Der formale Aufbau des Geschäftsbriefes

Die Geschäftsbriefe haben grundsätzlich immer dieselbe Form und können nur begrenzt individuell variiert werden. Die äußere Gestalt unterliegt den Formvorschriften nach DIN 5008 und DIN 676 (DIN = Deutsche Industrie-Norm). Die DIN-Normen werden vom Normenausschuss Bürowesen im Deutschen Institut für Normung e. V. entwickelt und sind im Jahr 2005 neu überarbeitet worden.

Dabei gilt DIN 5008 für die Schreib- und Gestaltungsregeln bei der Textverarbeitung und DIN 676 (Form A und B) für die Gestaltung der Vordrucke.

In der DIN 676 sind drei wichtige Punkte festgelegt:

Elemente eines Geschäftsbriefbogens; die Position der Elemente; die Reihenfolge, in der die Elemente angeordnet werden müssen.

Formalien nach DIN-Norm 5008 sind:

einzeiliger Abstand; Absätze (eine Leerzeile dazwischen, nicht einrücken); gut lesbarer, für alle Briefteile verbindlicher Schrifttypus (Times New Roman und Arial sind die gängigsten Schrifttypen); Schriftgröße: minimale – 10 Punkte, maximale – 12 Punkte; Seitenränder: linker – 24,1 mm, rechter – 20 mm.

Die einheitliche formale Gestaltung soll die Übersichtlichkeit des Geschäftsbriefes erhöhen und die Bearbeitung erleichtern. Die Erstellung eines Geschäftsbriefes nach dem Muster erspart Zeit und Kraft.

Es gelten folgende Briefblatt-Formate:

Briefblatt   DIN A 4 210 x 297 mm

Halbbriefblatt DIN A 5 148 x 210 mm

Postkarte    DIN A 6 105 x 148 mm

In vielen Firmen ist es üblich geworden, nur noch das DIN-A 4-Blatt zu verwenden.

Es gibt Briefumschläge mit und ohne Fenster. Die Verwendung der Fersterbriefhüllen hat einen Vorteil: Die Anschrift braucht nur einmal geschrieben werden. Außerdem kann man auf den Absender verzichten, weil die Postrückläufer-Anschrift ebenfalls im Fenster erscheint.

Der Brieftext

Ist der Brieftext länger als eine Seite, wird er auf einer oder mehreren Folgeseiten fortgesetzt. Durch drei Punkte am Ende einer Seite wird auf die folgende Seite hingewiesen. Die Punkte sollen mit einer Zeile Abstand unter dem Text rechtsstehen.

Die Folgeseite bekommt eine Seitenzahl (-2-). Es empfielt sich die Schreibwese mit Gedankenstrichen zu verwenden und die Seitenzahl zu zentrieren.

Wenn es um einen wichtigen Brief mit rechtlichen Inhalten handelt, muss man zusätzlich am oberen Rand der 2. Seite durch den Vermerk „2. Seite des Schreibens vom 1. Oktober 2009 an Herrn J. Dietrich“ darauf hinweisen, dass der Brief mehrseitig ist.

.................

Dem Anschriftenfeld gehören die Versendungsvermerke und die Anschrift der Empfängers an.

Damit das Anschriftenfeld in das Fenster des Briefumschlags passt, darf es nicht größer als 40x85 Millimeter sein. Dafür stehen maximal 9 Zeilen zur Verfügung: 3 Zeilen für die Versendungsvermerke und 6 Zeilen für die Anschrift des Empfängers.

Typische Versendungsvermerke, die in drei Zeilen geschrieben werden können, sind: persönlich; Nicht nachsenden; Rechnung inliegend, darunter auch die Bezeichnung der Sendungsart: Einschreiben; Eilzustellung; Eilboten; Mit Luftpost; Drucksache.

Einzeilige Vermerke beginnen in der Zeile 3, die zwei oberen Zeilen bleiben leer:

┘

┘

Einschreiben+Rückschein

Zweizeilige Vermerke beginnen in der zweiten Zeile:

┘

Wenn unzustellbar, zurück!

Bei Umzug Anschriftenberichtigungskarte!

Nach der neuen Version der DIN 5008 gibt es keine Leerzeile zwischen dem Vermerk und der Adresse.

Die Anschrift des Empfängers besteht aus dem Namen und der Postanschrift.

Nach der neuen Version der DIN 5008 werden Anschriften nicht mehr durch Leerzeilen untergegliedert.

...............

In der neuen Version der DIN 5008 aus dem Jahr 2005 ist die Angabe des Titels „Professor“ einheitlich geregelt: Er wird immer abgekürzt geschrieben:

Herrn

Prof. Dr. Klaus Meier

...............

In den Auslandsanschriften werden nach der neuen Version der DIN 5008 der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben:

Frau Rosa Spöri

Blumenstraße 5

3200 BERN

SCHWEIZ

Die Grußformel

In den letzten Jahren sind noch weitere unterschiedliche Grußformel entwickelt worden:

Freundliche Grüße aus (dem sonnigen/herbstlichen/verregneten) Nürnberg

Freundliche Grüße nach Bern

Bis dahin alles Gute!

Bis zu unserem Meeting in Köln wünsche ich Ihnen alles Gute!

Man kann auch diese wenig förmlichen Varianten verwenden, man muss dann aber sichergehen, dass der Empfänger dies nicht als unangemessen empfindet.

Die Grußformel steht ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen.

Wird nach der Grußformel der Firmenname genannt, wird eine weitere Leerzeile eingefügt:

Mit freundlichen Grüßen

┘

Jürgen Klauser GmbH

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