Глава 2 организация учета затрат на предприятии

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 9Следующая ⇒

2.1 Учет и документальное оформление затрат

Институт Дистанционного Образования (ИДО) является подразделением Ульяновского Государственного Технического Университета (УлГТУ). Сведения о лицензиях и аккредитации:

УлГТУ:

- Лицензия Министерства образования Российской Федерации на право осуществление образовательной деятельности в сфере высшего и дополнительного профессионального образования № 0947 от 23 июня 2003 г.;

- Свидетельство о государственной аккредитации № 1032 от 01 августа 2003г. МЭСИ.

- Лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере высшего-профессионального образования № 24 Г – 0526 от 01 апреля 1999 г.

На рисунке 2 показана структура системы открытого образования
по состояния на 01.01.05 года, которая включает в себя структуры подчиненные проректору по ДО:

Институт дистанционного образования (ИДО);

Колледж экономики и информатики (КЭИ);

Бизнес школа Карьера (БШК) и  представительства университета.

В Институте дистанционного образования обучение ведется:

- в очно-заочнаой форме обучения - на 4 учебных площадках г. Ульяновска;

- в форме обучения «экстернат» - на 1 учебной площадке
г. Ульяновска (экстерны УлГТУ обучаются в очно-заочной форме обучения в
НОУ «Ульяновский виртуальный университет»);

- в заочной форме обучения – в 19 представительствах Ульяновской области (из них 2 представительства запланировано открытие в 2005 году).

Студенты обучаются в двух учебных заведениях:

- Ульяновский государственный технический университет;

- Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ) (экстерны МЭСИ обучаются в заочной форме
обучения в НОУ «Ульяновский виртуальный университет»).

Внутренний управленческий учет (отчетность ) – это комплекс взаимосвязанных данных и расчетных показателей, отражающих функционирование организации как субъекта хозяйственной деятельности и сгруппированных в целом по
предприятию и в разрезе структурных подразделений. Отчетность является важнейшим источником информации для анализа и принятия
решений.

Управленческая отчетность ориентирована на внутренних пользователей, ее содержание определяется целями и задачами управления.

Создание системы внутренней управленческой отчетности требует
определения перечня информации, которая необходима менеджерам
различных структурных подразделений организации, а также частоты ее представления [28, С. 159].

Разработка форм управленческой отчетности должна осуществляться в соответствии со следующими принципами:

- все отчеты должны быть адресными и конкретными;

- текущие отчеты должны содержать оперативную информацию, полезную
 для принятия управленческих решений;

- формы отчетов должны учитывать психологические особенности
и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет;

- отчеты не должны быть перегружены излишними данными, в то же
 время вся представленная в них информация должна быть систематизирована;

- затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не
должны превышать экономического эффекта от ее использования.

Кроме самих форм отчетности должен быть проработан регламент
их представления, передачи и обработки. В целом, отчеты должны быть
простыми для восприятия, содержащаяся в них информация точной и
лаконичной, названия самих документов и их разделов – адекватными и
понятными. Все данные, представленные в отчетах, не должны допускать неоднозначного толкования.

Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.
При этом управляющие должны разъяснить исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме и в
какие сроки необходима [20, С. 129].

Выделяют такие специальныетребования к внутренней управленческой информации, как:

- гибкая, но единообразная структура;

- понятность и обозримость информации;

- оптимальная частота представления;

- пригодность для анализа и оперативного контроля.

Нужно отметить, что специфика деятельности каждой
организации предъявляет свои требования и к содержанию управленческой отчетности.

В целом, всю информацию, отражаемую в управленческой отчетности,
можно представить в виде следующих блоков:

- проекты решений по инвестициям и кредитам;

- прогнозы поступлений наличных средств;

- анализ источников финансирования, потребности в новых источниках и изменения в них;

- соотношение заемных и собственных средств;

- результаты хозяйственной деятельности и прибыль;

- платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе и движение денежных средств;

- возможные управленческие воздействия;

- интерпретация данных и пояснения для руководства.

Правильно составленная и своевременно представленная отчетность позволяет обеспечить решение следующих задач:

- выявление существующих проблем и недостатков;

- выделение моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущем;

- все охватывающий и оперативный обзор деятельности;

- расчеты и информирование о фактической эффективности рентабельности деятельности;

- группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения проблем, возникающих в ходе деятельности;

- представление информации для принятия стратегических решений [22, С. 348].

Для каждого из направлений хозяйственной деятельности,
осуществляемых организацией, целесообразно формировать отдельные
формы управленческой отчетности, т. е. система отчетов должна быть реструктурирована.

При этом минимальный объем отчетных форм должен включать в себя:

- накопительные ведомости по структурным подразделениям, центрам ответственности, видам или группам продукции, статьям бюджета;

- сводки – краткие сведения о деятельности подразделения на
конкретную дату;

- итоговые отчеты – отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период.

По формату представления выделяют управленческую отчетность:

- в табличном формате – наиболее распространенная и удобная
форма отчетности, обеспечивает быстрое восприятие информации при
наличии у пользователя определенного уровня экономических знаний. Таблицы как правила содержат отдельные комментарии и справочные данные о
ключевых показателях:

- в графическом формате – в виде построенных (сформированных)
графиков и диаграмм; отличительной чертой является наглядность
представления данных при одновременной ограниченности количества показателей;

- в текстовом формате – в виде письменной пояснительной информации
любой текстовой формы [25, С. 249].

Система управленческой отчетности накладывается в организационную структуру организации исходя как из уровней организации, так и из
видов протекающих производственных процессов.

В первом случае отчетность делится на: отчетность, представляемую
для высшего руководства; отчетность для руководства структурных
подразделений и отчетность для менеджеров низшего уровня
управления.

При этом различают оперативные, текущие и сводные отчеты.

Оперативныепредставляются ежемесячно, еженедельно (или ежедневно)
на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат
подробную информацию для принятия текущих решений.

Текущиеотчеты содержат обработанную и синтезированную информацию
для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах
инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до
ежеквартального.

Сводные отчеты представляются с периодичностью от ежемесячного
до ежегодного для высшего управленческого звена; на их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль деятельности
и контроль управленческого персонала на среднем и нижнем уровне.

Во втором все отчеты выделяют в зависимости от охваченных ими процессов:

1) закупки и заготовления;

2) производства;

3) продажи.

По содержанию все отчеты, составляемые в рамках управленческой
отчетности, делятся на: комплексные, отчеты по ключевым позициям
(тематические) и аналитические отчеты [29, С. 417].

Комплексные отчетыхарактеризуют деятельность организации в
целом и ее отдельных сегментов. Они составляются с заданной периодичностью по итогам работы за месяц или иной отчетный период (квартал, полугодие,
год) и содержат информацию о выполнении планов, о структуре доходов
 и расходов организации, величине задолженности, движении денежных средств и т. д.

Отчеты по ключевым позициям (тематические) представляются
по мере необходимости и содержат информацию о наиболее важных для
успешного функционирования организации показателях: объеме продаж,
потерях от брака, срывах поставок и т. д.

Аналитические отчеты готовятся только по запросам управляющих и
содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов
работы организации по отдельным аспектам деятельности.

В заключение, надо отметить, что внутренняя отчетность каждой организации индивидуальна и не может быть стандартного набора внутренней
отчетности с едиными формами и информационной структурой.

Можно выделить наиболее распространенные недостатки внутренней управленческой отчетности, которых нужно избегать:

- информация обобщается в основном для контроля объема
продаж или определения затрат и не связана с потребностями
отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или
требует затрат;

- информация, обобщенная в отчетности, адресуется не тем лицам,
часто даже не для управляющего, находящегося на передовой
линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или
руководителя;

- в отчетности представляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях;

- в отчетности преобладает избыточная ненужная информация.

В результате на управляющего возлагается работа по сортировке
информации в поисках того, что ему действительно необходима для
управления.

В структуру ИДО входит отдел бюджетирования и бизнес
планирования (рисунок 2).

В данном отделе ведется учет договоров с поставщиками и
подрядчиками в программе 1С «Предприятие» версии 7.7, а учет численности студентов, преподавателей, расходы и доходы по образовательному
процессу ведется в АСОО – 2. Так же в АСОО – 2 осуществляются следующие процессы:

- ведение графиков учебного процесса;

- получение расписания для временных групп;

- учет загруженности преподавателей;

- формируются ведомости на экзамен;

- формируются экзаменационные листы;

- формируются акты и справки для преподавателей по сданным дисциплинам.

Отдел бюджетирования и бизнес планирования занимается:

- составлением бизнес плана на 2005 – 2009 гг.;

- мониторингом цен по образовательным учреждениям Ульяновской
области и Российской Федерации;

- сравнительным анализом роста цен на образовательные услуги в
области и в учебных заведениях по стране;

- разрабатывается и определяется ценовая политика организации;

- производит расчеты доходов по всем направлениям деятельности, структурам и составляется смета расходов на основании затрат представленных в разделах бизнес плана;

- составлением плановой себестоимости на образовательные услуги.

Рисунок 2 – Структура ИДО

В части касающейся расходов наряду, с постатейной сметой
разрабатываются и представляются принципы работ по минимизации
затрат, определяются центры минимизации затрат, составляются
планы по уменьшению затрат по статьям, назначаются ответственные по минимизации затрат и расписываются конкретные мероприятия, работы
в этом направлении [29, С. 513].

В связи с тем что, Институт Дистанционного образования
является подразделением УлГТУ, в бухгалтерии выделен один
штатный сотрудник, который согласно учетной политике обрабатывает и начисляет заработную плату основных работников. В обязанности
бухгалтера входит:

- организация и участие в мероприятиях по бухгалтерской группе
отдела в части автоматизации и доработки программы 1С по расчету
заработной платы сотрудников ИДО;

- отслеживание базы «1С-справочник» данных на вновь принятых сотрудников;

- оформление больничных листов и сдача их в ОК УлГТУ;

- получение и оформление актов приемки выполненных работ на
оплату, по приложению к договору об оказании услуг;

- составление приказа на оплату сотрудникам по договорам
гражданско-правового характера;

- составление, оформление, согласование с административным
составом ректората УлГТУ приказа на надбавки на вновь принятых
сотрудников;

- в конце года составлять, согласовывать с административным
составом ректората УлГТУ приказы на подтверждение надбавок у
сотрудников ИДО УлГТУ;

- составление, оформление, согласование приказа на внеочередные
надбавки сотрудникам ИДО УлГТУ;

- получение и оформление договоров, актов выполненных работ и
приказа на дополнительные работы, не входящие в функциональные
обязанности сотрудников;

- расчет заработной платы, больничных, отпускных;

- получение сводных данных о начисленной заработной
плате по структурным подразделениям;

- на основании данных заместителей директоров, директора ИДО о
выходе на работу своих сотрудников, сделать сводный табель учета
рабочего времени по подразделениям, подписать у руководителей и
сдать его в центральную бухгалтерию;

- по заявке сотрудников, заказывать справки по оплате труда в центральной бухгалтерии, подписывать их у главного бухгалтера, проректора, ставить
печать в канцелярии;

- давать разъяснения по расчету начисленной заработной платы сотрудников;

- на основании командировочных удостоверений делать в
центральной бухгалтерии заявку на деньги;

- регистрация командировочных удостоверений в журнале;

- составление авансового отчета по представленным документам командированного, утверждение у проректора ИДО, отметка в канцелярии и передача на оплату в центральную бухгалтерию;

- сверка по расходам за командировки с центральной бухгалтерией;

- выдача денег сотрудникам ИДО и преподавателям;

- отчет перед центральной кассой по выданным суммам;

- составление плана и отчета работы бухгалтеров бухгалтерской
группы;

- предоставление справок, таблиц, сводных данных об оплате
сотрудников для формирования расчетов;

- проведение анализа по изменению фонда оплаты труда.

Ценовая политика включает в себя работы по изучению спроса и
предложения на рынке образовательных услуг и определение в зависимости от этого стоимости обучения.

Ценовая политика ИДО формируется с учетом затрат на обучение
студентов и слушателей, а так же сохраняет привлекательность дистанционной формы образования. Благодаря такой политике в течение учебного
года цена за обучение не меняется [ 32, С. 137].

В таблице 2 приведен сравнительный анализ цен на образовательные услуги в ИДО за 2003 – 2004 г.г.

Таблица – 2 Сравнительный анализ цен на 2003-2003 г.г.

В результате данного анализа повышение стоимости обучения по направлениям, специальностям и курсам производить не более чем на
25%, в зависимости от договора подписанного со студентом при
поступлении (приложение А).

Источником информации для данного отдела служат отчеты о
выполнении учебного процесса и планы на будущий период, данные о
доходах и расходах организации в поэтапном разрезе, данные о
кредиторской и дебиторской задолженности на основании этих
данных формируются сметы доходов (таблица 3) и расходов (таблица 4).

Смета затрат – общий свод плановых затрат предприятия в
денежном выражении на производство продукции, выполнения работ и
оказания услуг непроизводственного характера для своих хозяйств и
сторонних организаций.

Таблица – 3 Смета доходов на 2004 – 2005 учебный год

(тыс. руб.)

Таким образом, формируется система учета затрат. Данная система
должна накапливать информацию по всем направлениям, которые вызывают у менеджеров необходимость оценить использование ресурсы.

В соответствии с экономическим содержанием статей расходов все
затраты, осуществляемые организацией в ходе производственной или коммерческой деятельности, должны группироваться по следующим
статьям:

- материальные затраты;

- затраты на оплату труда;

- отчисления на социальные нужды;

- амортизация;

- прочие расходы [7, С. 54].

Данная группировка затрат дает представление о том, сколько
и какие ресурсы было израсходовано в течение периода. Она позволяет
составить смету расходов (таблица 4) для конкретного объема производства,
дает возможность выявлять качественные показатели деятельности
организации, контролировать расходы в соответствии с их
экономическим содержанием в процессе деятельности предприятия.

Таблица 4 – Смета расходов на 2004-2005 учебный год

(тыс. руб.)

Продолжение таблицы 4

Оплата труда

В элементе «затраты на оплату труда» отражаются затраты на
оплату труда основного, вспомогательного и управленческого производственного персонала организации за фактически выполненную работу. Исчисления по
сдельным расходам, тарифным ставкам и должностным окладам в
соответствии с принятыми в организации формами и системами оплаты труда, включая премии рабочим и служащим за производственные
результаты, стимулирующие и компенсирующие выплаты, в том числе компенсации по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией доходов в
пределах норм, предусмотренных законодательством, компенсации, выплачиваемые в установленных законодательством размерах женщинам, находящимся в частично оплачиваемом отпуске по уходу за ребенком до достижения им определенного возраста, а также затраты на оплату труда не состоящих в штате предприятия работников, занятых в основной деятельности [30, С. 89].

Поскольку, затраты на оплату труда являются и одним из элементов затрат по экономическому содержанию, то оплата труда как часть издержек производства (обращения) оказывает влияние на формирование себестоимости продукции и в конечном итоге на величину прибыли. Ясно, что при уменьшении затрат на оплату труда уменьшается и себестоимость продукции, поэтому необходимо вести контроль за производственными расходами на заработную плату. Состав фонда заработной платы и выплат социального характера регламентируется специальной инструкцией, утвержденной постановлением Госкомстата России от 24.11.2000 г. N 116.

Рассмотрим структуру затрат на оплату труда в изучаемой организации.

Себестоимость образовательных услуг в 2003 – 2004 учебном
году составила 1050 руб., в 2004 – 2005 учебном году – 1360 руб., затраты на оплату труда за 2004 – 2005 году представлены в таблице 5.

Таблица 5 – Оплата труда за 2004 – 2005 год

(тыс. руб.)

Согласно постановлению Минтруда № 7 от 21.01.1993 г. «Об утверждении коэффициентов ставок почасовой оплаты труда работников, привлекаемых к проведению учебных занятий в учреждениях, организациях и на предприятиях, находящихся на бюджетном финансировании».

При преподавании в общеобразовательных учреждениях,
учреждениях начального и среднего, профессионального образования, слушателей курсов установлены следующие размеры коэффициентов:

- для профессора, доктора наук – 0,20;

- для доцента, кандидата наук – 0,15;

- для преподавателей, не имеющих ученой степени, – 0,10.

При обучении студентов применяются такие размеры коэффициентов:

- для профессора, доктора наук – 0,25;

- для доцента, кандидата наук – 0,20;

- для не имеющих ученой степени – 0,10.

1) Ставки почасовой оплаты труда определяются исходя из размера
ставки первого разряда Единой тарифной сетки, устанавливаемого Правительством Российской Федерации, и коэффициентов ставок почасовой оплаты труда.

2) В ставки почасовой оплаты включена оплата за отпуск.

3) Ставки почасовой оплаты труда лиц, имеющих почетные звания «Народный», устанавливаются в размерах, предусмотренных для профессоров, докторов наук.

4) Ставки почасовой оплаты, рассчитанные с применением коэффициентов, за исключением учреждений, организаций и предприятий, где предусмотрен,
ведется иной порядок почасовой оплаты труда работников.

5) Ставки почасовой оплаты труда лиц, имеющих почетные
звания «Заслуженный», устанавливаются в размерах, предусмотренных для доцентов, кандидатов наук.

В соответствии с выше упомянутым постановлением по УлГТУ
был выпущен приказ № 24 от 16.01.2003 года «О почасовых ставках профессорского-преподавательского состава ИДО УлГТУ».

Были установлены следующие ставки для оплаты труда за час:

- для преподавателей без ученой степени – 45 руб./час;

- для кандидатов наук – 90 руб./час;

- для доктора наук – 113 руб./час (приложение А).

Студенты в ИДО за 1,5 месяца проходят в среднем 2 предмета, а за год
десять дисциплин. Преподаватель (тьютор) заключает договор об оказании
услуг по обучению (приложение Б), проводит по 4 консультации, и в конце
курса изучения дисциплины проводится экзамен. Каждая консультация преподавателю оплачивается как 4 часа, а на экзамене за каждого
студента преподавателю засчитывается 0,4 часа. За руководство, консультирование и прием защиты по курсовым работам преподавателю засчитывается
1,5 часа. Нормы времени приведены в приложение В.

По окончанию курса выдается акт выпоенных работ и справка об
оплате тьютора за данный курс (приложения Г, Д), где четко видно,
сколько преподаватель отчитал часов, сколько студентов сдали экзамен
по данной дисциплине и т.д.

На основании этих документов ежемесячно составляются расчетные
или расчетно-платежные ведомости, которые выполняют функции
регистров аналитического учета расчетов с персоналом. По каждому
работнику показываются суммы начислений, удержаний и к выплате. Кроме того, сведения о начислениях и удержаниях накапливаются в лицевых
счетах по каждому работнику. Эти данные необходимы для расчета
средней заработной платы при начислении отпускных и больничных,
а также совокупного дохода для расчета налога на доходы [33, С. 95].

Синтетический учет ведется на основном расчетном, пассивном
счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

1) Начисление работникам различных видов производств сумм, входящих в фонд заработной платы (увеличиваются затраты производства и
увеличивается кредиторская задолженность предприятия перед работниками):

Дт 20, 23, 25, 26, 29, 08, 44 Кт 70 – 10;

2) Начисление рабочим отпускных за счет ранее созданного резерва:

Дт 96 Кт 70 – 6;

3) Начисление премий работникам за счет прибыли, оставшейся в распоряжении предприятия:

Дт 84 Кт 70 – 8;

4) Начисление пособий по социальному страхованию:

Дт 69/1 Кт 70 – 2;

5) Удержание налога на доходы физических лиц:

Дт 70 Кт 68 – 3.

К примеру, для  начислении заработной платы за ноябрь месяц профессорско-препадавательскому составу в Идо используются следующие проводки:

Дт 20 Кт 70

   заработная плата перечислена на пластиковые карточки в Бин - банк:

Дт 70 Кт 76.

У каждого сотрудника ИДО и преподавателя, есть пластиковая карточка Бин – банка и начисленная заработная плата, отпускные, премии перечисляются
на эти карточки [18].

Благодаря этому:

- значительно снижаются расход за счет экономии на кассовых
операциях, нет необходимости самостоятельно осуществлять выдачу
наличных сотрудникам;

- исчезают риски хранения и транспортировки наличных, деньги переводятся на счета сотрудников в безналичной форме;

- исчезают очереди за зарплатой, сотрудники снимают наличные тогда,
когда им это нужно;

- сотрудники могут снимать наличные, как в рублях, так и в
иностранной валюте в любом банкомате БИН-Банка либо других банков.
При этом большинство банкоматов работает круглосуточно и без
выходных;

- повышается конфиденциальность информации о заработках
сотрудников, информация о том, какую сумму получил тот или иной
сотрудник становится банковской тайной [18].

В ИДО на данный момент обучается:

- на очно-заочном обучении – 191 тысяча студентов;

- на заочном обучении – 1360 тысяч студентов.

В первое полугодие студенты сдают 4 дисциплины, а во втором
полугодие 6 дисциплин на основании этих данных можно высчитать
по формуле (4) среднее количество часов на оплату тьюторов:

,                               (4)

где Чст – численность студентов на определенной форме обучения;

Тк – время, затраченное на консультации;

Кд – количество дисциплин;

Нч – норма – часы, затраченные на экзамен.

После расчетов получаем:

- на очно-заочном обучении в ИДО – 13538,8 часов;

- на заочном обучении В ИДО – 13566 часов.

Затем полученные часы умножаем на средне арифметическую
ставку профессорско-преподавательского состава и получаем среднюю
заработную плату. Оплата основного персонала вычисляется как средняя
зарплата по предприятию.

В период 2003 – 2004 гг. наблюдается значительный темп роста
доходов по всем видам образовательной деятельности.

В 2003 году был получен доход в сумме 47994 тыс. руб. Планируется
этот доход увеличить в 2004 году на 37,1%. Данные по росту дохода по
видам образовательной деятельности представлены в таблице 6.

Таблица 6 – Темпы роста доходов в 2003 г.

Из данной таблицы видно, что по основной образовательной
деятельности по программе профессионального высшего образования
2004 году доходы увеличатся по сравнению с 2003 годом на 37,04% по основной образовательной деятельности по программе среднего профессионального образования увеличатся на 37,67%. По дополнительной образовательной деятельности темп роста в 2004 году по сравнению с 2003 годом составит
33,46%. В 2004 –2005 учебном году планируется увеличение доходов
на 37,1%.

Затраты по оплате труда входят в калькуляцию себестоимости за обучение (таблица 7).

Таблица 7 – Оплата труда по ИДО

(руб.)

Сделав, ряд несложных вычислений и суммировав заработную
плату основного персонала, получим среднюю, плановую оплату труда за
2005 год по другим структурам института – БШК, КЭИ. Общая сумма затрат
по отплате труда, составляет – 14393 тыс. руб. за 2004 – 2005 учебный год,
а общий фонд оплаты труда составил 11372,592 тыс. руб.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии