Требования к документам, подтверждающим расходование средств гранта в форме субсидии

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Копии документов, прилагаемых к финансовому отчёту должны содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств гранта за отчётный период.

Каждый первичный учётный документ должен в обязательном порядке содержать:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- ФИО и паспортные данные лица, совершившего сделку, операцию
и ответственного за правильность ее оформления, за правильность оформления свершившегося события.

В отношении бухгалтерских (первичных учётных) документов,
в т.ч. договоров, необходимо иметь в виду, что Грантополучатель предоставляет только их копии. Оригиналы документов хранятся у Грантополучателя в течение 5-ти лет (Федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

По требованию Секретариата конкурса (ФГБУ «Роскультцентр») Грантополучатель представляет в течение 5 рабочих дней оригиналы документов.

Прилагаемые к финансовому отчёту копии первичных учётных и иных документов группируются только по статьям сметы расходов.

1. При оплате труда привлечённых специалистов по гражданско-правовым договорам в перечень первичных учётных документов входит: сам гражданско-правовой договор, с приложением детального описания выполненных работ (услуг), акт выполненных работ (услуг), отчёт о проделанной работе (если требуется). Для дополнительной оценки выполненной работы, особенно носящей многоплановый характер, интеллектуальный характер и имеющей другие особенности, необходим также письменный отчёт исполнителя о проделанной работе.

2. При безналичной оплате подтверждающими документами являются: приходно-кассовый ордер, или фискальный чек (в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт и отдельные законодательные акты Российской Федерации»). Договор (если необходим в соответствии с законодательством), накладная или акт выполненных работ (оказанных услуг), счёт-фактура (когда её оформление требуется по действующему законодательству).

3. Заключаемые договоры должны иметь все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством. В предмете договора должны быть чётко указаны перечень и вид выполняемой работы, оказываемых услуг в полном соответствии с календарным планом и сметой расходов (со ссылкой на название реализуемого проекта), место выполнения работ, все необходимые количественные и качественные характеристики, в том числе сроки (начало и конец) выполнения работ.

4. Если выполнение работ требует лицензирования/аттестации, то необходимо, чтобы подрядчик имел соответствующий документ на осуществление данного вида деятельности. Копия документа должна быть приложена к финансовому отчёту.

5. Если подрядчик оказывает комплексные услуги для Грантополучателя в рамках проекта гранта, то необходимо в договоре, а также в акте выполненных работ (оказанных услуг) указывать стоимость, сроки, место выполнения каждого вида работ (услуг). Вместе с тем, Грантополучатель не может осуществить заключение договора на 100% необходимых для выполнения Гранта работ с одним подрячиком/исполнителем.

6. При заключении договора о безвозмездном оказании услуг волонтерам могут быть компенсированы затраты на проезд к месту выполнения добровольческой работы, проживание и питание по основным статьям расходов.

7. Если по гранту физические лица являются благополучателями (за исключением лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам), например, им оплачиваются билеты, проживание в гостиницах, на базах отдыха и в других местах проживания, вручаются призы, оказываются иные услуги и т.п., то их списки принимаются в отчётности только с полными паспортными данными и адресами места регистрации. Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

8. При наличии обоснованных вопросов по определенным расходам средств гранта и отчётным документам Грантодатель имеет право запросить дополнительные документы, необходимые для подтверждения этих расходов.

9. Средства гранта предоставляются для целевого использования. Целевым использованием признается такое, которое осуществляется в полном соответствии с условиями договора Гранта, включая все приложения к нему. В течение 3-х дней с момента возникновения необходимости внесения изменений в проект, поданный для участия в конкурсе (смета, план мероприятий, целевая аудитория, география проекта и т.д.), Грантополучатель обязан письменно оповестить Секретариат Конкурса. Письмо по изменению сметной стоимости направляется с приложением таблицы в формате Excel по перераспределению цен на товары и услуги. Согласованные изменения по факту осуществления закупок отражаются информационным письмом в финансовом отчете.

10. Грантополучатель обязан вернуть средства гранта, целевое расходование которых не подтверждено или не согласовано.

11. Финансовая отчетность должна содержать подтверждение
по всем статьям представленной на конкурс сметы:

· Вознаграждения специалистов.Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

Физические лица, работающие по гражданско-правовому договору:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- документ, подтверждающий оплату работ/услуг (акт передачи денежных средств, банковская выписка о переводе денежных средств).

Юридические лица:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- документ, подтверждающий оплату работ/услуг (банковская выписка
о переводе денежных средств, фискальный чек, счет на оплату).

· Издательско-полиграфические услуги, в том числе изготовление макета, разработка дизайна. Копии первичных документов, предоставляемых
для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- документ подтверждающий оплату (фискальный чек, приходно-кассовый ордер);

- товарная накладная;

- техническое задание с описанием и приложением дизайн-макетов сувенирной продукции в цветном изображении на бумажном носителе
и стоимостью каждого вида продукции;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;

- ведомость на раздачу продукции, атрибутики (Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») / акт расхода/списания продукции в массовом количестве в рамках проекта, подписанные Грантополучателями и командой проекта (Грантополучатель прикладывает фото-подтверждение «расхода» продукции).

· Расходы на подарки, сувенирную продукцию. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек, приходно-кассовый ордер);

- товарная накладная;

- ведомость на раздачу продукции, атрибутики (Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») / акт расхода/списания продукции в массовом количестве в рамках проекта, подписанные Грантополучателями и командой проекта (Грантополучатель прилагает фото подтверждение «расхода» продукции).

· Расходы на проживание и питание. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- акт оказанных услуг с приложением списка ФИО проживающих
и питающихся лиц. Организация, предоставляющая услуги, должна представить согласие всех проживающих на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- фискальный чек, квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать требования п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

· Транспортные расходы (приобретение горюче-смазочных материалов, авиа- и железнодорожных билетов, аренда автотранспорта). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- фискальный чек, подтверждающий факт оплаты покупки горюче-смазочных материалов;

- билеты и посадочные талоны в обе стороны;

- договор аренды с приложением характеристики арендуемого транспорта, времени аренды, стоимости почасовой оплаты, акт приема-передачи, подтверждение оплаты - фискальный чек или акт передачи финансовых средств.

· Аренда помещения. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер
или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- акт приёма-передачи помещений при получении в аренду и акт приёма-передачи помещений при передаче их обратно собственнику (владельцу).

· Аренда оборудования. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с приложением характеристики арендуемого оборудования;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер
или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- акт приёма-передачи оборудования при получении в аренду и акт приёма-передачи оборудования возврате их собственнику (владельцу).

При аренде оборудования в актах и в договоре аренды
(приложении к договору аренды) должен быть поименован весь перечень оборудования, сдаваемого в аренду, с указанием размера арендной платы,
а также сроки аренды оборудования.

· Информационные услуги (размещение информации о проекте
в средствах массовой информации). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- техническое задание с описанием и приложением дизайн-макетов в цветном изображении на бумажном носителе;

- ссылки на размещение информации;

- скриншоты;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер
или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- письмо-согласование использования логотипа Федерального агентства
по делам молодежи, ФГБУ «РеМЦ», ФГБУ «Роскультцентр»
(в случае использования).

· Приобретение оборудования. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- накладная с указанием перечня и характеристик приобретаемого оборудования;

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек).

· Расходные материалы и комплектующие изделия, инвентарь. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

- договор с приложением характеристики оборудования, к которому приобретаются расходные материалы и комплектующие изделия;

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек).

· Расходы на покупку и/или создание программного обеспечения. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

- 2-3 коммерческих предложения с подробным описанием аналогичного готового продукта;

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- акт об оказании услуг.

· Расходы на создание и/или техническую поддержку сайта. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- 2-3 коммерческих предложения с подробным описанием аналогичного готового продукта;

- документ, подтверждающий оплату;

- техническое задание с подробным описанием и стоимостью каждого вида работ;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;

- скриншоты;

- сертификат регистрации доменного имени.

· Расходы на телефонную связь, мобильную связь, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», почтовые расходы. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

- договор с юридическим лицом-поставщиком услуг;

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек).

· Расходы на канцелярские принадлежности. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- фискальный чек;

- товарная накладная.

· Расходы на проведение мероприятий, реализуемых в рамках проекта. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- накладная с указанием перечня и характеристик приобретаемых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору).

· Иные расходы. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- накладная с указанием перечня и характеристик приобретаемых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору).

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии