Документи з високим рівнем стандартизації

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Існує цілий ряд ситуацій, в яких можна наперед передбачити, що, кому й як належить повідомляти, тобто в які готові словесні формули вкласти інформацію. Процес підготовки стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:

- вибір серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку;

- заповнення формуляра;

- побудова за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Стандартизація мови офіційних документів розглядається як ефективний засіб скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів. Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні та пришвидшують процес складання документа, даючи змогу заощаджувати зусилля на пошуки відповідних форм вислову Такі звороти, крім усього, відзначаються інформативною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Слід мати на увазі, що процес стандартизації мови ділових паперів не є "канонізацією", "узаконенням" певних конкретних висловів, це - стандартизація моделі узагальненого зразка такого вислову. Як правило, ним є певний тип речення з чітко визначеним порядком слів і термінів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речень, що найкраще й найповніше охоплює ряд схожих ситуацій. За таких умов укладання документа зводиться до конкретного словесного наповнення зазначеної синтаксичної моделі.

77. Охарактеризуйте базові нормативні акти, що регулюють питання укладання трудових контрактів.

Трудовий контракт є різновидом трудового договору міжпрацівником і роботодавцем, за яким працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або на певній посаді з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядкові, а роботодавець зобов'язується сплачувати працівникові заробітну платню і забезпечувати умови праці.

Базовими нормативними актами, що регулюють питання укладання трудових контрактів є Кодекс законів про працю (КЗпП), Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затверджене постановою Кабінету Міністрів України “Про управління майном, що є у загальнодержавній власності”. Крім того, наказом Мінпраці України від 15.04.1994 р. №23 було затверджено Типову форму контракту з працівником, а постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1995 р. №597 – Типову форму контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності.

Згідно із статтею 21 КЗпП трудовий контракт є особливою формою трудового договору, сфера застосування якого визначається законодавством, а прийняття (наймання) на роботу працівників здійснюється шляхом укладання з ними контракту власником або уповноваженим ним органом, громадянином може здійснюватись у випадках, прямо передбачених чинним законодавством.

Згідно із п.6 Положення про порядок укладання контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності, при найманні на роботу, у разі відмови органу управління майном укласти контракт з керівником підприємства, трудовий договір розривається на підставі пункту 1 статті 40 КЗпП. У разі відмови керівника підприємства укласти контракт, трудовий договір з ним припиняється на підставі пункту 6 статті 36 КЗпП.

Відповідно до статті 24 КзпПУ контракт укладається у письмовій формі, підписується роботодавцем та працівником і набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

У контракті можуть передбачатися обсяги пропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання, строк дії контракту, права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін, умови оплати й організації праці, підстави припинення та розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов'язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей працівника та фінансових можливостей роботодавця. Але у будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників порівняно з законодавством про працю.

Згідно із п. 23 Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників контракт підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за контрактом, порушення роботодавцем законодавства про працю та положень, передбачених контрактом, та з інших поважних причин. Звільнення працівника у цьому разі проводиться відповідно до статті 39 КЗпП.

Підстави розірвання контракту з ініціативи роботодавця не повинні погіршувати становище працівників порівняно із законодавством. Наприклад, не можна звільнити працівника з підстав досягнення ним пенсійного віку, оскільки це обмежує трудові права громадян (ст.21 КЗпП) або систематичних запізнень на роботу, якщо до працівника раніше не застосовувались заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (п.3 ст.40 КЗпП).У разі розірвання контракту з ініціативи роботодавця з підстав, установлених у контракті, але не передбачених чинним законодавством, звільнення проводиться за пунктом 8 статті 36 КЗпП, з урахуванням гарантій, встановлених чинним законодавством і контрактом.

Згідно із п.18 Положення контракт повинен передбачати зобов'язання роботодавця щодо компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові у разі дострокового розірвання контракту:

- працівником – з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрактом;

- роботодавцем – з підстав, не передбачених чинним законодавством та контрактом. У разі невиконання або неналежного виконання сторонами зобов'язань, передбачених у контракті, його може бути достроково розірвано з попередженням відповідної сторони за два тижні.

118. Охарактеризувати інформаційні технології, які застосовуються для автоматизації діловодства

Документообіг – це різноманітні операції з документами. Розбіжності між двома термінами починаються у прикордонній смузі - де кінчається документообіг і починається діловодство, а також чи можна говорити про документообіг без зв'язку з діловодством.

