Історична довідка про появу і розвиток ВІС

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 15Следующая ⇒

Призначення ВІС

Спеціалізація ВІС — моніторинг подій і трендів, як внутрішніх, так і зовнішніх. Володіючи своєчасною і ширшою інформацією та відповідними інструментальними засобами, менеджери вищого рівня краще готуються до прийняття стратегічних рішень з метою створення додаткових можливостей організації і усунення проблем. Застосування виконавчих інформаційних систем може стати зброєю в боротьбі за конкурентоспроможність корпорації. ВІС часто застосовується як інструментальний засіб стратегічного планування і поліпшення якості рішень, що розробляються на верх­ніх рівнях управління організацією. Використання ВІС дає змогу
скорочувати час, необхідний для виявлення проблем і можливостей, забезпечувати засобами для поліпшення контролю в організації, надавати швидший та ефективніший доступ до даних і моделей. Загалом можна виділити три цілі розроблення ВІС.

Перша мета, яка бралася до уваги за створення виконавчої інформаційної системи, полягала в забезпеченні комп’ютерною підтримкою процесу навчання менеджерів стосовно регулювання загальної діяльності організації, окремих робочих процесів і взає­модії з зовнішнім середовищем. Краще підготовлені менеджери
можуть краще формулювати запити до інформаційної системи і розробляти ефективніші рішення. Наприклад, 1992 року Ванденбош (Vandenbosch) і Гуфф (Huff) з університету Western Ontario створили в Канаді фірму для використання ВІС з метою отримання кращих бізнесових результатів під час управлінського навчання. Фірми, в яких розроблялися ВІС з метою підтримки ментальних моделей мислення менеджерів, були менш ефективними, ніж фірми, в яких створювалися ВІС з метою здобування або нарощування знань менеджерів про поведінку системи. Знання про поведінку системи і про різні взаємодіючі її операції надають змогу адміністраторам активніше стимулювати зміни для довготермінового удосконалення процесів управління.

Другою метою розроблення ВІС було забезпечення своєчасного доступу до інформації. Уся інформація, яка може міститися у ВІС, звичайно, може бути одержана менеджером традиційними методами, зокрема, шляхом створення необхідних запитів до відповідних служб або підготовкою стандартних звітів. Однак організаційні ре­сурси і час, які потрібні для ручного компілювання інформації в багатьох різних форматах і для відображення відповідних змін та створення специфічніших запитів, часто примушують менеджерів відмовлятися від такого способу одержання інформації, тим більше, що за час підготовки замовлених звітів стратегічні інтереси менеджерів можуть змінюватися, а тому користь від звітів, які надходять із запізненням, ніколи повністю не реалізується.

Своєчасний доступ до інформації забезпечує також значний вплив на процес управлінського навчання. Очевидно, що як тільки менеджер отримує відповідь на свій запит, то вона тут же корелюється з іншими, пов’язаними за темою запитами в голові менеджера. Якщо всі ці запити і наступні відповіді на них будуть формулюватися невідкладно, то цикл навчання відбуватиметься нерозривно. Використання традиційних методів з урахуванням тривалого часу отримання відповідей на запити користувачів призводить до того, що контекст запиту може бути втрачений,
і тому цикл навчання не продовжуватиметься.

Третьою метою, з якою розробляються виконавчі інформаційні системи, є узгодження дій менеджерів та узагальнення елементів рішень. ВІС має відповідні засоби для зосередження уваги управлінців на специфічних сферах і бізнесових проблемах організації. Окремі менеджери вбачають у цьому можливість підвищувати дисципліну підлеглих, у той час як деякі підлеглі бояться директивної суті виконавчої інформаційної системи і витрачають багато часу, намагаючись перехитрити або дискредитувати її. Жодна з цих поведінок не є відповідною або продуктивною, виходячи з загальної мети організації. Буде правильніше, якщо менеджери і їхні підлеглі працюватимуть разом для визначення докорінних причин появи складних проблем, які виявляються за допомогою ВІС.

