Тема: «Информационно-справочные документы: служебные письма и справки»

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 7Следующая ⇒

Цель: Ознакомиться с наиболее распространенными видами служебных (внутренних) писем, изучить особенности, виды и реквизиты документов.

Задание:

1. Используя приведенный ниже теоретический материал составить следующие информационно-справочные документы:

1) Докладная записка;

2) Объяснительная записка;

3)Справка.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

· Какие реквизиты вы можете назвать (по каждому документу)?

· Для чего используются докладные записки? Какой вид докладной записки вы составили?

· Есть ли отличия между докладной и объяснительной?

· Кто пишет резолюции на докладных и объяснительных записках?

· Какие виды справок вы можете назвать?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на ини­циативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Ес­ли она адресована руководителю данного учреждения, то счи­тается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наимено­вание учреждения, название вида документа (докладная за­писка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя-номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Пример оформления внутренней докладной записки представлен ниже.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояс­нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче­та, разработки). По своему оформлению объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возни­кающим в процессе производственной и трудовой деятельности, такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

Справка

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений, организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые в справку данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позво­ляет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные дан­ные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фами­лии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не
рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоя­щая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что......................... действительно работает....» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается в ее тексте.

Лабораторная работа № 3

Тема: «Информационно-справочные документы: акты, протоколы»

Цель: Изучить особенности этих документов, порядок их оформления, структуру и причины составления.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

1) Протокол;

2) Акт.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

· В каких случаях оформляется протокол?

· В чем особенности полного протокола?

· Какая информация фиксируется в акте?

· Опишите структуру акта.

· Опишите структуру протокола.

· Кто визирует эти документы (конкретно для каждого документа)?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Протокол

Руководитель предприятия, издавая приказ, несет полную ответственность за принятое решение. Однако существуют организации, в которых некоторые (или даже все) решения принимаются группой ответственных лиц. Это так называемые коллегиальные решения, а соответствующая группа лиц называется коллегиальным (или совещательным) органом. Коллегиальными органами можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива. Полномочия коллегиального органа определяются в уставе учреждения.

Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.

Познавательные статьи:



Алгоритмические операторы Matlab

Конструирование и порядок расчёта дорожной одежды

Исследования учёных: почему помогают молитвы?

Почему терпят неудачу многие предприниматели?