - это записки, сопровождающие документ или по­ясняющие отдельные его положения;

2 группа - носит объяснительный характер по поводу ка­ких-либо проступков, поведения работников или сложившихся ситуаций. Текст должен быть убедительным и содержать неопро­вержимые доказательства.

Ее отличие от докладной записки заключается в том, что она не содержит выводов и предложений.

Обычно объяснительная записка пишется от руки, текст со­держит описание фактов, событий, послуживших ее написанию, и аргументы, смягчающие проступок или подтверждающие фак­ты. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Задание:

1. Составить докладные записки (внутренние, внешние) по индивидуальному заданию.

2. Составить служебную записку.

3. Написать объяснительную записку (разная тематика).

Для проведения данной лабораторной работы нужны опор­ные знания, а именно:

• особенность справочно-информационных документов;

• основное назначение этих документов;

• требования, предъявляемые к составлению докладных, служебных и объяснительных записок.

Приложение 4.1

Эмблема

Наименование организации

Наименование должности

Адресата с включением наименования

Организации в Д.п. И.О.Фамилия

Познавательные статьи:



Коммуникативные барьеры и пути их преодоления

Рынок недвижимости. Сущность недвижимости

Решение задач с использованием генеалогического метода

История происхождения и развития детской игры