Значний вплив на процеси організаційного управління справляють ВІС завдяки реалізованому в них принципу «вимірювання виконання». Менеджери особливо уважні до конкретної інформації щодо їх продуктивності, коли ця інформація стає доступною для їхніх начальників. Цей аспект організаційної поведінки у разі застосування ВІС може виявитися виключно корисним, якщо інформація, яка надходить до виконавців, дійсно є суттєвою і стосується мети організації. Системи, орієнтовані на подання повідомлень з необгрунтовано визначеними аспектами, можуть привести до надмірної уваги топ-менеджерів до другорядних, з погляду загальної корпоративної мети, проблем або до тих питань, які є
важливими наряду з іншими, але залишеними поза увагою виконавців. Наприклад, система створення виробничих повідомлень могла б зобов’язати менеджерів зосереджуватися більше на обсягах, ніж на якості робіт.

У сфері організаційного управління прийнято виділяти вищий, середній і нижчий рівні організаційної структури. У кінці 70-х років ХХ століття панувала думка, що хоча системи підтримки прийняття рішень і призначені для менеджерів вищих та середніх ланок управління, проте керівники високого рівня рідко виявлялися серед кінцевих користувачів СППР, а використовували їх непрямим (посереднім) шляхом за допомогою менеджерів нижчого рівня або відповідних фахівців. Ця традиція була порушена вищим керівництвом відомої корпорації «Локхід-Джорджія».

1975 року Роберт Ормсбі (Robert B. Ormsby), президент «Лок­хід-Джорджії», дочірнього підприємства корпорації «Локхід» — виробника вантажних літальних апаратів, зацікавився розробленням інтерактивної (on-line) системи звітування, яка могла б забезпечити вищих виконавців (топ-менеджерів) стислою, своєчасною та релевантною інформацією, що могла спільно використовуватися всередині організації для допомоги у створенні рішень. Восени 1978 року почалося розроблення інформаційної системи MIDS (Management Information and Decision Support), призначеної для обслуговування вищих керівників фірми «Локхід-Джорджія».

MIDS стала прообразом виконавчої інформаційної системи (термін ВІС тоді ще не був поширеним). Малося на увазі, що перевагою MIDS мають бути вдосконалені комунікації, розвинуте розуміння інформаційних потреб організації і спрощення їх виконання завдяки кращому поданню зображень даних. MIDS допомагала менеджерам виявляти ситуації, які потребують більшої уваги, забезпечувати створення досконаліших рішень за раху-
нок своєчаснішої, відображаючої поточні зміни, інформації, яка перед використанням перевірялася засобами верифікації.

1990 року після 12 років успішного використання інформаційної системи MIDS виникла потреба переведення її на новіші версії апаратних засобів. У той момент менеджери переглянули як пер-
спективні апаратні засоби, так і програмне забезпечення підтримки прийняття рішень і дійшли радикального висновку: придбати у корпорації «Comshare’s Commander» комерційну виконавчу інфор­маційну систему (EIS). При цьому керівники фірми «Локхід» за-
пропонували розробникам корпорації «Comshare» доповнити інтерфейсні засоби EIS можливістю користувачам діяти на додаток до мишки та сенсорного екрана і через клавіатуру, а також перевіреними в роботі деякими засобами старої системи MIDS. Після відповідного доопрацювавння 1992 року отримали інформаційну систему MIDS II, яка характеризувалася меншою тривалістю відповіді, легшою навігацією, кращими зв’язками з зовнішніми ресурсами і пониженими витратами супроводу. Користувачами MIDS і MIDS II були головні виконавці корпорації «Локхід-Джорджія». Успіх їхньої роботи з даною системою свідчить про те, що ретельно розроблена система може бути важливим джерелом інформації для керівників вищого рівня управління.

