Начальнику авторемонтной станции Курбанову

↑

Стр 1 из 2Следующая ⇒

______________________________________________________________________

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ БЛОК

____________________________________________________________________

Тема:  «Форма документа. Способы изложения материала в документе. Сораз-

       мерность частей документа. Рубрикация».                       

План

1. Форма документа.

2. Способы изложения материала в документе.

3. Соразмерность частей документа.

4. Рубрикация.

ФОРМА ДОКУМЕНТА

Признаки, назначение и состав унифицированной документации определяются Главным управлением статистики Донецкой Народной Республики

во исполнение пункта 3 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 августа 2016 года № 10-21 «О трудовых книжках», в соответствии со статьей 13 Закона Донецкой Народной Республики «О государственной статистике» (с изменениями) и подпунктом 7 пункта 8 Положения о Главном управлении статистики Донецкой Народной Республики, утвержденного приказом Министерства экономического развития Донецкой Народной Республики от 30 июля 2015 года № 55. И Типовой инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утверждённой Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 № 19-27.

Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совете Министров Донецкой Народной Республики, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

Порядок организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве Учреждения, ведения делопроизводства, касающееся документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, ведения делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативными правовыми актами.

Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, которые разрабатываются на основании настоящей Инструкции, а также регламентов и стандартов на организационно- распорядительную документацию.

Главное управление статистики Донецкой Народной Республики устанавливает общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы по учету кадров и по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда.

Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объёма, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ, как правило, имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

1) Государственный герб Донецкой Народной Республики;

2) наименование органа исполнительной власти;

3) должность лица — автора документа;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о органе исполнительной власти;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование либо аннотация документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Могут изготавливаться бланки, реквизиты которых обозначаются на нескольких языках: государственном и иностранном.

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланка письма, в зависимости от учредительных документов организации.

    В типовом формуляре закрепляются:

1. Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий его юридическую и практическую полноценность.

2. Логическая схема документа, т.е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например, в бланках писем печатают:

1) эмблему организации (если она имеется);

2) наименование ведомства;

    3) наименование организации;

    4) наименование структурного подразделения;

5) адрес, номер телефона, телеграфный шифр, номер телетайпа; номер расчетного счета в банке;

6) ограничительные линии для полей, индекс, даты, ссылки на номер и дату

(со словами на №...);

    7) трафаретные части текста.

    Такая схема расположения материала соответствует сложившейся практике работы с письмами:

1) работника, ответственного за регистрацию и рассылку корреспонденции, интересуют прежде всего сведения, содержащиеся на бланке (наименования учреждений, даты, адреса, номера);

2) работника, реферирующего переписку и осуществляющего подбор писем,

интересует в первую очередь заголовок, тема письма, а также ссылки на другие документы;

3) специалиста, который должен детально ознакомиться с содержанием письма и дать заключение, интересует основной текст письма, приложения и т.д.

    Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа дол-жен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словами ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанными прописными буквами на отдельной строке тремя интервалами ниже констатирующей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия (используются глаголы в неопределенной форме). В качестве исполнителя должны быть указаны организации или структурные подразделения:

1. Отделочному цеху принять...

2. Отделу реализации обеспечить...

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу; в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Данные об исполнителе (фамилию, должность, наименование организации или структурного подразделения) указывают в форме дательного падежа: заведующему лабораторией профессору Болотину А.Р. обеспечить... Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если приказ не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.

    Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения.

    Текстовую, содержательную часть организационно-распорядительного документа следует располагать между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».

    Резолюция на документе должна быть датирована и подписана. «Гриф утверждения» должен состоять из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не

входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.

«Гриф согласования» состоит из слова «Согласовано», наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в распорядительных документах может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.

Сейчас должностными лицами государственных органов в системе электронного документообмена может использоваться электронная цифровая подпись (при удостоверении электронных документов в пределах полномочий этих лиц).

Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку, пользование компьютерными технологиями и т.д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно осложняет работу. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств. Неправильное расположение обусловленного типовым формуляром материала очень затрудняет использование документа.

