Тема 2. Построение простого запроса для таблиц «Заказчики», «Заказы».

↑

▷ Содержание

Стр 1 из 2Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

СУБД МS АССЕSS

Общие пояснения

Таблицы

Основной формой представления информации, содержащейся в базе данных, являются таблицы, поэтому при проектировании баз данных следует основательно продумать,

какие таблицы будут включены в базу данных, какие поля и в какой последовательности должна содержать каждая из создаваемых таблиц. Далее для каждого поля таблицы определяются имя, тип (формат) и описание поля, а также дополнительный набор свойств, присущих полю. Этот набор свойств зависит от выбранного типа данных (длина поля, точность представления данных, подписи, значения по умолчанию и др.)

Связывание полей

В базе данных отдельные таблицы могут быть связаны между собой отношениями. Отношение можно объявить при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля будет осуществляться связь.

Запросы

Запросы служат для выбора части данных таблицы, их анализа и изменения. Данные, доступные пользователю в одном запросе могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы. Результат запроса выбора отображается в специальной таблице - динамическом наборе данных. Этот набор называется Dynaset и выглядит точно так же, как таблица, но не является таковой. Dynaset является специально подобранной группой записей. Как только запрос будет закрыт, Dynaset ликвидируется, хотя записи, которые пользователь видел в нем, останутся в исходной таблице. В запросе могут быть установлены критерии, которым должны удовлетворять отбираемые записи, а также порядок сортировки отобранных записей.

Формы

Формы предназначены для ввода и предварительной обработки информации данных втаблицы.

Форма – это диалоговое окно для:

• просмотра и редактирования данных

• ввода новых записей

• управления ходом работы (кнопки)

• вывода вспомогательной информации

Формы являются удобным интерфейсом и помогают пользователям при вводе и редактировании данных. В режиме формы более полно возможно воспользоваться средствами, предоставляемые графической средой Windows (различные шрифты, цвет, графика и т.д.). С помощью формы можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи, в то время как в режиме таблицы часть полей может выходить за границу экрана. Формы могут быть созданы в режиме Автоформы, Мастера или Конструктора.

Отчеты

Отчеты предназначены для наглядного представления на экране и распечатки информации по базе данных

Отчет позволяет организовать и форматировать данные в соответствии с конкретными задачами и спецификациями. В программе Access можно создавать отчеты с использованием множества различных элементов оформления. Например, можно использовать текст, данные, рисунки, линии, поля, диаграммы и другие элементы для создания нужного отчета. Выбор и размещение элементов зависят от пользователя. Наклейки, счета, сводные данные о продажах, списки телефонов — все это примеры отчетов, которые можно создавать в приложении Access.

«Создание базы данных в СУБД Microsoft Ассеss».

Цели работы: Познакомиться с основами построения базы данных, научиться использовать программу создания баз данных МS Ассеss.

База данных необходима для осуществления следующих задач:

1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.

2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.

3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.п.

Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:

1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».

3. Сохраните файл в вашей папке.

Лабораторная работа №1

«Создание базы данных в СУБД МS Microsoft Асcеss».

Часть 1.

База данных необходима для осуществления следующих задач:

1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.

2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.

3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.н.

Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:

1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».

3. Сохраните файл в вашей папке.

4. В открытом окне новой базы данных выберите объект «Таблицы» и пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

5. Создайте таблицу со следующими полями и типами данных

Таблица 1

6. Выделите строку с именем «№ организационно-правовой формы» и правой клавишей мыши откройте контекстное меню, где выберите пунш «Ключевое поле».

7. Закройте конструктор, сохранив созданную таблицу под именем «Типы правовых форм».

8. Откройте созданную таблицу (она появилась в окне базы данных в объектах «Таблицы») и наполните ее содержимым в соответствии с рисунком 1, При этом вы заполняете только поля «Организационно-правовая форма», а номер будет проставляться автоматически.

Рис. 1. Данные таблицы «Типы правовых форм»

9. Снова выберите пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

10. Создайте таблицу с полями и типами данных, приведенными в таблице 2. В полях, размер которых может превысить 50 символов, в нижнем окне «Свойства поля» в строке «Размер поля» поставьте число 255.

11. Для поля «Город» задайте «Значение по умолчанию» Санкт-Петербург. Задайте ключевым поле «№ Поставщика» и сохраните таблицу под именем «Поставщики».

