Тема № 11. Организация приема документов

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 12Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

Прием и первичная обработка в крупных организациях осуществляется централизованно службой ДОУ (экспедиция, канцелярия, общий отдел и т.д.), в небольших организациях – секретарем.

Документы могут быть получены: по почте, доставлены курьером, приняты по факсу, электронной почте, телефону.

При получении документов:

- проверяется правильность их доставки; корреспонденция, доставленная не по адресу, отсылается обратно;

- конверт вскрывается, оценивается физическое состояние документа (поврежденность текста, целостность документа, наличие приложений);

- конверты уничтожаются за исключением тех случаев, когда на конверте нет обратного адреса или когда пришли важные документы с просроченным сроком исполнения (по почтовому штемпелю);

- если документ поврежден или неполон, то составляется акт, 1 экземпляр которого отсылается обратно вместе с поврежденным документом. Если просрочены финансовые документы, то составляется акт о дне получения документа;

- на документе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Типичной ошибкой при обработке входящих документов является проставление отметки только на документах, подлежащих дальнейшей обработке. Отметку нужно ставить на всех поступающих документах;

- последний этап – распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые сразу распределяются по отделам.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации:

Регистрация документов – это важнейший этап, определенный как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Основной принцип регистрации – однократность. Входящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из порядкового номера и № дела, в котором будет подшит документ. Используются три формы регистрации документов: журнальная, регистрационно-контрольные карточки, электронная.

1. При передаче документов на исполнение исполнитель расписывается в журнале регистрации. После завершения работы с документами на них проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

2. Форма РКК

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Кружочком обводится срок исполнения. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую контрольную картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы. Заполнение карточки проходит поэтапно.

3. При регистрации на ПК данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использоваться в программах по автоматизации, контролю и справочной работе.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии