Особенности систематизации документов по личному составу

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 11Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

К документам по личному составу относятся: в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности: приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании работников; учетные документы: списки работников организации (личного состава); книги (журналы) учета приказов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работников; алфавиты приказов по личному составу, карточки по учету личного состава (ф. Т-2); личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела); трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела; бухгалтерские документы: лицевые счета работников по заработной плате (в том числе - табуляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы); документы об аттестации и тарификации; тарификационные ведомости (списки); документы о проведении аттестации и установлении квалификации; наградная документация; документы о несчастных случаях, связанных с производством: акты, протоколы, докладные записки; невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.).

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

- в представительных органах власти и местного самоуправления персональные карточки учета депутатов;

- в сельских администрациях: домовые книги для прописки граждан;

- на предприятиях сельского хозяйства: книги учета труда и расчетов с работниками;

- в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования: протоколы общих собраний учредителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы;

- в комитетах, отделах администраций городов, районов по образованию: документы по патронированию и опеке;

- в центрах занятости населения и миграционных службах: личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев.

Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Основной признак систематизации - хронологически-структурный в описях фондов действующих организаций. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений - номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости. Например:

Отдел кадров

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- алфавитные книги (списки) личного состава;

- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;

- личные дела уволенных работников;

- домовые книги для прописки граждан.

Бухгалтерия

- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих (при их отсутствии - ведомости начисления заработной платы); книги учета труда и расчетов с работниками;

- тарификационные списки.

Главный инженер

- акты о несчастных случаях, связанных с производством.

При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело. Если общий объем документов по личному составу ликвидированных предприятий (ИЧП, ТОО и др.) не превышает объема (ориентировочно) 5-10 листов, то допускается формирование их в одно дело.

Ниже приводятся образцы систематизации единиц хранения в описях дел и документов по личному составу в организациях и учреждениях, имеющих и не имеющих структуру. Например:

Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан.

В описях документов по личному составу бесструктурных организаций систематизация документов производится по хронологическо-номи-нальной схеме. Документы систематизируются и описываются по номинальному признаку (приказы, личные дела безработных), но располагаются в описи по хронологии их происхождения. Внутри своей группы личные дела безработных группируются по годам рождения последних с соблюдением в пределах года рождения алфавита фамилий безработных. Например:

Организация, не имеющая структур:

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии