Основные понятия электронного документооборота

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 9Следующая ⇒

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП)и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

6) Систе́ма подде́ржки приня́тия реше́ний (СППР) (англ. Decision Support System, DSS) — компьютерная автоматизированная система, целью которой является помощь людям, принимающим решение в сложных условиях для полного и объективного анализа предметной деятельности. СППР возникли в результате слияния управленческихинформационных систем и систем управления базами данных.

Для анализа и выработок предложений в СППР используются разные методы. Это могут быть: информационный поиск, интеллектуальный анализ данных, поиск знаний в базах данных, рассуждение на основе прецедентов, имитационное моделирование, эволюционные вычисления и генетические алгоритмы, нейронные сети, ситуационный анализ, когнитивное моделирование и др. Некоторые из этих методов были разработаны в рамках искусственного интеллекта. Если в основе работы СППР лежат методыискусственного интеллекта, то говорят об интеллектуальной СППР или ИСППР.

Близкие к СППР классы систем — это экспертные системы и автоматизированные системы управления.

Руководство крупных компаний испытывает потребность в достоверной информации о различных аспектах бизнеса компании в целях поддержки принятия решений. От этого зависит качество управления компанией, возможность эффективного планирования ее деятельности, выживание в условиях жесткой конкурентной борьбы. При этом критически важными являются наглядность форм представления информации, быстрота получения новых видов отчетности, возможность анализа текущих и исторических данных. Системы, предоставляющие такие возможности, называются Системами Поддержки Принятия Решений (СППР). Они с успехом применяются в самых разных отраслях: телекоммуникациях, финансовой сфере, торговле, промышленности, медицине и многих других.

СППР состоят из двух компонент: хранилища данных и аналитических средств. Хранилище данных предоставляет единую среду хранения корпоративных данных, организованных в структурах, оптимизированных для выполнения аналитических операций. Аналитические средства позволяют конечному пользователю, не имеющему специальных знаний в области информационных технологий, осуществлять навигацию и представление данных в терминах предметной области. Для пользователей различной квалификации, СППР располагают различными типами интерфейсов доступа к своим сервисам.

7)Информацио́нные техноло́гии (ИТ, от англ. information technology, IT) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, ИТ — это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Основные черты современных ИТ:

Структурированность стандартов цифрового обмена данными алгоритмов;

Широкое использование компьютерного сохранения и предоставление информации в необходимом виде;

Передача информации посредством цифровых технологий на практически безграничные расстояния.

8) Система управления любой компании включает три основные подсис-

темы:

1. Планирование продаж и операций. Это общий план функциониро-

вания предприятия, устанавливающий объемы изготовления готовой про-

дукции. Главным здесь является планирование спроса и оценка ресурсов,

необходимых для удовлетворения спроса. Здесь же создается основной

производственный план (ООП), определяющий, какие изделия, в каком ко-

личестве и в какие сроки нужно произвести.

2. Детальное планирование необходимых ресурсов (материалов, про-

изводственных мощностей, трудовых ресурсов и т.д.). Составленный план

определяет время и объем заказов для всех материалов и комплектующих,

необходимых для реализации основного производственного плана.

3. Управление исполнением планов в процессе производства и закупок

(снабжения). 

Все эти подсистемы реализуются на основе КИС.

К основным принципам построения ИС относятся:

• принцип интеграции, заключающийся в том, что обрабатываемые

данные вводятся в систему только один раз и затем многократно

используются для решения возможно большего числа задач; прин-

цип однократного хранения информации;

• принцип системности, заключающийся в обработке данных в раз-

личных разрезах, чтобы получить информацию, необходимую для

принятия решений на всех уровнях и во всех функциональных под-

системах и подразделениях корпорации; внимание не только к под-

системам, но и к связям между ними; эволюционный аспект – все

стадии эволюции продукта, в фундаменте КИС должна лежать спо-

собность к развитию; Е.Б. Солонин

Методы управления

в корпоративных информационных системах

• принцип комплексности, подразумевающий автоматизацию проце-

дур преобразования данных на всех стадиях продвижения продук-

тов корпорации.

Основные характеристики КИС:

• обеспечение полного цикла управления в масштабах корпорации:

нормирование, планирование, учет, анализ, регулирование на ос-

нове обратной связи в условиях информационной и функциональ-

ной интеграции;

• территориальная распределенность и значительные масштабы сис-

темы и объекта управления;

• неоднородность составляющих технического и программного

обеспечения структурных компонентов системы управления;

• единое информационное пространство для выработки управленче-

ских решений, объединяющее управление финансами, персоналом,

снабжением, сбытом и процесс управления производством;

• функционирование в неоднородной вычислительной среде на раз-

ных вычислительных платформах;

• реализация управления в реальном масштабе времени;

• высокая надежность, безопасность, открытость и масштабируе-

мость информационных компонентов.

Наиболее значимыми характеристиками КИС являются:

• архитектура информационной системы – состав элементов и их

взаимодействие;

• сетевые технологии, их масштабы и топология сети;

• функциональная структура управления, реализованная в информа-

ционной системе (состав подсистем, комплексов задач);

• организационная форма хранения информации (централизованная

или распределенная база данных);

• пропускная способность системы – скорость обработки транзак-

ций;

• объем информационного хранилища данных;

• системы документов и документооборот;

• количество пользователей КИС;

• пользовательский интерфейс и его возможности;

• типовые информационные технологии процессов сбора, передачи,

обработки, хранения, извлечения, распространения информации. 

Концепция построения КИС в экономике предусматривает наличие

типовых компонентов: Е.Б. Солонин

Методы управления

в корпоративных информационных системах

• ядро системы, обеспечивающее комплексную автоматизацию сово-

купности бизнес-приложений, содержит полный набор функцио-

нальных модулей для автоматизации задач управления;

• система автоматизации документооборота в рамках корпорации;

• вспомогательные инструментальные системы обработки информа-

ции (экспертные системы, системы подготовки и принятия реше-

ний и др.) на базе хранилищ данных КИС;

• программно-технические средства системы безопасности КИС;

• сервисные коммуникационные приложения (электронная почта,

программное обеспечение удаленного доступа);

• компоненты интернет/интранет для доступа к разнородным базам

данных и информационным ресурсам, сервисным услугам;

• офисные программы – текстовый редактор, электронные таблицы,

СУБД настольного класса и др.

• системы специального назначения – системы автоматизированного

проектирования (САПР), автоматизированные системы управления

технологическими процессами (АСУТП), банковские системы и др.

Ядром каждой производственной системы являются воплощенные в

ней рекомендации по управлению производством. На данный момент су-

ществует несколько сводов таких рекомендаций. Они представляют собой

описание общих правил, по которым должны производиться планирование

и контроль различных стадий деятельности корпорации. Далее рассмотре-

ны некоторые из существующих технологий управления.

9)

[Краткая концепция MRP – Material Resource Planning (Планирование потребностей в материальных ресурсах). Основная концепция MRP в том, чтобы минимизировать издержки, связанные со складскими запасами (в том числе и на различных участках в производстве). В основе этой концепции лежит следующее понятие - Bill Of Material (BOM - спецификация изделия, за которую отвечает конструкторский отдел), который показывает зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и пр. в зависимости от плана выпуска (бюджета реализации) готовой продукции. При этом очень важную роль играет время. Для того, чтобы учитывать время, системе необходимо знать технологию выпуска продукции (или технологическую цепочку, т.е. последовательность операций и их продолжительность). На основании плана выпуска продукции, BOM и технологической цепочки осуществляется расчет потребностей в материалах, привязанный к конкретным срокам.]

В конце 60-х годов крупные компании с множеством автоматизированных рабочих мест стали искать способ упростить управление производственными процессами. Первым шагом на этом пути стало появление идеи единой модели данных в масштабе всей организации. Так появилась концепция систем MRP (Material Requirements Planning) – автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства.

Познавательные статьи:



Где возникла философия и почему?

Относительная высота сжатой зоны бетона

Сущность проекции Гаусса-Крюгера и использование ее в геодезии

Тарифы на перевозку пассажиров