12. Снова откройте таблицу «Поставщики» в режиме конструктора.

Таблица 2

13. У имени поля «Организационно-правовая форма» поменяйте тип данных с текстового на «Мастер подстановок». Откроется диалоговое окно мастера подстановок, где необходимо выбрать пункт «... использовать значения из таблицы или запроса». Нажмите «Далее».

14. Выберите для столбца подстановки таблицу «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».

15. Перенесите из левого окошка в правое при помощи стрелки имя поля «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».

16. В следующем окне вы увидите получившийся столбец подстановки. Расширьте его так, чтобы весь текст был полностью виден. Обратите внимание, что автоматически вам предлагается скрыть ключевой столбец таблицы, с этим необходимо согласиться. Нажмите «Готово».

17. Сохраните изменения в структуре таблицы и закройте конструктор.

18. Откройте таблицу «Поставщики» и заполните ее данными аналогично рис. 2. В таблицу должно быть введено не менее 10 записей.

19. Аналогичным образом сформируйте и заполните данными соответственно таблицы «Заказчик», «Товар», «Отгрузка», «Заказы», используя поля, приведенные в таблицах ниже.

Таблица 3

Структура таблицы «Заказчик»

Таблица 4

Структура таблицы «Товар»

Таблица 5

Структура таблицы «Отгрузка»

Таблица 6

Структура таблицы «Заказы»

Структура таблицы «Заказчик»

19. Завершите работу СУБД Microsoft Access, сохранив содержимое обеих таблиц.

Рис. 2. Содержимое таблицы «Поставщики»

Лабораторная работа №2

Тема 1. Формирование связей между таблицами.

После создания структуры таблиц (Поставщики, Заказчик, Товар, Отгрузка, Заказы) для сущностей базы данных "Типы правовых форм" необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.

1.1.Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду " Схема данных ", появится активное диалоговое окно " Добавление таблицы " на фоне неактивного окна Схема данных.

1.2.В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку «Добавить», при этом в окне " Схема данных " добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне «Схема данных» необходимо закрыть окно «Добавление таблицы», щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке «Закрыть».

1.3. Следующий шаг - это установка связей между таблицами в окне «Схема данных». Для этого в окне «Схема данных» необходимо отбуксировать (переместить) поле «№ организационно-правовой формы» из таблицы «Типы правовых форм» на соответствующее поле таблицы «Заказчик», в результате этой операции появится окно " Изменение связей ".

1.4. В появившемся окне диалога " Изменение связей " необходимо активизировать флажки: " Обеспечить целостность данных ", " каскадное обновление связанных полей " и " каскадное удаление связанных записей ", убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку «Создать».

1.5. В окне «Схема данных» появится связь один-ко-многим между таблицами «Типы правовых форм» и «Заказчик». Аналогичным образом надо связать поля «Код заказчика» в таблицах «Заказчик» и «Заказы», а затем поля «Код Заказа» в таблицах «Заказы», «Товар» и «Отгрузка», поля «Код поставщика» в таблицах «Заказы» и «Поставщики». В итоге получим «Схему данных», представленную на рисунке 1.

1.6. Установите связи между таблицами базы данных в соответствии с данными, приведенными в табл. 1.

Таблица 1.

1.7. На рис. 1 приведена схема данных, полученная в результате установки связей между таблицами.

Рис.1 Схема данных

Рис.2 Построение простых запросов для таблиц «Заказчики» и «Заказы»

Рис.3 Построение запросов для связанных таблиц

Рис.4 Использование построителя выражений в запросах

2.1 1 Постройте самостоятельно следующие запросы:

• Выбрать товары, заказные в первом квартале текущего года.

• Выбрать перечень заказчиков, заказавших товары на сумму не менее 560 руб. за январь 2011 года. ^[1] )

• Выбрать перечень заказчиков, заказавших заданный перечень товаров в указанный промежуток времени.

• Выбрать товары, отгруженные заказчикам, проживающим в Выборгском районе, за февраль 2011 года.

• Выбрать поставщиков, отгрузивших указанный перечень товаров в первом квартале текущего года.

Рис.6 Разработка экранной формы для таблиц «Заказчики»

11. Для поля Район следует подключить Поле со списком, в появившемся окне выбрать опцию «Будет введен фиксированный набор значений» и нажать клавишу Next. Введите перечень районов города, нажмите клавишу Next. Задайте подпись «Район» для поля со списком и нажмите клавишу Finish.

