Постановления, решения, протоколы

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 11Следующая ⇒

Эти правовые акты принимаются органами коллегиального управления.

Совместные распорядительные документы органов, полно­мочных издавать различные по форме документы, создаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, при­нимавшей этот документ.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на засе­даниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещани­ях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседа­ния, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, явочных ли­стов, листов согласований и др.)

Протокол — это информационный документ о ходе обсужде­ния вопроса и принятия решения на собраниях, со­вещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов.

По способу и полноте записи протоколы могут быть стено­графическими, фонографическими, конспективными и краткими — без записи содержания выступления.

В кратких протоколах указывают (в текстовой его части) повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и при­нятые решения. Полные тексты выступлений не приводятся.

Полные протоколы содержат выступления всех участникoв собрания.

Реквизиты протокола: наименование учреждения; название вида документа; дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если необходимо); заголовок (наименования собрания, коллегиального органа); текст.

Вводная часть текста фиксирует состав присутствовавших, повестку дня; основная часть — слушали, выступили, постановили. Заключают документ подписи председателя и секретаря.

Тема 7. Информационно-справочная документация.

Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

1. Служебное письмо.

Ресми хат

2. Докладные записки.

3. Справка и акт

Служебное письмо

К информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информационно-справочная переписка как внутренняя, так и внешняя занимает около 80% объёма управленческих документов.

Выделяются инициативные письма: письма-запросы, письма-просьбы, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма.

Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т.д.

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений и организаций, содержат обычно указания, разъяснения, запросы.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т.д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами.

Если документ направляется в два адреса, то два первых экземпляра печатаются на бланке, а копия (отпуск) - на обычной бумаге, т.е. всего три экземпляра.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

Телеграммы

Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщённая название различных по содержанию документов, которые объединяет способ передачи информации (телеграф).

Телеграммы могут быть с уведомлением о вручении, до востребования, вручаемые адресату лично, с доставкой, с оплаченным ответом.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, адресат, дату, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указании должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передачи телефонограмм полезно придерживаться следующих рекомендаций:

· передавать простую и срочную информацию;

· проверять правильность записи повторным чтением;

· не передавать логически сложные тексты;

· не использовать редко употребляемые слова;

· слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать по буквам (бухштабирование).

Как правило, телефонограммами передают приглашения на совещания, встречи и т.п.

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера исполняются рукописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого- либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.)

Справка и акт

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки, составляемые для внутренней, подписывает составитель, а для вышестоящего органа - руководитель.

Справки содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется разделить на части или оформить в вилле таблиц.

Справки личного характера (о факте работы в учреждении, занимаемой должности, учёбы, прописки и т.п.) оформляются на стандартных бланках, подписываются начальником отдела кадров или руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяются печатью.

Акт – это документ, в котором несколько должностных лиц подтверждают установленный факт или событие. Возможно составление акта отдельным лицом (ревизор, аудитор, инспектор).

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятий или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приёме- передаче имущества или документов, о приеме объектов или товарно-денежных ценностей и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф учреждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во введении указываются название документа, на основании которого проводится констатация в акте, его номер и дата. Далее перечисляются состав комиссии с указанием должностей, а так же лица, присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность проведённой комиссией работы, оформляются установленные факты. Акт составляется в количестве экземпляров, необходимом для заинтересованных лиц; это количество указывается в конце текста.

После составления акта комиссия должна ознакомить под расписку с его содержанием лиц, упомянутых в акте.

Акт утверждается администрацией и служит основанием для управленческих решений.

Познавательные статьи:



Техника прыжка в длину с разбега

Организация работы процедурного кабинета

Области применения синхронных машин

Оптимизация по Винеру и Калману