В зависимости от содержания документа выделяют такие виды докладных записок:

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 24Следующая ⇒

- инициативная - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы;

-  информационная - составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы;

- отчетная - информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Текст докладной записки обычно начинается с устойчивого словосочетания Довожу до Вашего сведения и состоит из 3-х частей:

- констатирующая часть: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

- анализирующая часть: анализ сложившейся ситуации;

- резюмирующая часть: предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Необходимо помнить, что:

- регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации;

- если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров;

- вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки;

- резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Реквизиты внешней докладной записки:

1) наименование ведомства, организации, где составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже);

2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3)  название вида документа (печатается прописными буквами);

4)  дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу);

5) регистрационный номер;

6)  место составления документа (располагается в одном ряду с датой в правом углу);

7)  заголовок к тексту;

8)  текст (располагается под заголовком);

9)   приложение (список прилагаемых документов);

10)  подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Пример внешней докладной записки

Реквизиты внутренней докладной записки:

1) наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)

2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3)  название вида документа (печатается прописными буквами);

4)  дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)

5) регистрационный номер;

6) место составления документа;

7) заголовок к тексту;

8)  текст

9)  приложение (список прилагаемых документов);

10)  подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Пример внутренней докладной записки

ЗАДАНИЯ

1.Ознакомьтесь с образцами докладных записок. Укажите их вариант (внутренняя, внешняя). Назовите отличия в оформлении реквизитов документов.

А)

Филиал ООО «Север»                                     Генеральному директору

                                                         ООО «Север»

                                                         О.О. Иванову

ул. Советская, д. 123, 116900,

г.Самара, 45001,

тел./факс (049) 112-56-90

E-mail: sever@sev.ru

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

20.02.2017 № 12/05-14                                                      г. Самара

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Довожу до Вашего сведения, что в силу недостатка в кандидатах для формирования административного аппарата для филиала в г. Самара необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 24.04.2017. Собеседования с новыми кандидатами будут проведены до 22.04.2017. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2017.

Начальник отдела      / подпись/                 В.О. Семенов

Б)

Отдел продаж                                        Директору ЧП «Оникс»

П.О. Капиносу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2017 № 6/34                                                               

О нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2017, менеджер по продажам Сафонова Татьяна Владимировна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Сафоновой Т.В., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить выговор Сафоновой Т.В..

Начальник отдела продаж / подпись/                 О.А. Ивасюк

2.Укажите словосочетания, которые являются предпочтительными при составлении докладной записки:

1) довожу до Вашего сведения – ставлю Вас в известность, что... – считаю необходимым сообщить;

2) прошу наложить дисциплинарное взыскание... – прошу объявить замечание... – прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания... – прошу применить дисциплинарное взыскание в форме...;

3) в связи с несоответствием профессиональных знаний занимаемой должности – в связи несоответствием занимаемой должности;

4) прошу принять соответствующие меры – прошу отреагировать на этот факт;

5) не был присутствующим на работе – был отсутствующим на работе – отсутствовал на рабочем месте.

Познавательные статьи:



Алгоритмические операторы Matlab

Конструирование и порядок расчёта дорожной одежды

Исследования учёных: почему помогают молитвы?

Почему терпят неудачу многие предприниматели?