Задание: изучить теоретический материал, ответить на контрольные вопросы.

Дата

02.11.2021

Группа

148-1кс

Дисциплина

КОД

Форма занятия

Практическая работа

Тема

Обзор систем автоматизации делопроизводства.

Форма обратной связи

Отчет в беседу

Сроки выполнения

В течение дня

Задание: изучить теоретический материал, ответить на контрольные вопросы.

Обзор систем автоматизации делопроизводства.

Цель:Изучить понятие, виды и назначение систем автоматизации делопроизводства.

Оборудование:Персональный компьютер, методические указания

Время выполнения:2 часа

Ход работы

Системы электронного делопроизводства (СЭД) – новое поколение систем автоматизации предприятий, основными объектами автоматизации в которых являются документы и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка.

Главное назначение СЭД – охватить весь цикл делопроизводства предприятия или организации от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, объединить разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему; обеспечить управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД предусматривается четкое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.

Одним из характерных свойств СЭД является возможность интеграции с различными приложениями, что дает возможность системе выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая основу для организации делопроизводства на предприятии.

Благодаря возможности разграничения полномочий и контроля за доступом к документам обеспечивается полный контроль над документом:

• право редактировать документ, не уничтожая его;

• создавать новые версии или читать его, не редактируя;

• право доступа к карточке, но не самому документу;

• протоколирование каждого действия пользователя.

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей предусмотрена возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов.

Классификация СЭД предусматривает выделение основных типов систем:

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы. Эти системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым, хранение и поиск документов и др.;

• корпоративные СЭД. Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру, доступную всем корпоративным пользователям, для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell Group Wise), Open Text (система LiveLink), Key file и др.;

• системы управления содержимым. На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentumи др.;

• системы управления потоками работ. Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов).

В соответствии с данной классификацией большинство отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы. В большинстве из них реализованы такие функции, как:

• обработка/хранение документов;

• управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

• контроль исполнения документов;

• поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

• работа со взаимосвязанными документами;

• регламентация прав доступа;

• списание документов;

• интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Современные офисные системы созданы российскими компаниями на основе пакетов офисных систем Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office.

Исторически первой и жизненно необходимой системой автоматизации офиса для многих предприятий стала некоторая программа бухгалтерского учета. Например, одной из таких программ является "1С: Бухгалтерия", которая в процессе своего развития превратилась в "1С: Предприятие", позволяющая организовать в единой системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый учет, а также расчет заработной платы. Но даже с чисто информативной точки зрения за рамками этих программ остаются большие массивы документов (нормативные акты, техническая документация, текущий документооборот: приказы, инструкции, переписка), средства коммуникации и функции разделения полномочий. Таким образом, финансовый учет, как правило, так или иначе оказывается автоматизированным, однако это не является решением проблемы документооборота.

Затем появились системы класса систем электронного документооборота (ЭДО) на базе Lotus Notes, Microsoft Exchange, Microsoft Office. Каждая из этих систем решала какую-то частичную задачу в рамках документооборота. В той или иной степени это:

· Документирование (составление документов, оформление, согласование и изготовление)

· Движение документов в процессе управления (документооборот, поиск, контроль исполнения)

· Архивное хранение (размещение, поиск и извлечение из архива)

Основная их характеристика: недорогие общедоступные решения для малого и среднего бизнеса. Главный недостаток - слабая поддержка архивной и поисковой служб.

Благодаря многофункциональности компьютерных технологий в делопроизводстве их использование в организации работы с документами, автоматизации рутинных процедур, повышении эффективности управленческого труда позволяет снижать стоимость хранения информации, увеличивать скорость поиска документов и доступа к ним, сокращать расходы на копирование, экономить время на передачу документов между исполнителями и исключить несанкционированный доступ к документам.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите аналоги программы 1С-Предприятие?

2. Что является основной задачей СЭД?

3. По каким критериям происходит поиск документов в СЭД?

Познавательные статьи:



Где возникла философия и почему?

Относительная высота сжатой зоны бетона

Сущность проекции Гаусса-Крюгера и использование ее в геодезии

Тарифы на перевозку пассажиров