Особенности состава и содержания организационно-распорядительной документации

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 14Следующая ⇒

Понятие «документирование». Роль документов в реализации управленческих решений и действий. Законодательная и нормативная регламентация документирования деятельности предприятий и организаций.

Состав современных управленческих документов. Виды и разновидности документов финансовых служб, предприятий и организаций. Порядок их оформления, особенности содержания.

Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, и т.д.

Особенности их составления. Информационно-справочные документы: акт, справки, докладная и объяснительная записки, служебное письмо и т.д. Современные требования к их составлению.

Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Протокол.

Понятие «подлинник» и «копия»

Системы документации

Понятия «система документации», «унифицированная система документации». Характеристика действующих унифицированных и типовых систем документации, используемых при документировании финансовых и бухгалтерских документов. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Литература

[1–31], [33–37],[39],[40],[43],[44].

Тема 3. Организация работы с документами

Организация документооборота

Служба ДОУ и ее роль в рациональной организации информационно-документационного обеспечения управления.

Понятие «документооборот». Общие принципы организации документооборота. Этапы документооборота. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов в финансовых службах. Работа исполнителя с документами. Обработка отправляемых документов. Организация движения внутренних документов. Организация документооборота с помощью вычислительной техники.

Регистрация и контроль исполнения документов

Понятие «регистрация документов». Задачи регистрации документов.

Регистрация документов в финансовых службах. Особенности организации регистрации различных видов документов. Основные виды регистрационных форм, состав их информации и порядок заполнения. Автоматизированная регистрация.

Справочно-информационный массив организации. Виды и принципы ведения традиционных и автоматизированных информационно-поисковых систем, их использование в практической работе с информацией.

Понятие «контроль исполнения документов». Значение функции контроля исполнения документов в управленческой деятельности. Основные принципы его организации. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов.

Технология контрольных операций в условиях традиционной обработки документов. Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

Систематизация и хранение бухгалтерских и финансовых документов

Номенклатура дел, ее назначение, виды. Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел при работе с финансовыми и бухгалтерскими документами.

Понятие «формирование дел». Основные требования к формированию дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

Организация хранения документов. Доступ к документам и информации.

Подготовка документов к передаче в архив учреждения. Экспертиза ценности документов. Выделение документов к хранению и уничтожению. Сроки хранения документов, их регламентация. Правила передачи дел из структурных подразделений в архив учреждения. Оформление дел различных сроков хранения.

Литература

[5],[9], [11], [14], [16], [18-23], [25], [27], [29], [30], [32], [33], [37–40], [42].

Вопросы для самопроверки

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их схемы расположения

4. Каков порядок составления о оформления бухгалтерских и финансовых документов?

5. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

6. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

7. В чем особенности составления и оформления протокола?

8. В чем особенности составления и оформления акта?

9. В чем особенности составления и оформления объяснительных записок?

10. В чем особенности составления и оформления справок?

11. В чем особенности составления и оформления докладных записок?

12. В чем особенности составления и оформления писем? Каковы разновидности писем?

13. Какими нормативными документами регламентируется работа с финансовыми и бухгалтерскими?

14. Какие требования предъявляются к положению о бухгалтерии? Какова структура текста положения?

15. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

16. Какие требования предъявляются к содержанию и составлению финансовых и бухгалтерских документов?

17. Что входит в понятие документооборот?

18. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации?

19. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

20. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов и как они проводятся?

21. Назовите этапы работы исполнителя с документами. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?

22. Каковы правила обработки исходящих документов?

23. Что такое номенклатура дел?

24. Для чего используется номенклатура дел?

25. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

26. Каков порядок составления номенклатур?

27. Организация текущего хранения дел.

28. Подготовка и порядок передачи дел в архив.

29. Унификация и стандартизация.

Контрольная работа

Задания для составления текстов письма-просьбы, рекламации, запроса, гарантийного письма, докладной записки, акта, протокола, приказа. Рекомендуем использовать клише, данные в приложении 6, и материал разделов «Языковые особенности унифицированных текстов», «Структура связного текста отдельных видов документов».

№ 1

Директор Выставочного центра «Экспо-Бизнес» Юрий Викторович Страхов опубликовал 15 ноября 2000 г. в № 5 «Экономической газеты» рекламу и программу работы центра.

Директор ОАО «Старт» Некрасов О.Н. выслал письмо с просьбой об участии в весенней экспозиции центра и план в двух экземплярах, составленный на трех листах.

Почтовый адрес выставочного центра: ул. Вострякова, д. 118, Москва, 123576.

Оформите текст делового письма.

№ 2

На комбинат «Гидропресс» сотрудником ЗАО «Экспотех» (генеральный директор Говоров А.Б.) ошибочно была переведена сумма $14500 вместо установленной контрактом № 15/МТ от 21.03.2001 суммы $15400.

Оформите текст письма, отправленного генеральному директору комбината Розанову Виктору Ивановичу, в котором принесите извинения за случившееся, сообщите, как вы исправили ошибку, и направьте копию платежного поручения по этому контракту.

№ 3

Составьте текст гарантийного письма директору Всероссийского выставочного центра Турову Т.Г. о предоставлении фирме ООО «Лига»
выставочной площади (300–400 кв. м) для проведения Всероссийской ярмарки обуви, которая будет проводиться с 10 ноября по 31 декабря 2003 года.

№ 4

Составьте текст письма-запроса от мотошколы «Вымпел» (директор Писарев А.П.) в компанию «Автомоторс» об информации о производимых товарах, особенно о мотоциклетных шлемах и перчатках.

№ 5

ООО «Олимп» (генеральный директор Иванов А.А.) был заключен договор от 01.02.2003 с ОАО «Алюстен» (генеральный директор Максимов Дмитрий Николаевич) на поставку мебели. Заказ не был выполнен полностью, так как в ООО «Олимп» не получили шкафы для документов.

Составьте текст письма-рекламации в ОАО «Алюстен».

№ 6

Составьте текст внутренней докладной записки начальника Управления перевозок Ильина В.А. генеральному директору ОАО Данилину Т.П. о переводе на должность старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание. Перевод производится в связи с тем, что с реорганизацией структуры Управления и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

№ 7

На основании приказа генерального директора ГУП города Москвы «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов» Москвина Г.Д. от 17.12.2002 № 316 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия» была проведена в период с 20 по 25 декабря 2002 г. проверка финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В результате проверки обнаружено нарушение в системе учета оборудования, находящегося на балансе предприятия, и оформлении разрешений на выдачу приборов и оборудования со склада предприятия во временное пользование (не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают главный инженер или его заместитель), выявлена выдача разрешений другими должностными лицами.

Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила. Комиссия: зам. главного бухгалтера Сидорова С.В., инженер-экономист Костин П.Л., бухгалтер-ревизор Шахрай П.А., коммерческий директор Н.М. Заболотная – председатель.

Составьте текст акта проверки в трех экземплярах (1-й – в бухгалтерию предприятия, 2-й – в производственное управление, 3-й – в дело № 01-13 за 2002 г.).

№ 8

Составьте текст приказа генерального директора ОАО «Связьинвест», расположенного в г. Москве, Драгомирова П.О. об увеличении уставного капитала общества.

Основания для издания приказа:

1) решение Общего собрания акционеров от 30.03.1999 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества»;

2) положение о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденное Советом директоров общества 16.07.1998.

Предписания:

1) направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию;

2) зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

Исполнители и сроки исполнения:

1) руководитель Юридического отдела Свечов М.М., срок до 01.05.1999;

2) руководитель Финансового управления Обросимов Н.И., срок до 15.05.1999. Контроль за исполнением приказа возложите на заместителя генерального директора общества Баринова О.Н.

№ 9

Составьте текст приказа генерального директора ОАО «Пальмира Трейдмарк», расположенного в г. Москве, Живова Т.В о создании экспертной комиссии.

Цель предписываемого действия – формирование сезонной коллекции обуви «Весна–Лето».

Основание – методика формирования экспертной комиссии по проведению маркетинговых исследований, утвержденная генеральным директором 12.06.1997.

№ 10

В научно-производственном объединении «Гарант», расположенном в Москве, 15 февраля 2003 года состоялось общее собрание членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР».

На собрании присутствовали 35 человек, председатель собрания – Котов М.И., секретарь собрания – Дынина Е.Ю.

Рассматривался вопрос об организации общества с ограниченной ответственностью и утверждении его наименования (выступление Дремина А.К.), вопрос об уставе ООО (Петров М.Т. ознакомил собравшихся с проектом устава ООО), а также были проведены выборы директора (Лунин Л.К. предложил избрать на должность директора Иванова Л.Д.)

В результате проведения собрания были приняты решения об организации ООО «Ксимар», о принятии устава, а также был избран Иванов Л.Д. на должность генерального директора.

Составьте текст протокола собрания.

№ 11

Составьте текст выписки из протокола по вопросу выборов генерального директора.

№ 12

Составьте и оформите текст протокола заседания научно-технической комиссии Института стандартизации машиностроения Министерства среднего машиностроения.

На заседании рассматривались следующие вопросы:

1) о проекте государственного стандарта «Единая система технологической документации. Учет применяемости технологической оснастки». (Доклад члена НТК Осипова В.М).

2) о проекте государственного стандарта «Микрофотокопирование. Термины и определения». (Доклад члена НТК Дорофеева А.Д.).