Інформаційні системи, подібні до MIDS у «Локхід-Джорджії», зараз називаються виконавчими інформаційними системами (EIS) або виконавчими підтримуючими системами (Executive Support Systems — ESS). Їх першочерговою метою було надання комп’ютерної підтримки старшим виконавцям фірми.

Терміни «EIS» та «ESS» узагалі використовуються як синоніми, але термін «виконавча підтримуюча система» іноді вважають таким, що характеризує системи з ширшим переліком можливостей ніж ВІС. Термін «ВІС» означає забезпечення інформацією; тер­мін «ВПС» (ESS) передбачає інші можливості підтримки на до-
даток до інформування. Тобто «ESS» може включати деякі чи всі
з таких властивостей: підтримку електронних комунікацій (наприклад, електронну пошту, комп’ютерні конференції та оброблення тексту); властивість аналізу даних (наприклад, електронні таблиці, мови запитів та інші можливості традиційних систем підтримки прийняття рішень); організаційні інструменти, наприклад, електронні календарі. Проте можливості ВІС постійно нарощуються. Крім названих властивостей, останнім часом сховища даних і OLAP-технології зробили виконавчі інформаційні системи продук­тивнішими і практичнішими. Тому доцільно для даного типу інформаційних систем використовувати загальніший термін — «системи підтримки прийняття рішень», вважаючи ВІС окремим типом СППР. Важливо визнати лише те, що ВІС значно відрізня­ються за можливостями та призначеннями від традиційних СППР.

Виконавчі інформаційні системи — відносно новий тип комп’ю­терних інформаційних систем. Головним поштовхом їх поширення стала поява у середині 80-х років розробників-продавців програм­ного забезпечення ВІС — Pilot Software’s Command Center та Comshare’s Commander EIS. Невдовзі після цього з’явилися й інші розробники-постачальники програмного забезпечення, оскільки значно зменшились технічні проблеми розроблення ВІС. У кін­ці 80-х років дослідники ринку дійшли висновку, що виконавчі
інформаційні системи — найпоширюваніші комп’ютерні додатки в корпораціях Америки. Більшість великих фірм почали створювати чи планували створення ВІС.

У 90-х роках спостерігалася подальша еволюція ВІС. Їх розвитку сприяли внутрішні й зовнішні (щодо компанії) чинники: внутрішні — потреби у своєчасній інформації, у покращанні зв’язку, у доступі до операційних даних, у швидкому оновленні різних ділових структурних одиниць, в доступі до корпоративної бази даних; зовнішні — збільшення конкурентного середовища та швидка його зміна, потреба в доступі до зовнішніх баз даних, потреба у зближенні з зовнішнім середовищем, підвищення ролі урядового регулювання.

Якщо порівняти нинішні ВІС із ВІС-версією 1985 року, то мож­на помітити разючі зміни. Початково користувачами ВІС були
виконавці; тепер до них приєдналися інші менеджери та аналітики. Інформація у ВІС, передусім, показувала, що необхідно було робити фірмі стосовно її ключових індикаторів ефективності (key performance indicators — KPI) та критичних факторів успіху (critical success factors — CSF). За обсягами дана інформація була широкою, проте поверхневою за змістом. ВІС сьогодні містять набагато більше змістовних даних: фінансову інформацію, інфор­мацію стосовно споживачів (клієнтури), інформацію про важливі бізнес-процеси та зовнішню інформацію. Комерційне програмне забезпечення ВІС зробило легким для користувачів—комп’ю­терних новачків отримання швидкого доступу до необхідної інфор­мації. Нині програмне забезпечення ВІС збільшило також мож-
ливості стосовно аналізу інформації.

Розглянемо фактори критичного успіху бізнес-проектів на прикладі розроблення самої ВІС. Джон Роккарт (John Rockart) і Давід Делонг (David DeLong) виділили вісім критичних факторів успіху (CSF) для створення ефективної виконавчої інформаційної системи.

1. Підтримка виконавчого спонсора.Виконавець вищого рівня, краще головний виконавчий директор (CEO), має бути виконавчим спонсоромВІС, щоб заохочувати і забезпечувати реалізацію проекту виконавчої інформаційної системи. Найуспішніши­ми зусилля зі створення ВІС були тоді, коли першим користувачем системи був топ-виконавець. Тут доречно нагадати, що свого часу академік В. М. Глушков для успішної реалізації проекту автоматизованих систем управління запропонував аналогічний принцип — «принцип першого керівника».

2. Керівництво проектом операційним спонсором.Виконавчий спонсор певно дуже зайнятий, щоб присвячувати багато свого часу для реалізації проекту ВІС. Поточні завдання мають бути доручені іншому виконавцю вищого рівня управління, як наприклад, виконавчому віце-президенту. Операційний спонсор має працювати як з виконавцями-користувачами, так і з інформаційними фахівцями для гарантування своєчасного виконання проекту.

3. Забезпечення проекту відповідним штатом департаменту інформаційних послуг.Інформаційним фахівцям має бути доступним не тільки розуміння інформаційної технології, а також і те, як виконавці використовуватимуть інформаційну систему. Сферами ін­формаційних технологій, які є особливо придатними для створення ВІС, є комунікації, бази даних і графічні інтерфейси користувачів.

4. Відповідна інформаційна технологія.Впроваджувачі ВІС не повинні захаращувати систему непотрібними або химерними апаратними засобами чи програмним забезпеченням. Система має бути якомога простішою і надавати виконавцю точно те, що він хоче: і не більше, і не менше.

5. Керування даними.Для виконавця недостатньо, щоб ВІС просто надавала йому дані або інформацію. Виконавець має керуватися деякою ідеєю щодо того, які поточні дані йому потрібні саме зараз або потреба в яких виникне потім. Це можна досягнути за допомогою визначення дня, а в ідеалі — години дня, коли дані мають бути введені в систему. Виконавець також мусить мати вибір способу аналізування даних, наприклад, шляхом їх деталізації (Drill Down), за допомогою адміністратора даних, або обома разом.

6. Чіткий зв’язок з бізнесовими цілями.Найуспішніші ВІС розроблені для розв’язування специфічних або поточних проблем бізнесу, які можна адресувати інформаційній технології.

7. Управління організаційним опором. Коли виконавці чинять опір упровадженню ВІС, то слід здійснювати заходи, які підсилили б підтримку проекту ВІС. Ефективний підхід для цього — вибрати просту проблему, з якою має справу виконавець, і потім швидко, використовуючи макетування, розробити ВІС, якій буде адресуватися ця проблема. Увага має бути звернута на те, яка саме найхарактерніша проблема дасть можливість чітко продемонструвати здатності та переваги ВІС. Потім до складу системи можна добавляти додаткові засоби.

8. Управління поширенням і розвитком системи. Досвід використання ВІС показав, що як тільки управлінці вищого рівня починають отримувати й ефективно використовувати інформацію з ВІС, то менеджери нижчих рівнів хочуть отримувати такі самі дані, щоб передбачати проблеми і розв’язувати їх перед тим, як топ-менеджери безпосередньо аналізуватимуть ситуацію. Отже, має місце тенденція поширення дії ВІС на нижчі рівні управління. Однак увага має бути звернута на те, що добавляти нових користувачів ВІС можна лише за певних умов, зокрема, у разі їх високого рівня освіти і комп’ютерної підготовки.

Ці критичні фактори успіху по суті зводяться до чіткого передбачення потреб, а потім розміщення необхідних ресурсів та процедур на місцях. Якщо фірма освоїла управління інформаційними ресурсами і запровадила достатній рівень їх стратегічного планування, то створення ефективних ВІС та інших організаційних інформаційних систем є реальною

Познавательные статьи:



Как правильно слушать собеседника

Типичные ошибки при выполнении бросков в баскетболе

Принятие христианства на Руси и его значение

Средства массовой информации США