12. При вводе информации в эту область (пока на экране написано - свободный), необходимо установить связь между этой областью и полем базы данных. Для установки связи нажмите правую клавишу мыши, выберите опцию Свойства, в появившемся окне на вкладке «Данные», в строке Данные выберите поле «Район». В строке «Ограничиться списком» выберите опцию Да.

13.Для поля «Организационно-правовая форма» подключите объект «Поле со списком», но в качестве источника задайте таблицу «Типы правовых форм», поле «Краткое наименование».

14. Закончите формирование экранной формы «Заказчики» и сохраните ее под именем «Заказчики».

15. Аналогичным образом сформируйте экранные формы для всех построенных таблиц.

Создание отчетов

1. Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

2. В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

Мы переносим в правую часть все доступные поля.

3. На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «ФИО представителя».

4. Далее выбираем «Блок» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

5. Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) – выберете тот, который вам больше подходит.

6. На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Выбираем последний вариант.

Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поля не соответствующие длине записи.

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «ФИО представителя» в «Области данных», нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.

Вопросы к зачету.

1. Назначение объекта "Отчет" в СУБД МS Ассеss.

2. Опишите состав и содержание областей отчета в режиме "Конструктор".

3. Для чего на панели инструментов используется кнопка "Сортировка и группировка"?

4. Как включить вычисляемое поле в отчет?

5. В какую область отчета обычно вставляется текущая дата и номер страницы? Как это выполнить?

6. Как вызвать окно "Свойства отчета"?

Содержание отчета.

Постановка задачи

Схема БД

Формирование таблиц

Формирование запросов

Формирование форм

Формирование отчётов

Вывод

[1] Для расчёта суммы заказа используйте Построитель выражений (рис.3).

СУБД МS АССЕSS

Общие пояснения

Таблицы

Основной формой представления информации, содержащейся в базе данных, являются таблицы, поэтому при проектировании баз данных следует основательно продумать,

какие таблицы будут включены в базу данных, какие поля и в какой последовательности должна содержать каждая из создаваемых таблиц. Далее для каждого поля таблицы определяются имя, тип (формат) и описание поля, а также дополнительный набор свойств, присущих полю. Этот набор свойств зависит от выбранного типа данных (длина поля, точность представления данных, подписи, значения по умолчанию и др.)

Связывание полей

В базе данных отдельные таблицы могут быть связаны между собой отношениями. Отношение можно объявить при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля будет осуществляться связь.

Запросы

Запросы служат для выбора части данных таблицы, их анализа и изменения. Данные, доступные пользователю в одном запросе могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы. Результат запроса выбора отображается в специальной таблице - динамическом наборе данных. Этот набор называется Dynaset и выглядит точно так же, как таблица, но не является таковой. Dynaset является специально подобранной группой записей. Как только запрос будет закрыт, Dynaset ликвидируется, хотя записи, которые пользователь видел в нем, останутся в исходной таблице. В запросе могут быть установлены критерии, которым должны удовлетворять отбираемые записи, а также порядок сортировки отобранных записей.

Формы

Формы предназначены для ввода и предварительной обработки информации данных втаблицы.

Форма – это диалоговое окно для:

• просмотра и редактирования данных

• ввода новых записей

• управления ходом работы (кнопки)

• вывода вспомогательной информации

Формы являются удобным интерфейсом и помогают пользователям при вводе и редактировании данных. В режиме формы более полно возможно воспользоваться средствами, предоставляемые графической средой Windows (различные шрифты, цвет, графика и т.д.). С помощью формы можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи, в то время как в режиме таблицы часть полей может выходить за границу экрана. Формы могут быть созданы в режиме Автоформы, Мастера или Конструктора.

Отчеты

Отчеты предназначены для наглядного представления на экране и распечатки информации по базе данных

Отчет позволяет организовать и форматировать данные в соответствии с конкретными задачами и спецификациями. В программе Access можно создавать отчеты с использованием множества различных элементов оформления. Например, можно использовать текст, данные, рисунки, линии, поля, диаграммы и другие элементы для создания нужного отчета. Выбор и размещение элементов зависят от пользователя. Наклейки, счета, сводные данные о продажах, списки телефонов — все это примеры отчетов, которые можно создавать в приложении Access.

«Создание базы данных в СУБД Microsoft Ассеss».