На заседании были приняты решения:

- по первому докладу: об утверждении проекта, об установлении сроков введения стандарта в действие с 1 января 2002 года, о возложении контроля за введением стандарта на Управление Госстандарта;

- по второму докладу: об утверждении проекта стандарта, об установлении сроков введения стандарта в действие с 1 января 2002 года.

На заседании комиссии присутствовали 9 человек, председатель – Медведюк П.В., секретарь – Антошкина И.В.

Вопросы к зачету

1. Место документа в жизни общества и человека.

2. Роль документной информации в управлении.

3. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие процессы документирования деятельности финансовых служб.

4. Современное нормативно-методическое регулирование ДОУ.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Его значение, структура. Требования к оформлению документов.

6. Сценарий составления документов

7. Унификация и стандартизация.

8. Общие требования к тексту документа.

9. Бланки и их виды. Бланки с изображением герба РФ.

10. Состав удостоверения документов.

11. Порядок согласования. Оформление (визы, гриф согласования).

12. Порядок утверждения документов. Грифы утверждения.

13. Даты на документе.

14. Делопроизводственные отметки, их значение.

15. Организационные документы. Их виды, требования к подготовке, особенности оформления.

16. Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления.

17. Информационно-справочные документы. Их виды. Особенности оформления писем, справок, актов, докладных записок.

18. Финансовые и бухгалтерские документы. Требования к их содержанию и составлению.

19. Этапы движения и обработки документов.

20. Регистрация и контроль исполнения документов.

21. Роль и задачи экспертизы ценности документов.

22. Номенклатура дел организации и ее роль в делопроизводстве.

23. Правила формирования дел и их подготовки для передачи на архивное хранение.

Рекомендуемая литература

1. Конституция Российской Федерации

2. Гражданский кодекс Российской Федерации.

3. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ.

4. Федеральный закон РФ «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 г. №53-ФЗ.

5. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.10.2004 г. №125-ФЗ.

6. Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. №98-ФЗ.

7. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. №1-ФЗ.

8. Федеральный закон РФ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995г. (в ред. от 27.07.2006 г. №146-ФЗ).

9. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 10.01.2003 № 8-ФЗ).

10. Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995г. №1268 (в ред. от 08.06.2001 г.)

11. Постановление Правительства РФ от 03.03.1993г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».

12. Приказ Минфина РФ от 01.11.2004 г. № 96н «Об утверждении формы налоговой декларации по единому налогу на вменяемый доход для отдельных видов деятельности и инструкции о порядке ее заполнения».

13. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 06.05.2001г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

14. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. – М.,1998.

15. ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

16. ГОСТ 17.914-72: Обложки дел длительных сроков хранения: Типы, размеры, технические условия. М.: Изд-во стандартов, 1984.

17. ГОСТ Р 1.5-2002: Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.

18. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М., 1991.

19. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.

20. Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях. Утверждена приказом Министерства финансов РФ от 10.07.2000 №65

21. Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

22. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995.

23. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.,2006..

24. Инструкция Минфина РСФСР от 26.07.1991 г. №16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (доходов) или сокрытий иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

25. Перечень документов образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (утвержден распоряжением № 854-У от 02.11.2000)

26. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н (с измен. и доп. от 24.03.2000 № 31н)

27. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М., 1994.

28. ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации. – М.,1995.

29. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М.,1974.

30. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004.

31. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. – М., 2003.

32. Березина Н.В., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.2-е изд. – СПб.: Питер, 2006.

33. Верховцев А.М. Делопроизводство в бухгалтерии. 5-е издание. – М., 2003.

34. Галахов В.В. Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд. – М.: Проспект, 2005.

35. Грачев С.М. Сборник должностных инструкций. – М., 2003.

36. Делопроизводство. Образцы документов. – М., 2003.

37. Кирсанов А.М. Современное делопроизводство. – М., 2003.

38. Кузнецов Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.

39. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

40. Кузнецова Т.В. Бухгалтерское делопроизводство. Практ. пособие. – М.: ООО «Журнал «Горячая линия бухгалтера», 2004.

41. Коробейникова Л.С., Купрюшина О.М. Документационное обеспечение делового общения. – М.: Магистр, 2007.

42. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002.

43. Пещерская Н.Н.,Козлов Н.В. Правильно оформляем документы на компьютере. – СПб,: Наука и техника, 2007.

44. Соколова Г.Н. Альбом унифицированных форм первичной учетной Документации. – М., 2003.

Стенюков М.В. Делопроизводство. – М.,2002.

ЭКОНОМЕТРИКА

Составитель

доцент кафедры математики

кандидат педагогических наук, доцент

С.В. Белобородова

Рецезент

профессор кафедры математики

кандидат физико-математических наук, доцент

С.Я. Криволапов

Познавательные статьи:



Техника нижней прямой подачи мяча

Комплекс физических упражнений для развития мышц плечевого пояса

Стандарт Порядок надевания противочумного костюма

Общеразвивающие упражнения без предметов