Неправильно, например, составлена следующая докладная записка:

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Старший техник Л. Дьячков

    Ошибки:

1) дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ведомство, которому она подчинена;

    2) не указаны инициалы адресата;

    3) наименование документа – «Докладная записка» – должно указываться

не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место непосредственно после наименования адресата (адресату может быть важно до ознакомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто служебному делу);

    4) текст следовало разделить двумя абзацными отступами (после слов по следующему поводу и с бухгалтерией);

    5) не указана дата составления документа;

    6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не предложения или просьбы. Подобные типичные ошибки должны устраняться работниками, занимающимися ведением документации. На эти недочёты нужно обращать внимание составителей, незнакомых с установленными стандартными формами.

СПОСОБЫ ИЗЛОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛА В ДОКУМЕНТЕ

Наиболее общее требование, определяющее специфику изложения в деловых, научных и публицистических текстах, заключается в следующем:

1) изложение должно вестись по четко продуманному плану;

2) ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не должны нарушаться законы логики.

По способу изложения принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В  п о в е с т в о в а н и и  рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей, явлениях природы и т.д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов, информационные сообщения и заметки и т.д.

    В  о п и с а н и и  характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д. Например:

...С 1989 г. в совхозе проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью

укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по 18–20 часов в сутки. В бригады были направлены специалисты, лично ответственные за сроки и качество полевых работ. Была организована доставка горячего питания непосредственно на место работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 – четыре, тракторов МТЗ-7 – три и необходимый сельскохозяйственный инвентарь...

    В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством совхоза мер.

    В тексте, называемом  р а с с у ж д е н и е м,  логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. Например:

    В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии...

    Данное рассуждение построено на установлении причинно-следственных связей между явлениями.

    В текстах документов могут встретиться различные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др.

    Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и рассуждение очень часто дополняют одно другое. Поэтому составителю и редактору документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала.

    1. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу.

    Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста. Это условие не выполнено, например, в таком отрывке из автобиографии:

    Я, Гришин Николай, родился 17 октября 1924 г. в деревне Климова Гора Осташковского района Тверской области. До войны жил в деревне и окончил 6 классов, а затем работал в колхозе. После войны моя семья поселилась в городе Осташкове, где я живу и сейчас. В 1948 г. был призван на действительную службу в ряды Вооруженных сил...

Фраза После войны моя семья поселилась в городе Осташкове... выбивается из ритма повествования и в приведенном контексте вряд ли уместна.

2. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую

очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений и т.д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т.п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? Быстрота реакции? темперамент? и т.д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете.

    3. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства.

Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Примером рассуждения, построенного на основе индукции (от частного – к общему), может служить приведенный выше отрывок из письма, в котором обосновывается невозможность выделения автомашин для проведения экскурсии. А вот пример рассуждения, основанного на дедуктивном доказательстве:

...Штурмовщина – одно из самых опасных зол в работе предприятия. Если в первой декаде месяца 15% заказа, во второй – 25%, а в третьей, когда нужно отправлять готовую продукцию, – 60%, хорошего качества изделий не жди. Люди работают с перенапряжением. Материалов не хватает. Контроль качества резко ухудшается. Неритмичная отправка готовых изделий предприятиям- смежникам мешает и им работать строго по графику. Резко возрастает количество претензий и рекламаций.

    Однако сам по себе тип доказательства (индуктивное или дедуктивное), которое кладется в основу рассуждения, можно рассматривать лишь как формальную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в том, чтобы доказательства, а следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Неправильное расположение материала в рассуждении (как виде текста) обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).

СОРАЗМЕРНОСТЬ ЧАСТЕЙ ДОКУМЕНТА

Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

    Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:

...Как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о необходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполнение указаний вышестоящих организаций.

    Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам...

    Безусловно, любой руководитель хозяйства знает, что он несет личную ответственность за выполнение распоряжений руководства.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т.п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.

РУБРИКАЦИЯ

Р у б р и к а ц и е й называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста –

его объема, тематики и назначения.

