Компьютерные конференции и телеконференции.

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

Основные компоненты АРМ

База данных – этообязательный компонент любой технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной и теме фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Пример.

В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, перепродаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (про грамм), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса» обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор это вид прикладного программного обеспечения, предназна­ченный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или уда­лять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети, Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использова­нии компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообще­ния своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь полу­чение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом ком­муникации.

Аудиопочта.Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электрон­ную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера бы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать спи­сок лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзвани­вать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь.Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает да и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, bf сит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почт Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками групп решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть в много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций:

Ø аудио,

Ø видео

Ø  компьютерную.

Видеотекст.Он основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решения имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

Ø создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

Ø заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услугиили поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

Ø заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео­-текста.

Хранение изображений.В любой фирме необходимо длительное время хранить боль­шое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удоб­но.

Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

Ø работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить воз­можность участия в ней всех заинтересованных лиц;

Ø количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

Ø программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, на­пример, с использованием факсимильной связи;

Ø перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

Ø должны быть организованы запись' конференции и ее хранение;

Ø запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам,
Видеоконференции.

    Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций,

но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В про­цессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстоя­ние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

односторонняя видео- и аудиосвязь.

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь.

Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмени­ваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь.

 В этой наиболее дорогой конфигурации использу­ется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции,
обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс - аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

АРМ секретаря:

ü Компьютер

ü Телефон

ü Факс

ü Принтер

ü Калькулятор

ü Копировальный аппарат

ü Сканер

Познавательные статьи:



Алгоритмические операторы Matlab

Конструирование и порядок расчёта дорожной одежды

Исследования учёных: почему помогают молитвы?

Почему терпят неудачу многие предприниматели?