Зона відомостей про кореспондента

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 8Следующая ⇒

Зона відомостей про кореспондента включає наступні реквізити:

Кореспондент – вводиться згідно з довідником кореспондентів-адресатів. Активація довідника здійснюється за допомогою одноразового натискання лівої клавіші миші на кнопку , розташовану праворуч від поля, в якому буде розміщено назву кореспондента, взяту з довідника (Рисунок 15);

Назва кореспондента – у це поле після визначення кореспондента, допису­ються інші відомості про кореспондента.

П.І.Б. – заповнюється за необхідністю.

Вихідний номер кореспондента, Дата та Контрольний термін кореспондента заповнюється за необхідністю та при наявності.

Рисунок 15. Довідник кореспондентів.

Для введення Кореспондента система пропонує користувачеві виконати пошук потрібного кореспондента.

Пошук потрібного елемента кодифікатора здійснюється:

· переміщенням по сторінках переліку, вибором мишею конкретної сторінки,

· вибором елемента переліку за допомогою миші,

· використанням кнопки . Ця кнопка запускає пошук елементів кодифіка­тора, код і назва яких подібні заданим у вікнах вводу «Код» та «Назва».

Після заповнення тексту для пошуку (або фрагменту тексту, для чого у відповід­ному віконці проставити прапорець «по фрагменту»), треба дати команду (відібрати). Для вибору потрібного пункту меню натиснути ліву клавішу миші на кнопці у відповідному рядку.

Принцип пошуку за кодом залишається незмінним: за фрагментом або за по­чатком.

Зона відомостей про вхідний документ

Відомості про головні реквізити документа (Додаток 1):

При створенні нової картки вхіднийреєстраційний номер документа (№ з/п доку­мента) заповню­ється автоматично - це максимальний реєстраційний номер картки по­точного року, збільшений на одиницю. Вхідний номер (№ з/п) документа мож­на відко­ригувати на інший. Реєстраційний номер контролюється на унікальність у межах поточ­ного і мину­лих років

За умовчанням Дата реєстрації кореспонденції (число, місяць, рік) для нових карток відповідає поточній даті. За бажанням дату реєстрації можна змінити на іншу. При цьому відбувається контроль реєстраційного номера на унікальність у межах року, вказаного в даті реєстрації.

Вид документа – вводиться згідно з довідником видів документів, може бути заповнений способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Вид доставки – вводиться згідно з довідником видів доставки документів, заповнюється способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Арк. – довільне числове поле, що вказує на кількість аркушів документа і вво­диться з клавіатури;

Справа (Код номенклатури справи), до конкретної позиції якої відноситься документ, що реєст­рується, може бути заповнений способом, аналогічним заповненню кореспондента;

Том – (номер тому у справі) заповнюється за необхідністю. Використовується при формуванні описів справ.

Зона інформації про зміст документа

Відомості про головні реквізити документа (Додаток 1):

Короткий зміст заповнюється у довільній формі;

Кому адресований (прізвище посадової особи, якій адресовано документ). Вводиться згідно з довідником посадових осіб. Може бути занесене в базу даних способом, аналогічним заповненню кореспондента.

Дати вручення та повернення доку­мента заповнюються з клавіатури або з використанням вікна «Календар». Поле Дата вручення заповнюється поточною датою при заповненні поля Кому адресований.

Вид контролю – вибирається з відповідного кодифікатора. Після заповнення поля Вид контролю значення у полі Термін заповнюється автоматично, корегується з клавіатури або з використанням вікна «Календар»;

Продовжено – (число, місяць, рік) - заповнюється з клавіатури. Ця дата є результатом продовження терміну виконання;

Знято з контролю – прізвище співробітника підрозділу контролю, що зняв документ з контролю, вводиться згідно з довідником посадових осіб; дата зняття документа з контролю.

Познавательные статьи:



Алгоритмические операторы Matlab

Конструирование и порядок расчёта дорожной одежды

Исследования учёных: почему помогают молитвы?

Почему терпят неудачу многие предприниматели?