Структура электронного письма

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 15 из 16Следующая ⇒

Общие правила сетикета

В виртуальном пространстве существуют своя социально-этическая система норм этикета. Все это определяется понятием сетикета.

1. Не следует даже в деловом электронном сообщении указывать персональные данные (паспортные, номер расчетного счета и т.д.), так как нет ни одной надёжной электронной почтовой системы.

2. Регулярно проверяйте содержимое своего почтового ящика.

3.Безотлагательно отвечайте на каждое письмо, адресованное непосредственно вам, даже если это письмо с испорченной кодировкой. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось. Время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, необходимо объяснить причины задержки.

3. Не отправляйте клиентам или деловым партнерам письмо с уведомлением о получении, т. к. по правилам сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить, дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза:

«Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

4. Всегда указывайте в письме тему.

5. Отвечая на письмо, сохраняйте исходное письмо отправителя в тексте своего ответа (можно воспользоваться кнопкой «Ответ»).

6. Как и в телефонном общении, электронную переписку должен заканчивать тот, кто был инициатором общения. Соблюдение перечисленных правил деловой переписки по Интернету – гарантия репутации солидного и надежного партнера.

    Общаясь в сети Интернет необходимо помнить, что к позитивным сторонам такого общения относится доступ к любой информации в любое время, а также возможность общения с человеком, где бы он ни находился. Однако электронные средства коммуникации создают и новые проблемы, в частности, проблему несанкционированного доступа к информации. Такой доступ могут пытаться осуществить как злоумышленники, так и службы или отделы соответствующего профиля.

    Перечисленные выше виды электронного общения дают более или менее полную картину о том сложном процессе коммуникаций, без которого трудно представить сегодня деловую сферу жизни. Для повышения личного профессионализма требуется овладение и постоянное совершенствование в каждом из этих видов электронной деловой коммуникации.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. нформационные письмо.

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Основные виды гарантийных писем:

1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.

2. Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.

3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь.

4. Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно указываются обязательства поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.

5. Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.

6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Гарантийное письмо имеет повышенную юридическую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Реквизиты гарантийного письма на выполнение работ

Наименование

                      реквизита 

Пример

1) название организации-отправителя (оформляется в левом верхнем углу).

ООО «Транстрой»

2) название структурного подразделения

Отдел строительно-монтажных работ

3)справочные данные организации-отправителя (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные)

г. Донецк- 62,

ул. Одинцова,27

e-mail:transtroi@mail.ru

тел.: (062)-330-21-19

факс:(062) -332-21-19

4) дата и номер регистрации письма (фиксируется в одной строке)

26.03.2016г. № 01-9/182

5) адресат (название и адрес получателя письма). Размещается в правом верхнем углу

Директору
ООО «Экспедиция»
А.В. Куйбышеву

6) название вида документа (только для гарантийного письма)

Гарантийное письмо

7) заголовок к тексту (оформляется слева по угловому принципу)