Простейшей рубрикой является  а б з а ц  – отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс чтения. Например:

    ...По приглашению коллектива завода к нам приехала делегация уральцев во главе с директором Оренбургского кирпичного завода Н.Н. Дороховым. / Гости ознакомились с технологией изготовления продукции на нашем заводе, со многим соглашались, хотя в некоторых случаях внесли отдельные предложения, например по режиму работы обжиговых агрегатов. За время пребывания делегации состоялось два совместных производственных совещания. / После возвращения в Оренбург уральцы писали, что увиденное у нас на заводе поможет им усовершенствовать технологию производства применительно к их условиям. Они благодарили и за теплый, сердечный прием, который им был оказан коллективом нашего предприятия...

В данном отрывке нетрудно различить три относительно самостоятельные части, которые должны быть выделены в абзацы.

Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только

арабских цифр, расположенных в определенном порядке.

Традиционная система нумерации может дополнять абзацное членение текста, например, при перечислении тезисов, пунктов правил и т.д. Она может применяться и внутри абзацев. Ср.:

I. В решении отмечается:

1. За два года совокупный национальный доход стран СНГ сократился на одну треть.

2. Увеличились различия в уровне экономического развития и благосостояния населения отдельных стран...

II. Новые формы самостоятельной работы студентов:

а) работа под контролем преподавателя в лингафонных кабинетах;

б) написание рефератов;

в) выполнение письменных заданий по всем дисциплинам.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют применения и абзацного членения, и нумерации. Так, римскими цифрами (заглавные буквы используются редко) обозначаются крупные части перечислений, дробимые на подразделы, которые, в свою очередь, обозначаются арабскими цифрами, и т.д. При использовании знаков разных типов система цифрового и буквенного обозначения должна строиться по нисходящей:

А... Б... В... Г...

  I... II... III... IV

              1... 2... 3... 4...

                                    1)...2)...3)...4)

                                                  а)... б)... в)... г)...

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования – часть, раздел, глава, параграф (обозначается знаком §) и т.д., которые также нумеруются.

    При разделении текста на рубрики важно учитывать, что:

1. Рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если имеется, по крайней мере, два однородных элемента перечисления.

Н е п р а в и л ь н о: Авторемонтный завод № 2 просит дополнительно выделить:

1. Мазут топочный – 20 т

П р а в и л ь н о: Авторемонтный завод № 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута.

Или: Авторемонтный завод № 2 просит выделить дополнительно топочного мазута – 20 т

2. Однотипные средства нумерации (слова, цифры, буквы) могут применяться по отношению лишь к однотипным (по назначению, по месту в структуре текста) частям.

Н е п р а в и л ь н о:  Авторемонтный завод № 2 просит дополнительно выделить:

1) Мазут топочный – 20 т;

2) В том числе в апреле – 10 т.

П р а в и л ь н о:   Авторемонтный завод № 2 просит выделить 20 т топочного мазута, в том числе в апреле 10 т.

Или: Авторемонтный завод № 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута, в том числе в апреле – 10 т.

3. Комбинированные способы нумерации требуют строгого соблюдения правил пунктуации. Например, в приведенном выше примере неуместны двойные знаки препинания (достаточно одной точки).

В научно-технических текстах, а также и в служебных документах внедряется цифровая система нумерации. В ее основе лежат следующие правила:

1) каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера обозначаются только арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка);

    2) номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей – из трех и т.д. Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять слов часть, раздел, глава, параграф и т.д. (или их сокращенных написаний).

    Допустим, текст состоит из трех разделов: 1, 2 и 3. Каждый из разделов делится на главы. Главы первого раздела будут иметь номера, состоящие из двух цифр – 1.1, 1.2, 1.3 (первая цифра обозначает номер раздела, вторая – номер главы); главы второго раздела будут иметь номера 2.1, 2.2, 2.3. Если главы делятся на параграфы, то параграфы первого раздела первой главы будут иметь номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3; параграфы первого раздела второй главы – номера 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, а параграфы второго раздела второй главы – номера 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3 и т.д. Этот принцип нумерации распространяется на все составные части и при последующем членении текста.

    Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным – недвузначным и непротиворечивым, по возможности кратким.

Типичные ошибки в оформлении заголовков документов.

1. Заголовок приказа.

О подготовке, организации и проведении новогодних

мероприятий в школе № 100

1. Назначить ответственным дежурным по школе в дни проведения новогодних мероприятий:

29.XII – вечер учащихся VIII–X кл. – Белова А.Н. – 18 ч.

4.1 – елка I–IV кл. – Филиппова М.Н. – 10 ч.

5.1 – елка V–VII кл. – Леонидов П.Я. – 16 ч.

2. Начальником зимнего лагеря назначить учителя физкультуры школы Леонидова П.Я.

Директор школы [Подпись]

П р а в и л ь н о :

О назначении ответственных дежурных по школе

в дни проведения новогодних вечеров и утренников

Назначить ответственными дежурными в дни проведения новогодних вечеров и утренников следующих учителей школы:

1) 29.12.1993 г., вечер 9–10 классов, с 18 до 22 часов. Ответственный – Белова А.Н.

2) 04.01.1994 г., утренник 1–4 классов, с 10 до 12 часов. Ответственный – Филиппова М.Н.

3) 05.01.1994 г., утренник 5–7 классов, с 16 до 19 часов. Ответственный – Леонидов П.Я.

В этом случае пункт 2 первого варианта приказа должен быть оформлен как пункт самостоятельного приказа об организации зимнего лагеря или же как пункт приказа о проведении внеклассных мероприятий в дни школьных каникул.

2. Заголовок решения.

Н е п р а в и л ь н о:                            П р а в и л ь н о:

Об организации летнего                     Об организации летнего

отдыха на предприятиях и               отдыха работников предприятий и

учреждениях города                           учреждений города. Или: Об органи-

                                                             зации летнего отдыха работников

                                                             предприятиями и учреждениями города

Нетрудно заметить, что неправильный вариант допускает возможность двоякого истолкования: прочитав заголовок, можно подумать, что трудящиеся будут отдыхать на предприятиях и в учреждениях города.

3. Заголовок акта.

Н е п р а в и л ь н о:                            П р а в и л ь н о:

Акт проведенной выборочной            Акт проверки качества продукции,

проверки качества продукции цеха № 4     выпускаемой цехом № 4

(платьев женских и детских, костюмов

школьных и т.д.)

В заголовке должно быть сохранено лишь самое главное. Сведения о том, в соответствии с чьим решением проводилась проверка, или о том, какую продукцию выпускает цех № 4, должны быть либо перенесены в текст документа, либо исключены из него.

__________________________________________________________________________________

ПРАКТИЧЕСКИЙ БЛОК

__________________________________________________________________________________

1.    Укажите ошибки в оформлении документов. Обратите внимание на состав и располо-жение элементов оформления документов. Отредактируйте документы.

Начальнику механосборочного цеха № 2

Алексееву

Очень прошу предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 15 февраля по 18 февраля по семейным обстоятельствам.

Токарь Смирнов Николай

2.    Выделите в тексте абзацы и отредактируйте его.

Деталирование сборочного чертежа

Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам. Но чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, нужно предварительно изготовить детали. По каким чертежам их изготовляют? Для изготовления деталей надо обеспечить производство их рабочими чертежами. Составление рабочих чертежей деталей по сборочным чертежам назы-вается деталированием. Суть процесса деталирования наглядно показана на рис. 370 и 371. Упор, сборочный чертеж и изображение которого приведены на рис. 370, мысленно расчленен на отдельные детали (рис. 371, а). На рис. 371, б даны рабочие чертежи деталей. В составлении чертежей деталей по сборочному чертежу и заключается деталирование. Чтобы облегчить ра-боту по деталированию, надо придерживаться определенных правил. Рекомендуется следу-ющий порядок деталирования сборочного чертежа: 1. Прочитать сборочный чертеж в после-довательности, приведенной в § 34, обратив особое внимание на форму деталей, их назначение и взаимодействие. 2. Мысленно расчленить изделие на отдельные детали, из которых оно сос-тоит. 3. Выделить стандартизированные и прочие изделия, на которые не составляют рабочих чертежей. 4. Определить число изображений, в котором будет вычерчена каждая из деталей. Нельзя при этом копировать со сборочного чертежа количество видов детали.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии