Взаємодія відділу логістики з іншими службами підприємства

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 13Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

Продовження табл. 1.5

Примітка. Розроблено на основі джерел [5, 15 ].

Управлінська діяльність у будь-якій організації заснована на:

- обробці офіційних документів незалежно від способів їх пересилання

(отримання) та видів носіїв;

- виробництві документної інформації та офіційних документів,

призначених як для внутрішнього використання в самій організації, так і для зовнішнього.

Організація документообігу – це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт

У всіх підприємствах, організаціях, компаніях існує великий набір різних документів, який постійно поповнюється. До них відносяться установчі документи, документи щодо виробничої діяльності, щодо кадрового складу, матеріально-технічні та бухгалтерські документи та ряд інших. Це можуть бути різні накази, листи, розпорядження, доручення, звіти, різні статистичні дані. Багато документів не перебувають на місці, а використовуються в роботі різними фахівцями організації, тобто здійснюється документообіг.

Типів документів, які використовуються в роботі організацій, досить багато. Усі їх можна розділити на три види: вхідні, вихідні і внутрішні. До вхідних документів відносяться ті, які надійшли від зовнішніх партнерів. Багато хто з вхідних документів породжують відповідні вихідні документи в чітко встановлені терміни. Ці терміни встановлюються нормативними актами підприємства або ж він вказується відповідальним фахівцем на вхідному документі. Багато вихідних документів являють собою відповіді організації на вхідні документи. Деякі вихідні документи готуються на підставі внутрішніх документів. Існують також вихідні документи з певними запитами, вимогами, проханнями, спрямованими в інші організації, компанії.

Система внутрішнього документообігу неможлива без внутрішніх документів. Ці документи не залишають підприємство і використовуються для роботи підприємства, його підрозділів, відділів. Не всі внутрішні документи проходять через загальний відділ або канцелярію, а тільки найбільш важливе листування структурних підрозділів та накази керівництва підприємства.

Правила документообігу визначають порядок роботи та обліку документів:

- прийом і відправлення документів при документообігу проводяться

централізовано. Це означає, що документи, які надходять в організацію, і документи, які відправляються організацією обробляються в підзвітній службі діловодства;

- необхідність виключення безпричинного повернення документів або

повернення в результаті неправильного (або неповного) заповнення відповідальними особами. Документи повертаються в обов'язковому порядку лише для підпису (або після отримання підпису);

- розстановка пріоритетного значення документів – документи першої

важливості, пов'язані з фінансовими зобов’язаннями передаються на підпис директору (керівнику) і (або) головному бухгалтеру підприємства, а документи другої черги підписуються уповноваженими особами (заступниками директора, начальниками відділів, інженерами);

- однократність реєстрації – документ на підприємстві реєструється всього

один раз – якщо це документ, що надходить до керуючого персоналу (начальнику, директору, головному бухгалтеру), то він реєструється відповідальним секретарем організації (головним діловодом). Якщо ж документ призначений тільки для конкретного структурного підрозділу підприємства і не має важливості для підприємства в цілому, то реєстрація його відбувається тільки в цьому структурному підрозділі підприємства;

- за документом повинна бути винесена резолюція із зазначенням терміну

виконання і відповідальної особи – виконавця документа, при цьому необхіднe точне формулювання виконуваних дій по документу.

Документообіг оперує офіційними, (повністю оформленими документами) і, як правило, розглядає рух тільки окремих документів, в той час як на практиці значну частину документообігу організації займає робота з проектами документів та пакетами документів, необхідних для документування тієї чи іншої управлінської дії. Але подібні теоретичні розбіжності не перешкоджають використанню звичного і усталеного терміна при описі конкретних технологічних процесів обробки документів.

За масштабом руху документів поділяють документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації як юридичної особи, корпорації з низкою філій, галузі управління або держави в цілому. Порядок руху документів в організації вторинний стосовно структури організації та внутрішнього розподілу обов’язків. Система організації документообігу досить часто піддається самостійному регулюванню та нормуванню [10]. Оптимально створена сучасна система внутрішнього документообігу підвищує ефективність логістичної діяльності підприємства.

Познавательные статьи:



Коммуникативные барьеры и пути их преодоления

Рынок недвижимости. Сущность недвижимости

Решение задач с использованием генеалогического метода

История происхождения и развития детской игры