Принципы составления деловых бумаг

↑

▷ Содержание

Стр 1 из 3Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.

Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.

Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.

Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.

Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.

Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.

ДЕЛОВАЯ БУМАГА: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

I. ОБЩИЕ

II. СПЕЦИАЛЬНЫЕ

ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ

4. РАЗНОВИДНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ*

ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ отдельных видов ДОКУМЕНТОВ

7.1. ЗАЯВЛЕНИЕ

Документ, содержащий просьбу, жалобу или предложение лица (работника, потребителя, клиента). Адресат - должностное лицо или организация.

общие правила оформления заявления

Заявление, как правило, составляется в рукописной форме на бумаге формата А-4 или трафаретном бланке. Содержит следующие реквизиты:

v Наименование адресата (с указанием должности, фамилии и инициалов) пишется вверху с отступом в треть строки*.

v Фамилия, имя, отчество заявителя пишется под адресатом без предлога от (болеепредпочтительный вариант) или с предлогом от.

v Наименование документа - слово Заявление - пишется в центре листа.

v Основной текст пишется с красной строки. Он содержит формулировку просьбы (жалобы, предложения) с краткой аргументацией существа дела и, возможно, с указанием конкретных сроков и условия желательного варианта решения.

v Указание на наличие необходимых прилагаемых к заявлению документов.**

v Дата, как правило, ставится слева, подпись заявителя - справа.

ФОРМА-образец ЗАЯВЛЕНИЯ

ДОВЕРЕННОСТЬ

Документ, содержащий информацию о предоставлении права доверенному лицу полномочия предпринять/предпринимать какое-либо действие (чаще всего получить что-либо) от лица доверителя и предназначенный для предъявления третьим лицам.

Адресат – учреждение, предприятие, учебное заведение и т. д.

Разновидности доверенности: официальная (служебная) и личная.

ФОРМА-ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ

Композиция и информативно-смысловая модель автобиографии и резюме в принципе аналогичны. Разница в их информативном содержании обусловлена большей зависимостью содержания резюме от адресата (предполагаемого работодателя).

АВТОБИОГРАФИЯ

Документ, содержащий жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Адресат – учреждение (работодатель), учебное заведение и т. п.

общие правила оформления автобиографии

Автобиография составляется от первого лица в произвольной форме, собственноручно, но без помарок и исправлений с обязательным освещением следующих вопросов:

v Дата и место рождения, социальное происхождение, гражданство.

v Пребывание в учебных заведениях (где и когда учился). Полученное образование, специальность.

v Начало трудовой деятельности, переход с одной работы на другую (когда, где, кем работал).

v Служил ли в рядах Вооружённых сил (когда, где, кем).

v Участие в общественной жизни. Награды, поощрения (если есть).

v Семейное положение, краткие сведения о ближайших родственниках.

v Другие сведения (по усмотрению составителя).

РЕЗЮМЕ

Документ, предъявляемый лично или отправляемый/высылаемый при трудоустройстве и содержащий краткие сведения о биографических данных, образовательной подготовке, профессиональной деятельности, некоторых умениях и навыках, а также личных качествах человека. Адресат – потенциальный работодатель.

Резюме – это своего рода визитная карточка, аттестующая претендента на вакантную должность. Цель резюме – как можно более выигрышно (и в то же время объективно) представить себя как личность и свою трудовую биографию.

Резюме – сравнительно молодой жанр в русском деловом общении, именно поэтому применительно к нему пока не выработано единого стандарта и написание резюме является до некоторой степени творческим процессом. Тем не менее существуют общие правила составления резюме и можно назвать типовые информативные блоки этого жанра деловой речи.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Это общепринятое наименование для докладной записки и объяснительной записки, поскольку композиция и информативно-смысловая модель докладной записки и объяснительной записки в принципе аналогичны. Разница же в их информативном содержании обусловлена различием социального статуса и роли составителя этих служебных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Адресованный руководству, информационно-справочный документ, цель которого - информирование о ситуации, каком-либо факте, об итогах выполнения той или иной работы, задания. Составляется как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Адресат – руководитель подразделения или учреждения.

Коммуникативная цель - побуждение руководителя к принятию определенного решения.

Реквизиты докладной записки

v Наименование предприятия (учреждения) и структурного подразделения.

v Адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).

v Наименование жанра документа (заголовок).

v Дополнительный заголовок, предшествующий основному тексту и более конкретно отражающий информативное содержание документа.

v Основной текст, состоящий, как правило, из двух смысловых частей: в первой части излагаются события или факты, послужившие поводом к составлению данного документа; вторая часть содержит выводы и предложения.

v Дата (если не предусмотрена в штампе или на бланке предприятия).

v Указание должности, фамилии и инициалов составителя.

v Личная подпись*. Расшифровка подписи.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от коммуникативной ситуации выделяется две разновидности объяснительных записок:

1. Сопроводительный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчёта, плана, проекта и т. д.) Другое название этой деловой бумаги – пояснительная записка.

2. Самостоятельный документ, содержащий указание причин, приведших к каким-либо нарушениям:

- к невыполнению какого-либо задания, поручения;

- к нарушению трудовой или производственной дисциплины.

В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы.

упражненИЯ

Упражнение 1

Упражнение 2

Совпадут ли адресаты этих заявлений?

В текстах каких заявлений будет отсутствовать аргументирующая часть?

В каких ситуациях предполагается предоставление (приложение к тексту заявления)

других документов?

Упражнение 3

Упражнение 4

Ø Предприятие несет ответственность…

Ø Министерство рассмотрело…

Ø Изъять из употребления…

Ø По конкурсу зачислено…

Ø На основании принятого решения…

Ø В целях совершенствования структуры…

Ø По окончании расследования…

Ø В ответ на вашу просьбу…

Ø Просим принять меры…

Ø Учитывая социальную значимость объекта…

Ø Доводим до Вашего сведения…

Ø Прошу предоставить…

Ø Создать условия для…

Ø В свете достигнутой договорённости …

Ø В связи с шестидесятилетием …

Упражнение 6

• Завод завершает освоение новой модели трактора.

• Коллектив предприятия взял обязательство удвоить выпуск продукции за год.

• Особое внимание на фабрике уделяется необходимости в кратчайшие сроки произвести освоение нового оборудования.

• Рабочие завода выражают полную уверенность, что им удастся добиться своевременного выполнения заказа

• Для включения сигнализации необходимо произвести поворот рычага.

• За отчетные период было проведено обследование деятельности комбината.

Упражнение 17