Организация системы управления документооборотом

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 28Следующая ⇒

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.

Порядок оформления первичных документов должен исключать возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.

Документооборот — организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

>• стабильность работы бухгалтерской службы;

>• четкость и оперативность обработки и движения документов;

>• своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1) разработка Положения о бухгалтерской службе;

2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

3) составление графика документооборота;

4) создание технологии обработки учетной информации;

5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

6) подготовка дел к длительному хранению.
Остановимся подробнее на первых трех этапах.

Как правило, при достаточно большом объеме учетной работы организовывается бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всего подразделения в целом путем разработки Положения о бухгалтерской службе и должностных инструкций работникам подразделения.

Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) — внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения.

Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.

Текст Положения обычно включает следующие разделы.

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (служебные связи)

7. Организация работы

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления своей деятельности, указываются виды документов, которыми обмениваются подразделения, при необходимости — сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.

Приведем извлечение из примерного Положения о бухгалтерской службе (табл. 13).

Таблица 13 Положение о бухгалтерской службе

(извлечение) 6. Взаимоотношения (служебные связи)

Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только после этого утверждается руководителем организации.

Срок действия утвержденного Положения о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.

Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов.

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (служебные связи)

7. Организация работы и оценка деятельности

Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» должностной инструкции каждого сотрудника бухгалтерии разрабатывается на основании соответствующего раздела Положения о бухгалтерской службе и отражает взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации (в том числе внутри одного подразделения), а также между должностным лицом и сторонними организациями.

В качестве примера приведем извлечение из должностной инструкции бухгалтера-кассира.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.

Полномочия сотрудника на получение документов от сторонних организаций подтверждаются письмами (доверенностями), направляемыми в адрес этих организаций.

Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

Факт ознакомления с текстом должностной инструкции фиксируется с помощью отметки «С инструкцией ознакомлен» и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.

Образец должностной инструкции приведен в табл. 14.

На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации разрабатывается график документооборота в организации.

Таблица 14

ОАО «Юлия» УТВЕРЖДАЮ

12.01.2004 № 11 Руководитель организации

г. Москва Жуков (Жуков В.В.)

15.01.2004

Познавательные статьи:



Техника прыжка в длину с разбега

Тактические действия в защите

История Олимпийских игр

История развития права интеллектуальной собственности