Подготовка и оформление документов

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

1. Подготовка и оформление документов

- повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации

- унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования

2. Организация документооборота и исполнения документов

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ними (процесс регистрации)

- исключение потери документа (создание документальной базы организации)

-упорядочение документа оборота т.е. упрощение схем прохождения документов

- Повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами

-сокращение сроков исполнения и прохождения документов

-своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах т.е исключение дублирования работы над одним и тем же документом

3. Организация контроля исполнения документов

-объединение документированных потоков всех подразделений организации

-оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа

4. Организация хранения документов, поисковая система

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде.

- Обеспечение оперативного поиска и организации логического связывания документов и подборки документов

      Документ – информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющие его индефицировать

      Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления

Документационное обеспечение управления –отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ – документ, созданный юридическим лицом оформленный и установленный в юридическом порядке.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Электронный документ – документ в котором информация представлена в электронно- цифровой форме.

Автоматизация офиса —организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом pat Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации! способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференцию факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии