VIII. Особенности работы с электронными документами

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 8Следующая ⇒

8.1. Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в условиях применения системы электронного документооборота (СЭД) в процессе делопроизводства и документооборота Университета и распространяются на организацию работы с электронными документами, включаяподготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью СЭД. Электронный документооборот в Университете осуществляется с использованием (системы электронного документооборота коллективного пользования) СЭДКП. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.

8.1.1. Движение документов внутри Университета, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование, визирование и подписание производятся в электронном виде.

8.1.2. Прием электронных документов из сторонних организаций и отправка электронных документов осуществляются в отделе документационного обеспечения.

8.1.3. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета осуществляет отдел документационного обеспечения.

8.1.4. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

8.1.5. Документы, создаваемые или поступающие в Университет на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Регистрации подлежат документы, поступившие от организаций и физических лиц.

Созданные или визируемые документы подписываются (электронной цифровой подписью) ЭЦП конкретного должностного лица.

8.1.6. В СЭДКП не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя университета. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

8.1.7. Организационно-методическое и техническое сопровождение СЭД осуществляет Отдел инновационных средств обучения Центра информационных технологий.

8.1.8. Документы, доставленные средствами общеуниверситетского почтового сервиса (ОПС), автоматически переносятся в СЭДКП.

8.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

8.2.1. В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

8.2.2. Регистрация документов производится в пределах выделенных в Университете документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.

8.2.3. Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт. Акт регистрируется в СЭДКП и направляется отправителю документа.

8.2.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД, сканируются, подписываются ЭЦП, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Подлинник документа хранится в отделе документационного обеспечения Университета, куда он поступил, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.

8.2.5. Организация делопроизводства в пределах выделенных в университете документопотоков осуществляется в соответствии с «Положением об организации делопроизводства в системе электронного документооборота коллективного пользования».

8.2.6. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. При необходимости нумерация страниц в деле уточняется и корректируется специалистом, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив.

8.2.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.

8.2.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

8.2.9. Электронные документы, поступившие из структурных подразделений передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной

приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от19 января 2011 г. № 15/о

Оформления некоторых общих реквизитов

1. Все документы, представленные в приложениях № 3, 5-6, 9-10, 12-19 Инструкции по делопроизводству в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы» от 19 января 2011 г. №15/о, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифтов меньше № 14.

2. Параметры страницы:

верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 2 см, левое поле – 2 см, правое поле – 1 см.

3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером № 12 без дополнительных символов.

4. Наименование учреждения – МИНОБРНАУКИ РОССИИ – печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

5. Наименование организации – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» – указывается в точном соответствии с Уставом Университета. Сокращенное наименование указывается вслед за полным наименованием (ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)

6. Наименование вида акта – ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, СПРАВКА, АРХИВНАЯ СПРАВКА – печатается в разрядку, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

7. Заголовок печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

8. Текст, менее 15 строк печатается через 1,5 интервала. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

9. Подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Проректор по учебной работе М.В. Михайлов

10.В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером № 8.

Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату.

Приложение № 2

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от 19 января 2011 г. № 15/о

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации

1. Формы статистической отчетности.

2. Баланс университета, бухгалтерские документы (без сопроводительного письма).

3. Сводки и информация, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты).

6. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией.

7. Поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты и т.п.

Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству

в ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы», утвержденной приказом ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»

от 19 января 2011 г. № 15/о

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии