Лекція. Нотаріальне діловодство і звітність

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

Лекція. Нотаріальне діловодство і звітність

Нотаріат в Україні – це система органів і посадових осіб, на які покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії з метою надання їм юридичної вірогідності.

Обов'язки нотаріуса

1. Здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до Закону України «Про нотаріат» і принесеної присяги.

2. Сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджувати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.

3. Зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій.

4. Відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам.

5. Вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил.

6. Дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення.

7. Надавати документи, інформацію і пояснення на вимогу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі при здійсненні ними повноважень щодо контролю за організацією діяльності та виконанням нотаріусами правил нотаріального діловодства.

8. Виконувати інші обов'язки, передбачені Законом України «Про нотаріат».

Види нотаріальних дій

1. Посвідчення правочинів (договорів, заповітів, довіреностей тощо).

2. Видача свідоцтва про право на спадщину, про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя.

3. Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і витягів  із них, справжність підпису на документах.

4. Видача дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса.

5. Передача заяв фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам.

6. Видача свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів) та про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів) у разі, якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися.

7. Вжиття заходів щодо охорони спадкового майна. Проведення опису майна фізичної особи.

8. Прийняття на зберігання документів.

9. Вчинення виконавчих написів, протестів векселів, морських протестів.

10. Посвідчення фактів, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту, перебування фізичної особи в певному місці, тощо.

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів.

Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства покладається на приватного нотаріуса, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах – на завідувачів.

Нотаріальне діловодство включає: ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату; приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції; складання та оформлення службових документів; контроль виконання документів; складання номенклатури і формування справ. Наказом Міністерства юстиції України запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки мають цілий ряд захисних методик і призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також для забезпечення неможливості їх підробки.

До вчинення нотаріальних дій законодавство передбачає певні вимоги, яким мають відповідати документи, що подаються нотаріусові. Вони не повинні мати підчисток чи дописок, закреслених слів чи інших незастережних виправлень. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення належить застерегти підписом посадової чи уповноваженої на те особи та печаткою установи, підприємства чи організації, яка видала документ. При цьому виправлення слід робити таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються документи, текст яких неможливо прочитати через пошкодження, а також написані олівцем.

Нотаріус не приймає документів, які є подертими або викладеними на двох чи більше окремих аркушах, якщо останні не прошнуровано й не пронумеровано, а кількість прошнурованих аркушів не завірено підписом посадової чи уповноваженої особи та печаткою установи, підприємства, організації, що видали документи.

Законодавство висуває певні вимоги і до нотаріусів у вчиненні нотаріальних дій, що стосуються саме техніки виготовлення нотаріальних документів. Так, тексти нотаріально посвідчуваних угод, засвідчуваних копій документів і витягів з них, тексти перекладів і заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб – без скорочень із зазначенням їхніх адрес. У необхідних випадках треба зазначити номери рахунків юридичних осіб в установах банків. Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. У разі посвідчення угод за участю іноземних громадян зазначається також їхнє громадянство.

На нотаріально оформлених документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця підкреслюються, крім документів, призначених для дій за кордоном, у яких це не допускається. Дописки та виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву і т. ін. та повторені наприкінці посвідчувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, застерігається нотаріусом лише наприкінці посвідчувального напису. Якщо документ, за посвідченням чи за засвідченням якого звернулася заінтересована особа, викладено неграмотно чи з порушенням законодавства, то нотаріус пропонує цій особі виправити його або скласти новий, а також на її прохання може сам скласти документ.

Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусом, реєструються в реєстрах нотаріальних дій.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: реєстр для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) і реєстр для реєстрації заборон відчуження житлових будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма № 2).

Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому випадку номери на документах позначаються так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, де перша цифра означає індекс реєстру, а друга - порядковий номер запису.

З дозволу Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Севастополі та Києві нотаріуси можуть вести самостійні реєстри для запису окремих видів нотаріальних дій. У цьому випадку номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються так: № 1-К-10, що означає, що запис зроблено за номером десятим у першому реєстрі для реєстрації засвідчення вірності копій документів, або № З-В-5, що означає, що запис зроблено за номером п'ятим у третьому реєстрі для вчинення виконавчих написів і т. д.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Цей номер позначається і на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Запис нотаріальної дії до реєстру провадиться нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори чи особою, яка знаходиться у трудових відносинах із приватним нотаріусом. Цей запис проводиться тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним буде підписано. Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Нотаріуси мають право видавати виписки з реєстрів за письмовою заявою громадян, підприємств, установ та організацій, щодо яких або за дорученням яких учинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їхньому провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх – пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи та скріплена гербовою печаткою.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии