Рисунок 3 – структурные элементы, входящие в состав структурных подразделений канцелярия или отдел доу

Министерство образования и науки Удмуртской Республики

Автономное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики

«Ижевский политехнический колледж»

(АПОУ УР «Ижевский политехнический колледж»)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема: АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕЕ РЕГЛАМЕНТАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ПАО «НЕФАЗ»)

Выполнила студентка

Данилова Валерия Олеговна

группы ДОУ-171

________________________________

(подпись)

Руководитель дипломной работы

Гонина Эльза Леонидовна

________________________________

(подпись)

Допущена к защите:

Зам. директора по УР _____________ Н.Ю. Голубева «___»__________ 20 ___ г.

(подпись)

________________________________

(оценка)

________________________________

(дата защиты)

Ижевск 2020

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ................................................................................................

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ       

1.1. Определение понятия «ДОУ» и его значение для организации.......

1.2. Анализ видов структурных подразделений, отвечающих за организацию документационного обеспечения управления в организации...........................

1.3 Анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок организации документационного обеспечения управления в организации...........................

2. АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ – ПАО «НЕФАЗ»..............

2.1. Анализ организационной структуры и учредительных документов объекта исследования ПАО «НЕФАЗ»............................................................................

2.2. Описание структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за организацию документационного обеспечения управления объекта исследования ПАО «НЕФАЗ».............................................................................................................

2.3. Описание системы документационного обеспечения управления объекта исследования ПАО «НЕФАЗ»............................................................................

3. АНАЛИЗ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОУ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ ПАО «НЕФАЗ», И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ...........................

3.1. Анализ организационных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления объекта исследования ПАО «НЕФАЗ».............................................................................................................

3.2. Анализ организационно-распорядительных документов, регламентирующих ДОУ объекта исследования ПАО «НЕФАЗ».....................................................

3.3. Анализ выявленных нарушений в оформлении и содержании организационно-распорядительных документах, регламентирующих ДОУ объекта исследования ПАО «НЕФАЗ» и пути их устранения........................................................................

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.........................................................................................

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ..................................

ПРИЛОЖЕНИЯ.........................................................................................

ВВЕДЕНИЕ

В данной дипломной работе рассматривается тема, связанная с анализом организации документационного обеспечения управления и порядком ее регламентации на примере конкретной организации – ПАО «НЕФАЗ».

Документационное обеспечение управления (далее ДОУ) – это специфическое направление деятельности, которое включает в себя составление, оформление документов, их обработку, передачу и хранение. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Таким образом, каждое предприятие нуждается в эффективно организованной системе документационного обеспечения своей деятельности, что позволяет судить об актуальности темы работы.

Научно установлено, что 75% рабочего времени работников, отвечающих за документацию, занимает работа непосредственно с бумагами. Процесс создания документа включает такие стадии как составление проекта документа, его оформление, регистрация, отправка, сортировка, печать и т.д. Только 25% рабочего времени отнесено к оперативной работе (совещания, инструктажи и тому подобное).

Чтобы эффективно справляться с работой, избежать ошибок и неточностей, сотрудники нуждаются в регулировании своей деятельности, которая обеспечивается на федеральном и региональном уровне законодательными и подзаконными актами, а внутри организации – локальными организационно-распорядительными документами. При правильной организации работы не возникает беспорядка в документах, сотрудники не ощущают недостаток времени.

Объектом исследования является организация ДОУ и порядок ее регламентации в ПАО «НЕФАЗ».

Предметом исследования в дипломной работе выступают нормативно-правовые акты, в том числе локальные акты ПАО «НЕФАЗ», и научно-методическая литература в области ДОУ.

Целью выпускной квалификационной работы является исследование системы ДОУ в ПАО «НЕФАЗ» и анализ порядка ее регламентации.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Изучить теоретически аспекты и нормативно-правовую базу по организации ДОУ в организации;

2. Проанализировать учредительные документы объекта исследования и рассмотреть вопросы организации системы ДОУ;

3. Проанализировать практическую сторону организации системы ДОУ и порядка оформления документации объекта исследования;

4. Определить направления и методы совершенствования ДОУ объекта исследования.

При подготовке выпускной квалификационной работы использовались преимущественно следующие методы исследования: анализ литературы, нормативно-правовой и методической документации по теме дипломной работы, а также анализ учредительных и локальных документов объекта исследования. Кроме этого, при анализе процесса прохождения документов в организации, использовался метод моделирования.

Теоретическая и практическая значимость дипломной работы заключается в углубленном рассмотрении деятельности ПАО «НЕФАЗ» по организации и регламентации документационного обеспечения своей деятельности. Анализ нормативно-правовых актов Российской Федерации, локальных актов организации и методических документов в данной сфере, позволяет выявить возможные направления совершенствования указанной деятельности в ПАО «НЕФАЗ», что является значимым результатом работы.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех разделов и заключения. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первом разделе рассматривается теоретические аспекты формирования системы документационного обеспечения управления в организации. Второй раздел посвящен анализу объекта исследования ПАО «НЕФАЗ». В третьем разделе проводится анализ видов документов, регламентирующих ДОУ объекта исследования ПАО «НЕФАЗ», и порядок их оформления.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

1.  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Определение понятия «ДОУ» и его значение для организации

Термины и определения в сфере делопроизводства и архивного дела определяются стандартом ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в исследуемой в рамках представленной выпускной квалификационной работы области

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Но при этом изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных стандартом. Термины, установленные выше указанным ГОСТом, рекомендуются для применения во всех видах официальной управленческой документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. [1].  

ДОУ выступает основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно стандартизованным требованиям».

Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.

Элементы системы ДОУ:

- регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;

- штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);

- материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);

- внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Данная часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Значительный массив документации в организации составляют управленческие документы. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.

Для общего понимания, если сравнить организацию с физическим телом живого организма, то документ – это «кровь» организации, система документооборота – его «кровеносная система», которая выполняет функции обеспечения всех ключевых и жизненно важных органов организации.

В этой связи ДОУ можно сравнить с частью мозга живого организма, которая отвечает за установление общих принципов работы всей системы документооборота организации. Таким образом, основная задача ДОУ – целенаправленное обеспечение функций управления документами в организации.

Для любого живого организма отмирание клеток мозга ведет к его кончине. Точно также, отсутствие или не эффективно выстроенная система ДОУ создает предпосылки для ликвидации организации. Следовательно, ДОУ для организации, бесспорно, имеет первостепенное значение.

Таким образом, обобщая стандартизованную терминологию, можно отметить, что ДОУ – это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях.

1.2. Анализ видов структурных подразделений, отвечающих за организацию документационного обеспечения управления в организации

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организационно-распорядительных документов – положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по ДОУ, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативных правовых документах службы ДОУ закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, технология работы с документами. Возможные формы организации ДОУ представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Формы организации ДОУ

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки ДОУ предполагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с документами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централизованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки ДОУ предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Данная форма используется в территориально распределенной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невозможно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма документационного обеспечения управления – когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руководства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтерских, кадровых, финансовых – в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы ДОУ устанавливают в зависимости от вида организации и, соответственно, объема документооборота и делопроизводственных операций. Так в министерствах и ведомствах формируются управление делами, в научно-исследовательских институтах, заводах, на других государственных и негосударственных предприятиях создается отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления – общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений может включать в себя специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группу, сектор, которые выполняют одну или несколько функций [3]. Возможный состав этих структурных элементов по отношению к различным видам структурных подразделений представлен ниже на рисунках 2, 3, 4.

Рисунок 2 – Структурные элементы, входящие в состав структурного подразделения управления делами

Рисунок 3 – Структурные элементы, входящие в состав структурного подразделения общий отдел

В не больших организациях, где объем документооборота не велик, и создать отдельное структурное подразделение, отвечающее за ДОУ, не представляется возможным, как правило, обязанности по обеспечению делопроизводства, а также иные функции ДОУ, возлагаются на одного ответственного сотрудника организации: секретаря руководителя, сотрудника бухгалтерской службы или иного работника.

Таким образом, проведенный анализ показал, что в структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства. Наименование этого структурного подразделения, перечень его составных элементов, а также численность подразделения определяется исходя из целей деятельности организации, его численности и объема документооборота.

1.3 Анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок организации документационного обеспечения управления в организации

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законодательных и подзаконных актов Российской Федерации и ее субъектов, а также ведомственных нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения или организации.

Локальные нормативно-правовые документы, отражающие деятельность организации, должны содержать доказательства ее соответствия регулирующей среде.

Регулирующая среда включает:

1. законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

2. стандарты, относящиеся к практической деятельности;

3. правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

4. добровольно применяемые кодексы поведения и этики;

5. идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Вопросы ДОУ регулируются следующими нормативно-правовыми актами:

1. Конституция Российской Федерации. Является главным документом государства. В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве: Конституция, Федеральные конституционные законы и Федеральные законы (ст. ст. 76, 66); виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ: постановления, регламенты, указы, распоряжения (ст. ст. 90, 102, 103, 115). [4]

2. Кодексы. Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации:

- Гражданский кодекс Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе Российской Федерации. Например, ст. 47 ГК касается актов гражданского состояния, перечисляет разновидности актов: рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти и порядок их регистрации; ст. 52 ГК целиком посвящена учредительным документам организации, в ней названы виды документов: устав, учредительный договор; ст. ст. 142 - 144 ГК определяют требования к ценной бумаге; ст. ст. 185, 186 - реквизиты такого документа, как доверенность; ст. 878 - формуляр чека и т.д. [5]

- Трудовой кодекс Российской Федерации, новая редакция которого принята 30 июня 2006 г. Большой раздел ТК (111) , один из разделов которого посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору. В ТК данном кодексе мы находим также определение и рассмотрение описание коллективного договора и ученического договора; в ст. 66 ТК - находятся указания о еще одном важнейшем виде документа – трудовой книжке. [6]

- Уголовный кодекс Российской Федерации. Прежде всего, следует помнить статьи, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. К ним относятся: ст. 138 УК «О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений»; ст. 183 УК – о незаконном получении и разглашении сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе путем хищения документов. [7]

3.Законы: Валерия, про законы тоже нужно написать. Вы должны показать, что вы открывали эти законы и представляете себе, о чем они. Кратко описать о чем этот закон. Как правило, это отражается в первых статьях закона и пояснить, почему с точки зрения ДОУ этот закон для нас важен. И точно также как с Кодексами, на них нужно сделать ссылки и включить в список источников

- Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;

- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.04.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

- Федеральный закон от 6.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4. Постановления: Тоже самое, что и про законы

- Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

5.  Стандарты: Тоже самое, что и про законы

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.  Общероссийские классификаторы: Тоже самое, что и про законы

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93;

7.  Правила, инструкции по делопроизводству: Тоже самое, что и про законы

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

- Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)

- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477);

В научных работах (курсовых, дипломных, статьях, исследованиях) не допускается писать: МНОЮ сделано, Я провела, потому что предполагается, что работу вы делаете совместно с научным руководителем, т.е. это общий труд. Поэтому нужно всегда писать либо во множественном числе: НАМИ, МЫ, но еще лучше вообще избегать местоимений. Старайтесь писать безлично. Мною Таким образом, в представленной подглаве были рассмотрены нормативно-правовые акты, регламентирующие порядок организации документационного обеспечения управления в организации. В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

2. АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ – ПАО «НЕФАЗ»

2.1. Анализ организационной структуры и учредительных документов объекта исследования ПАО «НЕФАЗ»

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст «Об утверждении национального стандарта». ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. // [Электронный ресурс]. Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс»;

2. Ульянова С.А., Курс лекций по дисциплине ОП.04 «ДОУ». Учебное пособие. Ярославский филиал МИИТ, 2014. // [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://studfile.net/preview/4546456/page:4/;

3. https://bstudy.net/608021/ekonomika/organizatsiya_sluzhby_dokumentatsionnogo_obespecheniya_upravleniya Этот источник в том виде, которой есть лучше не использовать. Судя по сайту, они это с какого-то учебника взяли. Лучше бы найти, что это за учебник и указать его.(потом тогда переделаю)

4. Конституция Российской Федерации: принята всенародным референдумом 12 декабря 1993 г. (с изм. и доп. от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // СЗ РФ 1993 г. № 31, ст. 4398;

5. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301.

6. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) // СЗ Российской Федерации. - 2002 - № 1 (ч. 1) - ст. 3.

7. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.12.1996 N 63-ФЗ (ред. от 23.04.2019) // СЗ Российской Федерации. - 1996 - № 25 - ст. 2954.

Познавательные статьи:



Коммуникативные барьеры и пути их преодоления

Рынок недвижимости. Сущность недвижимости

Решение задач с использованием генеалогического метода

История происхождения и развития детской игры