Работа исполнителей с конфиденциальными документами

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 5

Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и др.) всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и дается руководителем:

- в письменном виде в виде резолюций на документе;

- приказом, утверждающим схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации;

- списком-разрешением на обложке дела;

- и т.п.

Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информацией состоит в том, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а полномочный руководитель. Причем, тайна организации делится на несколько частей, известным разным сотрудникам. Это, во-первых, снижает ценность информации, во-вторых, тайну организации в целом может знать только крайне ограниченный круг должностных лиц, и разглашение отдельных ее части не наносит серьезного ущерба делам организации.

При организации доступа сотрудников к конфиденциальным массивам электронных документов, банкам данных, необходимо помнить о его многоступенчатом характере:

- доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;

- доступ к машинным носителям информации,, хранящимся вне ЭВМ;

- непосредственный доступ к конфиденциальным базам данных и файлам.

Система защиты такой информации обычно включает коды, пароли, ключевые слова, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и др.

Перемещение конфиденциальных документов между руководителями или между руководителями и исполнителями выполняется только через службу КД. Выдача документов исполнителям для работы осуществляется под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базы данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи.

При возврате исполнителем конфиденциального документа в службу КД или прекращении работы с конфиденциальными электронными базами данных работниками службы КД проверяются соответствие документа учетной форме и его комплектность (перелистывание и пересчитывание) и проверка сохранности или искажения конфиденциальной информации банков данных или несанкционированного сохранения копии электронного документа.

В случае отсутствия конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, или которым был разрешен доступ к электронным конфиденциальным документам, составляется акт и немедленно докладывается об утрате первому руководителю для принятия решения.

Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения всех утвержденных стадий, этапов и процедур.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пособие. – М.: Изд.-торг. корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 9-е изд., перераб. и доп. (Серия «Библиотека). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «ИнтелСинтез» совместно с ООО «Журнала «Управление персоналом», 2003. – 184 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. −296 с.

5. ГОСТ Р 6.30−97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. − М.: Изд-во стандартов, 1997.

6. ГОСТ Р 6.30−97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. − Введ. 01.04.2000 г.

7. ГОСТ 6.10.7−90. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец.− М.: Изд-во стандартов, 1990.

8. Общероссийский классификатор управленческой документации. − М.: Изд-во стандартов, 1994.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. − М.: ВНИИДАД, 1991.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. − М.: Росархив, 1994.

11. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТ РФ). − 3-е изд., перераб. и доп. − М., 1996. – 196 с.

12. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. пособие для вузов / ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 1999. – 154 с.

13. Горобцова Л.П. Документирование управленческой деятельности на современном предприятии: Учеб. пособие для специальности 060800 Экономика и управление на предприятии (по отраслям). − СПб.: СПбГИЭА, 2000. – 86 с.

14. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практ. пособие. − М.: ИМИДЖ, 1996. – 56 с.

15. Кузнецова Т.В., Ильюшенко Н.П. Основы документирования: Учеб. пособие. − М.: Мэрия Москвы и др., 1996. – 124 с.

16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. − М.: ПРИОР, 1998. – 136 с.

СОДЕРЖАНИЕ

Редактор Т.А. Жирнова

Свод темплан 2006 г.

ИД № 06039 от 12.10.01

Подписано в печать 20.02.06. Формат 60 х 84 . Бумага офсетная.

Отпечатано на дупликаторе. Усл.-печ. л. 3,25. Уч.-изд. л. 3,25.

Тираж 150. Заказ

Издательство ОмГТУ. 644050, Омск, пр. Мира, 11

Типография ОмГТУ

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии