Ведение кадровой документации.

26. Инструкция по делопроизводству предприятия, учреждения, организации.

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

• Общие положения

• Функции

• Должностные обязанности 19

• Права

• Ответственность

• Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщѐнные сведения о должности, подчинѐнность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определѐнный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщѐнном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «функции». В нѐм указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального образования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. Поэтому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соответствуют сложившейся практике работы учреждений.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности.

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, еѐ доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- организует работу по регистрации, учѐту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение; 20

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарѐм, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведѐнные в сборнике тарифно-квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или еѐ подразделений;

- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям;

- организует телефонные переговоры руководителя;

- принимает и передаѐт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведѐт и оформляет протоколы;

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаѐт условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передаѐт и принимает информацию по приѐмо-переговорным устройствам;

- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- ведѐт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет еѐ систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаѐт после еѐ рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись руководителю;

- организует приѐм посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утверждѐнной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаѐт в архив.

Как видим, приведѐнные характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объѐму. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приѐма посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учѐт рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объѐм работ по перепечатке доку-ментов, формированию дел и т.д. 21

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении обычно включают:

- приѐм поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;

- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;

- внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при децентрализованной системе регистрации);

- передача документа исполнителю;

- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;

- сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля);

- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

- приѐм от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;

- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) - их отправка, включая факс и электронную почту;

- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;

- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;

- печатание под диктовку;

- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

- уход за используемой техникой, контроль за еѐ состоянием. В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведѐтся централизованно в машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:

- приѐм документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);

- учѐт выполненных работ;

- контроль за сроками выполнения работ;

- контроль за качеством выполнения работ;

- учѐт и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;

- обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

- оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

- обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;

- контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих

машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:

- постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);

- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов(его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);

- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

- информирование руководства о ходе исполнения документов; 22

- составление сводок о исполнении документов и т.д. Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:

При обработке входящих документов:

- проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;

- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;

- проставление отметки о получении документа;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- передача регистрируемых документов на регистрацию;

- передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;

- общий учѐт количества входящих документов.

При обработке отправляемых документов:

- проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

- проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;

- маркирование почтовых отправлений;

- составление описей на заказную почту;

- отправка факсов и сообщений электронной почты;

- общий учѐт количества отправляемых из организации документов и т.д.

В должностные обязанности-курьера обычно записывают:

- доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;

- доставка документов по городу;

- доставка документов в структурные подразделения;

- запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.

Приведѐнные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдѐт отражение в его должностной инструкции. Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нѐм закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приѐма определения приоритетности приѐма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя. 23

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для машинистки надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщѐнно типа "работник несѐт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат администра-тивной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисципли-нарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинѐнный организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несѐт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нѐм обобщѐнно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаѐт документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и еѐ качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке еѐ пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.

Например: 24