Начальник отдела кадров                                                        Л.В. Ворожейкина

Акционерное общество «Вестер»                                             УТВЕРЖДАЮ

(АО «Вестер»)                                                                   Генеральный директор АО «Вестер»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                __________Л.В. Ворожейкина  

07.09.2021 №3                                                              «07» сентября 2021 г.

г. Калининград                                                                                                                  

Секретаря-референта

1.Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю прдприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется непосредственно:

  - законодательством РФ;

  - Уставом предприятия

  - Положением о функциональных службах предприятия;

  - Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводстава;

  - Настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на крусах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

-Перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельностью;

-Организации работы с документами, его финансово-хозяйственной деятельносью;

-Организации управленческого труда;

- Применение средств вычислительной и организационной техники;

-Перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

- Охрана труда, техники безопасности противопожарной защиты.

2.ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4.Ведение и оформление кадров документации и учета ( в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимая оперативные меры, направленные на своевременное качественное выполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решениям и доведение их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факт и т.д.)

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- Оформление приказов;

- Оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- Оформление трудовых книжек;

- Оформление и ведение трудовых контрактов (договоров) ;

- Оформление листов нетрудоспособности;

- Ведение табеля учета;

- Выдача справок о трудовом стаже;

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документного обеспечения предприятий.

3.11. Проверить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4.ПРАВА

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнения руководителям предприятия.

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документирования деятельности предприятия, совершенствованию мер, норм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов , образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Принимать решения в пределах своей компании.

4.8. Взаимодействовать со всеми службами предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представление необходимой информации руководству.

5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия.

5.2. Сохранять документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

СОГЛАСОВАНО

Юристконсульт                                                                         Л.В. Ворожейкина

С настоящей инструкцией ознакомлен,

экземпляр получен:             _________________________   Л.В. Ворожейкина

                                                                  07.09.2021                                    

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии