Вимоги до мови та змісту документа (за С. В. Шевчук)

↑

▷ Содержание

Стр 1 из 2Следующая ⇒

1. Домагатися максимальної простоти і ясності (але не примітивності) викладу:

а) у всіх випадках, коли це не шкодить змістові, намагатися викласти думку простим реченням;

б) активно використовувати в тексті усталені в офіційно-діловому стилі словосполучення та стійкі вирази;

в) уникати називання тих же понять і реалій різними лексичними одиницями (синонімами, перифразами), плеоназмів і тавтології (своя автобіографія, у травні місяці, спільне співробітництво - повинно бути: автобіографія, у травні, співробітництво); невиправданого використання іншомовних слів тощо;

г) строго дотримуватися прямого порядку слів у реченні (підмет мусить стояти перед присудком, узгоджене означення – перед означуваним словом, а неузгоджене – після нього, додаток – після дієслова, обставини часу і місця та вставні слова – на початку речення), вдаватися до інверсії лише у виняткових випадках;

д) для скорочення тексту (зокрема, вказуючи на причини прийняття того чи іншого рішення) вживати дієприслівникові звороти, ставлячи їх на початку речення і пильно слідкуючи за тим, щоб не спотворити зміст;

ж) використовувати загальноприйняті скорочення та абревіатури.

2. Домагатися чіткості й логічності викладу:

а) виразно відділяти усі структурні елементи тексту;

б) кожний новий блок інформації розпочинати з абзацу;

в) активно використовувати у тексті переліки, класифікації, узагальнюючі слова при однорідних членах речення, підсумкові конструкції тощо;

г) при наявності цифрової інформації представляти її у вигляді таблиць і схем.

3. Домагатися відповідності тексту документа вимогам офіційно-ділового стилю та нормам сучасної української літературної мови:

а) не допускати вживання в тексті емоційно забарвлених морфем, слів, виразів;

б) користуватися лише загальноприйнятими літературними термінами та поняттями, уникати розмовних, просторічних, діалектних елементів;

в) замість особових займенників вживати іменники, виклад вести переважно від третьої особи;

г) не допускати відтворення в тексті суб'єктивного ставлення до фактів, явищ, про які йдеться.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка'.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Склад та послідовність розміщення реквізитів у службо­вому документі називається формуляром. Формуляр-зра-зок — це модель побудови формуляра службового доку­мента, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:

1 — зображення Державного герба України, герба Авто­номної Республіки Крим;

2 — зображення емблеми організації або товарного зна­ка (знака обслуговування);

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 ■— код форми документа;

6 — назва організації вищого рівня;

7 — назва організації;

8 — назва структурного підрозділу організації;

9 — довідкові дані про організацію;

10— назва виду документа;

11— дата документа;

12— реєстраційний індекс документа;

13— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14— місце складання або видання документа;

15— гриф обмеження доступу до документа;

16— адресат;

17— гриф затвердження документа;

18— резолюція;

19— заголовок до тексту документа;

20— відмітка про контроль;.

21— текст документа;

22— відмітка про наявність додатків;

23— підпис;

24— гриф погодження документа;

25— візи документа;

26— відбиток печатки;

27— відмітка про засвідчення копії;

28— прізвище виконавця і номер його телефону;

29— відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30— відмітка про наявність документа в електронній формі;

31— відмітка про надходження документа до організації;

32— запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призна­чення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорово­го сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа — це зуніфікована форма (службово­го) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкрет­ними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, дові­док, наказів, протоколів, листів.

Застосування бланків під час складання документів підви­щує культуру ділового спілкування, надає інформації офіцій­ного характеру.

Заява

Рекомендації щодо оформлення заяви

Заява завжди пишеться від руки в одному примірнику. Скорочення слів, крім загальноприйнятих, не вживаються. Прізвище особи, яка звертається із заявою, має форму родового відмінка без прийменника -від-. Допускається використання форми давального відмінка із закін­ченням -ові чи -у, -еві чи -ю: директорові або директору. Текст заяви може містити цифрові дані, запис яких має стандарт: 500 (п'ятсот гривень). Дату слід оформляти цифровим або словесно-цифровим спосо­бом: 06.12.09 або 12 грудня 2009 року. Укладаючи заяву, треба дбати не лише про грамотність, а й про дотримання етикету. Недоречними є вислови типу "Сподіваюся на по­зитивне вирішення мого питання", "Прошу не відмовити". Проявом етикету є також правильне адресування заяви. Адресант обов'язково повинен враховувати можливості організації та офіційних осіб щодо вдово­лення висловленого в заяві прохання.

Ключові слова і вирази для написання заяви

Прошу надати, прошу дозволити, у зв'язку з хворобою, через хворо­бу, за власним бажанням, за власний рахунок, без збереження заробітної плати, до заяви додаю такі документи.

Не можна вживати у тексті заяви такі вирази: прошу Вашого дозво­лу на надання мені..., прошу надати дозвіл. Правильно буде: прошу на­дати мені..., прошу дозволити....

Зразок оформлення особистої заяви

Директорові ВО «Радар»

Тимченку З. М.

Черниш Тетяни Іванівни

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на посаду старшого інженера відділу комплектування з 20.08.09.

Додаток:

1. Копія диплома про вищу освіту.

2. Трудова книжка.

3. Особовий листок обліку кадрів.

19.08.09 підпис

Протокол

Протокол – це найпоширеніший із документів колегіальних органів (зборів, нарад, конференцій тощо). Існують протоколи, що засвідчують певний факт (протокол санінспектора, слідчих органів, автоінспектора), а також протоколи, зміст яких є об’єктивним описом якоїсь події. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи: стислі (прості), у яких записані лише ухвали; повні (складні), які мають всі необхідні для протоколу реквізити; стенографічні, які містять дослівний запис усіх виступів, пропозицій за допомогою спеціальних скорочень та умовних знаків. Протокол укладає секретар або компетентна особа, веде збори голова.

Реквізити протоколу: 1) назва виду документа; 2) порядковий номер протоколу; 3) назва зборів, конференції із зазначенням їх характеру; 4) назва установи чи організації, де відбувся захід; 5) дата проведення зборів; 6) місце проведення заходу; 7) голова та секретар, їхні прізвища; 8) кількісний склад присутніх; 9) кількісний склад відсутніх, їхні прізвища; 10) порядок денний; 11) текст протоколу, що поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного і оформляються за такою схемою: СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: УХВАЛИЛИ; 12) підписи голови та секретаря.

Познавательные статьи:



Психологические особенности спортивного соревнования

Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации

Занятость населения и рынок труда

Социальный статус семьи и её типология