Цели работы: Познакомиться с основами построения базы данных, научиться использовать программу создания баз данных МS Ассеss.

База данных необходима для осуществления следующих задач:

1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.

2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.

3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.п.

Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:

1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».

3. Сохраните файл в вашей папке.

Лабораторная работа №1

«Создание базы данных в СУБД МS Microsoft Асcеss».

Часть 1.

База данных необходима для осуществления следующих задач:

1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.

2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.

3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.н.

Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:

1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».

3. Сохраните файл в вашей папке.

4. В открытом окне новой базы данных выберите объект «Таблицы» и пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

5. Создайте таблицу со следующими полями и типами данных

Таблица 1

6. Выделите строку с именем «№ организационно-правовой формы» и правой клавишей мыши откройте контекстное меню, где выберите пунш «Ключевое поле».

7. Закройте конструктор, сохранив созданную таблицу под именем «Типы правовых форм».

8. Откройте созданную таблицу (она появилась в окне базы данных в объектах «Таблицы») и наполните ее содержимым в соответствии с рисунком 1, При этом вы заполняете только поля «Организационно-правовая форма», а номер будет проставляться автоматически.

Рис. 1. Данные таблицы «Типы правовых форм»

9. Снова выберите пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

10. Создайте таблицу с полями и типами данных, приведенными в таблице 2. В полях, размер которых может превысить 50 символов, в нижнем окне «Свойства поля» в строке «Размер поля» поставьте число 255.

11. Для поля «Город» задайте «Значение по умолчанию» Санкт-Петербург. Задайте ключевым поле «№ Поставщика» и сохраните таблицу под именем «Поставщики».

12. Снова откройте таблицу «Поставщики» в режиме конструктора.

Таблица 2

13. У имени поля «Организационно-правовая форма» поменяйте тип данных с текстового на «Мастер подстановок». Откроется диалоговое окно мастера подстановок, где необходимо выбрать пункт «... использовать значения из таблицы или запроса». Нажмите «Далее».

14. Выберите для столбца подстановки таблицу «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».

15. Перенесите из левого окошка в правое при помощи стрелки имя поля «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».

16. В следующем окне вы увидите получившийся столбец подстановки. Расширьте его так, чтобы весь текст был полностью виден. Обратите внимание, что автоматически вам предлагается скрыть ключевой столбец таблицы, с этим необходимо согласиться. Нажмите «Готово».

17. Сохраните изменения в структуре таблицы и закройте конструктор.

18. Откройте таблицу «Поставщики» и заполните ее данными аналогично рис. 2. В таблицу должно быть введено не менее 10 записей.

19. Аналогичным образом сформируйте и заполните данными соответственно таблицы «Заказчик», «Товар», «Отгрузка», «Заказы», используя поля, приведенные в таблицах ниже.

Таблица 3

Структура таблицы «Заказчик»

Таблица 4

Структура таблицы «Товар»

Таблица 5

Структура таблицы «Отгрузка»

Таблица 6

Структура таблицы «Заказы»

Структура таблицы «Заказчик»

19. Завершите работу СУБД Microsoft Access, сохранив содержимое обеих таблиц.

Рис. 2. Содержимое таблицы «Поставщики»

Лабораторная работа №2

Тема 1. Формирование связей между таблицами.

После создания структуры таблиц (Поставщики, Заказчик, Товар, Отгрузка, Заказы) для сущностей базы данных "Типы правовых форм" необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.

1.1.Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду " Схема данных ", появится активное диалоговое окно " Добавление таблицы " на фоне неактивного окна Схема данных.

1.2.В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку «Добавить», при этом в окне " Схема данных " добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне «Схема данных» необходимо закрыть окно «Добавление таблицы», щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке «Закрыть».

1.3. Следующий шаг - это установка связей между таблицами в окне «Схема данных». Для этого в окне «Схема данных» необходимо отбуксировать (переместить) поле «№ организационно-правовой формы» из таблицы «Типы правовых форм» на соответствующее поле таблицы «Заказчик», в результате этой операции появится окно " Изменение связей ".

1.4. В появившемся окне диалога " Изменение связей " необходимо активизировать флажки: " Обеспечить целостность данных ", " каскадное обновление связанных полей " и " каскадное удаление связанных записей ", убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку «Создать».

1.5. В окне «Схема данных» появится связь один-ко-многим между таблицами «Типы правовых форм» и «Заказчик». Аналогичным образом надо связать поля «