Існують дві тенденції. У першому випадку документообіг розглядається як складова частина діловодства. Автоматизація діловодства, у свою чергу, являє собою частину процесу створення інформаційної системи підприємства (установи), який виконується для автоматизації вже існуючих бізнес-процесів, або для їх зміни в бік підвищення ефективності. Такий підхід характерний для системних інтеграторів. Вони мають, як правило, коробочну версію автоматизації діловодства з тим або іншим ступенем уніфікації для дрібних і середніх клієнтів. Автоматизація великих банківських, державних і комерційних структур - процес індивідуальний.

Друга тенденція - це використання вузькоспеціалізованих програм, призначених лише для контролю і управління потоком документів. Такі системи працюють, як правило, з великими обсягами документів. Вони добре сумісні з іншими офісними системами і як не можна більш до речі для тих клієнтів, які хочуть зберегти в таємниці свої системи автоматизації і залишитися незалежними від постачальника програмного забезпечення.

Розробники програм документообігу опиняються в ситуації суміщення бажаного і дійсного. Їм доводиться не тільки орієнтуватися на існуючий ринок, але й активно створювати його, маючи на увазі світовий процес розвитку комп'ютерної техніки та програмного забезпечення.

Розглянемо  загальну структуру діловодства. Як правило, це три великі блоки - створення документа і його реєстрація, власне документообіг (передача, пересилання, контроль виконання тощо), створення та ведення архіву (занесення, пошук, вилучення, систематизація та ін.)

На етапі створення документа йому присвоюються розпізнавальні реквізити. Всі системи згинання у визначенні складу реквізитів та їх форми. Деякі продукти, наприклад "Євфрат", при введенні документа проводять його лексичний аналіз. Реквізити документів зберігаються в спеціальній базі даних.

Створення документа - це не тільки обробка вхідного документа, але і генерування вихідного. Найпростіший шлях, який використовують усіма системами, - це використання текстових редакторів для створення неструктурованого документа та занесення його до бази даних за допомогою присвоєння реквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхідних полів.

Автоматизація докукментообігу покликана виправити недоліки, властиві паперового документообігу, це - утрудненість паралельної роботи, складність отримання інформації про проходження документа. Існує ймовірність втрати документа і можливість помилок, в структурованих документах можна пропустити незаповнений поле, в кінці кінців, його можна втратити або просто викрасти. Електронний документообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами, які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то і не відображаються зовсім.

Всі відомі системи документообігу можуть працювати як в режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт - сервер.Документи зберігаються в базах даних. За традицією вони об'єднані в папки, мають ієрархічну структуру і контроль доступу.

Системи документообігу можуть включати в себе або бути вбудованими в технологію управління бізнес-процесами, якщо він може бути достатньою мірою формалізований для цього. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримку прийняття рішень, тому що зберігають всі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, вибравши по будь-якою ознакою, що міститься в реквізитах або просто в тексті документів.

Найбільш простим і зрозумілим елементом діловодства є архіви. Його корисність не викликає сумніву, і в будь-якій організації він, звичайно ж, є. У даному випадку архів - це документи, робота з якими вже закінчена. Якщо в організації вже є архів в тому чи іншому вигляді, при автоматизації документообігу необхідно звернути увагу на інструменти суміщення існуючого архіву та системи автоматизації діловодства. Використання накопиченої інформації може відбуватися двома шляхами - шляхом імпорту існуючих документів до архіву, або імпорту існуючої бази даних як одиниці зберігання архіву.

Завдання 208.Охарактеризувати призначення документа, його реквізити, суб’єктний склад (виконавець, підписанти, санкціонуючі особи (дають дозвіл)) та порядок просування у межах підприємства (установи, організації).

Враховуючи склад реквізитів, що надають документу юридичної сили виконати оформлення наступної ситуації:

Документ

Ситуація

Пояснювальна записка

Вантажника Сука В.Д. про його відсутність на робочому місці 18 та 19 липня поточного року. Факт відсутності було документально зафіксовано комісією з відділу кадрів.

Розвязок:

Пояснювальна записка — документ, в якому: офіційна (юридична) доповідь про певні дії в певний проміжок часу.

Призначення пояснювальної записки полягає в тому, що працівник викладає керівніцтву причини невиконання доручення,порушення технологічної або трудової дисципліни.Це  внутрішнім документом організації, рідко коли виходить за рамки кампанії (тільки в крайніх випадках).

Реквізити пояснювальної записки:

· Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі праворуч).

· Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

· Адресант

· Назва документа.

· Заголовок (При необхідності).

· Текст.

· Дата

· Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Директорові ТОВ «Калина»

Букіну О.С.

від вантажника Сука В.Д

Пояснювальна записка

18-19 липня 2016 я був відсутній на робочому місці в зв'язку з поганим самопочуттям і високою температурою. На підтвердження додається довідка з медичної установи.

20.07.2017                               Сука                                               Сука В.Д

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии