Порядок составления сводного приказа

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

Организационные документы

Под кадровой документацией имеются в виду документы, регламентирующие порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты приема на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.

Перечень кадровых документов:

· штатное расписание — содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Указывая наименование должности в штатном расписании, следует руководствоваться Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327;

· правила внутреннего трудового распорядка — определяют организацию работы на предприятии, обязанности работников и администрации, режим работы и другие вопросы.

В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:

o порядок приема на работу работников и увольнения их с работы;

o права и обязанности работодателя;

o права и обязанности работников;

o режим работы;

o порядок поощрения за работу;

o порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.

Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;

· должностные инструкции — регламентируют организационно-правовое положение работников, ими закреплены функции, права, обязанности, ответственность и взаимоотношения работника с другими работниками предприятия. Разрабатывают руководители структурных подразделений на основании приказа руководителя предприятия. При разработке должностных инструкций следует пользоваться Справочником квалификационных характеристик профессий работников «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», утвержденным приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336, и отраслевыми справочниками.

Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».

Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.

Ввиду упрощенной системы ведения учета и отчетности, ведение кадровой документации у ФЛП также будет упрощено, в отличие от юридических лиц. Однако ведение физическим лицом — предпринимателем некоторых кадровых документов если не обязательно, то очень целесообразно. Это связано с требованиями соблюдения работодателями норм трудового законодательства в отношениях с наемными работниками. Ведь согласно статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях за нарушение требований законодательства о труде на граждан — субъектов предпринимательской деятельности налагается штраф в размере от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (510–1700 грн.).

ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:

· разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка;

· заключать трудовые договоры с наемными работниками;

· вести табели учета использования рабочего времени;

· вести трудовые книжки наемных работников;

· соблюдать сроки хранения документации, передачи ее в архив и уничтожения.

Основные функции кадровой службы:

· оформлять распорядительные документы по личному составу;

· вести учетные документы по кадрам, трудовые книжки.

Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

· приеме на работу, переводе и увольнении работников;

· предоставлении отпусков;

· поощрении и взыскании;

· внесении изменений в трудовую книжку;

· изменения, касающиеся личности работника (изменение фамилии, наименования должности, замещения должности по штатному расписанию и т. д.).

Приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489 (далее — Приказ № 489) утверждены следующие типовые формы приказов:

· № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу».

· № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска».

· № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)».

· № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».

· № П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника».

· № П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)».

Как правило, на предприятиях приказы оформляются в упрощенной форме, но они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм.

Оформление приказов

В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей частиизлагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (с указанием ученой степени, звания, специальности, разряда), наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).

Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.

Кадровые приказы могут быть индивидуальными, т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.

Приказы готовятся на основании:

· распоряжений руководителя предприятия;

· докладных записок руководителей структурных подразделений;

· заявлений работников;

· подписанного контракта;

· решение конкурсной комиссии;

· документов, предусмотренных законодательством.

Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.

Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.

Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку.

Обратить внимание. Приказы печатями не заверяются.

Регистрация приказов

После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).

Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.

В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:

· прием на работу (назначение на должность);

· перевод на другую постоянную работу (на данном предприятии);

· увольнение с работы;

· предоставление отпусков;

· поощрение;

· взыскание.

В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.

Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю (или увольняясь с работы), наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема (увольнения) на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и ФЛП является документом, который фактически замещает традиционные заявление и приказ. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, ФЛП стоит оформлять соответствующие приказы на основании поданных заявлений.

К учетным документам по кадрам относятся:

· штатно-должностная книга;

· алфавитная книга личного состава предприятия.

Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.

На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.

К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Приказом № 489 утверждены типовые формы первичного учета использования рабочего времени и порядок их применения.

В зависимости от структуры предприятия и численности работников табельный учет по структурным подразделениям осуществляет табельщик, инспектор по кадрам или лицо, назначенное приказом руководителя вести кадровое делопроизводство.

Табель — это поименный список работников структурного подразделения или в целом по организации, который ведется в соответствии с табельными номерами или в алфавитном порядке.

Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Подписывают табель табельщик и руководитель структурного подразделения или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство, и утверждает руководитель организации, после чего табель сдают в бухгалтерию.

Вместе с тем Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля, более того, согласно пункту 2 примечания к табелю названная форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, которые нужны для заполнения форм статистических наблюдений. При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Что касается ФЛП, то они также могут ввести свои обозначения в табели.

Познавательные статьи:



Техника прыжка в длину с разбега

Тактические действия в защите

История Олимпийских игр

История развития права интеллектуальной собственности