Практическая работа №10 «оформление бланков документов. Требования к оформлению документов»

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).

Пример расположения реквизитов на угловом бланке

Пример расположения реквизитов на продольном бланке

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа см. ниже).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.

Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером N 12 - 15 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Задание:

На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1. Определить реквизиты, проставляемые на документах в ходе их оформления, получения, движения, передачи, исполнения, т.е. в делопроизводственных операциях.

2. Составить перечень реквизитов для входящих, исходящих, внутренних документов.

3. Оформить реквизит «адресат» флаговым и центрированным способами: Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В.И. Директор ООО «Орбита-сервис» Соколов В.Ф. 125789, г. Смоленск, ул. Центральная, 28. Чугунова Т.Д., 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12; Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав. кафедрой профессор Вяземский В.В.

Документ направляется в два адреса: АО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М.И.; приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга ст. менеджер Л.Э. Соколова.

4. Оформить грифутверждения флаговым и центрированным способами:

Утверждаю Директор ООО «Лакмин» В.А. Тимофеев» 6 марта 2010 года.

Утверждено Протокол заседания Совета директоров N° 12 от 23 марта 2010 года.

Утверждено Решение общего собрания акционеров № 07 от 12 мая 2010 года.

Документ утвержден двумя должностными лицами:

Утверждаю Директор АО «Протон» Г.И. Борисов «12» апреля 2010 года.

Утверждаю Директор АО «Квант» В.И. Долгов «13» апреля 2010 года.

5. Оформить название вида документа и заголовок к тексту этого документа центрированным и флаговым способами, употребив нужный падеж:

приказ о введении инструкции по противопожарной безопасности

протокол о заседании совета по профилактике правонарушений;

справка о состоянии успеваемости в учебной группе;

акт об инвентаризации наличия денежных средств.

6. Оформить отметку о наличии приложения:

Приложение. На 2 л, в 4 экз.

Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления, 3 экз.

 Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.

7. Оформить реквизит «подпись». Документ подписывает:

Директор Департамента внешних связей Р.А. Ерохина.

Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В. Ильин.

Директор В.Е.Семенов и начальник финансового управления Я.Э. Королев ЗАО «Факел».

Комиссия в составе: председатель комиссии Пономарева В.Л., члены комиссии Потапов Р.Т., Свиридов Р.В.

Два руководителя равнозначных должностей: Начальник департамента информации и печати МИДа России Р.Н. Степанов и Директор департамента по связям с общественностью Минобразования России Л.Е. Новичков.

8. Оформить гриф согласования флаговым и центрированным способами:

Согласовано Директор ВО «Продинторг» К.А. Перязев «10» апреля 2010 года.

Согласовано Протокол № О6 от 23 марта 2010 года заседания цикловой методической комиссии;

Согласовано Директор Банковского колледжа № 45 М.А. Мохов «12» апреля 2010 года

Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2010 года.

9. Оформить лист согласования. Положение о совете трудового коллектива: Согласовано Директор АО «Альгида» А.Ф. Ерохин «21» мая 2010 года. Согласовано Председатель профсоюзного комитета Е.И. Рапцевич «22» мая 2010 года. Документ согласован с главным бухгалтером предприятия В.И. Рыбаковым 11 ноября 2002г.

10. Оформите реквизит «Адресат». Письмо адресовано директору завода «Океан», который находится в г. Мурманске, по ул. Горького,23.

12. Оформите реквизит « Гриф утверждения». Документ утвержден директором ОАО «Звезда» В.И. Степановым 28 октября 2007г.

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Познавательные статьи:



Коммуникативные барьеры и пути их преодоления

Рынок недвижимости. Сущность недвижимости

Решение задач с использованием генеалогического метода

История происхождения и развития детской игры